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Checklist pour organiser un événement virtuel, hybride ou physique

Le 07 mai 2021
Checklist pour organiser un événement virtuel, hybride ou physique
Organiser un événement virtuel ou hybride nécessite de planifier des étapes spécifiques pour créer une expérience mémorable pour les participants. Retrouvez ici notre checklist pour réussir votre prochain événement digital.

Organiser un événement est un véritable challenge.

Le créateur d’événement s’apparente à un chef d’orchestre. Il doit prendre en charge de nombreuses actions. Gérer une équipe multiple : chef de projets, créatifs, responsable logistique, techniciens, scénographes…Et coordonner de multiples prestataires.

D’où l’importance de respecter les différentes étapes de création et d’organisation d’un événement pour :

- Faire vivre cet événement tout en assurant la satisfaction du public

- Faciliter la compréhension des messages

- Apporter une dimension affective et génératrice d’émotion à votre événement.

Qu’il s’agisse d’organiser une soirée VIP, une conférence internationale ou un séminaire interne, la planification est essentielle. Nous vous proposons notre checklist pour vous aider à organiser tous vos événements virtuels, hybrides ou physiques.

Dans cet article, nous verrons

1 – qu’est-ce qu’un événement virtuel, hybride ou physique

2 – pourquoi organiser un événement

3 – notre checklist pour organiser votre événement virtuel, hybride ou physique

4 – les questions à se poser avant l’organisation de votre événement

En conclusion…

 

1 – qu’est-ce qu’un événement virtuel, hybride ou physique

Un événement est un rassemblement d’individus ciblés dans un même lieu ou sur une même plateforme à un moment déterminé.

Quel qu’il soit, cet événement est conçu pour faire passer un message spécifique de façon originale et impactant. Il a aussi pour but de créer la rencontre et de générer une connexion émotionnelle mémorable.

Un événement virtuel peut différentes formes. retrouvez ici les différents types d'événements virtuels que vous pouvez organiser.

 

2 – pourquoi organiser un événement virtuel, hybride ou physique

Les objectifs d’un événement sont nombreux.

Leviers de communication interne et externe puissant, ils peuvent servir à

--Informer

- Rassembler

- Fédérer

- Fidéliser

- Promouvoir

- Marquer les esprits

- Remercier

- Divertir…

 

3 - notre checklist pour organiser votre événement virtuel, hybride ou physique

Le timing est essentiel pour organiser un événement.

Nous aurions pu créer notre checklist en fonction d’un rétroplanning à partir de la date de votre événement :

- actions à mener à 6 mois, à 3 mois…

En effet le rétroplanning est un outil très pratique. Il permet de mesurer les écarts éventuels entre les dates prévisionnelles et les dates réelles et de réajuster.

Seulement notre expérience d’agence événementielle nous permet d’affirmer que ces outils temporels sont obsolètes. Tout se jouant dorénavant au dernier moment. Il nous est fréquent d’organiser un événement d’ampleur en quelques semaines !

Nous avons ainsi créé notre checklist en fonction des étapes de création d’un événement.

 

Étape 1 : planification de votre événement

Précisez les objectifs de votre événement virtuel

Ces objectifs événementiels doivent être énoncés très précisément, d’un point de vue quantitatif et qualitatif.

Définissez également les buts poursuivis : pourquoi souhaitez-vous organiser un événement ? Qu’ambitionnez-vous obtenir ?

Pour être efficace, vos objectifs doivent être mesurables et chiffrés. Et bien sûr atteignables en fonction de votre structure, de votre budget et de vos équipes.

Vos objectifs événementiels doivent être alignés avec les objectifs généraux de l’entreprise. Et cohérents avec vos valeurs et votre mission.

Définissez précisément la cible visée

En premier lieu, s’agit-il d’une cible interne ou externe ?

Spécifiez son portrait, ses motivations, ses pain points…

Élément important pour la conception et la gestion de votre événement : la cible sera-t-elle présente physiquement à votre événement ou suivra-t-elle l’événement en ligne ? voire aurez-vous un public hybride : une partie en présentiel et une partie en distanciel ?

Délimiter un nombre moyen de participants prévus.

La réponse à cette question vous permettra de définir la typologie de votre prochain événement : virtuel, physique ou hybride.

Caractérisez le format de votre événement

A ce stade de votre réflexion, vous pouvez donc déterminer le format de votre event

De nombreux formats existent.

- Il y a les formats traditionnels pour créer du lien et renforcer la culture d’entreprise : séminaire, teambuilding, family day, afterwork, journée portes ouvertes, remise de trophées…

- Des événements pour rassembler, échanger et divertir : convention, salon, soirée, workshop…

- Des manifestations pour développer le business et travailler l’image de marque : lancement de produit, défilé de mode, inauguration…

- Vous pouvez aussi vous orienter vers des événements plus innovants afin de créer l’engagement :

> Des showcases, des learning-trips, des événements hors-mur, des BarCamps et autre SummerCamps, des Experience Days qui proposent des conférences, des ateliers, du networking, du divertissement – une tendance à la « festivalisation » de l’événement.

Spécifiez un budget pour la conception et l’organisation de votre événement.

Cette variable est essentielle pour avancer dans votre projet.

Que vous confiez cette organisation à une agence ou que vous gériez en interne.

La définition de ces premiers critères vous permettra de commencer à construire votre projet événementiel.

Définissez un lieu

Même en cas d’événement virtuel, vous allez devoir choisir un lieu pour installer votre plateau TV.

Selon le format de votre événement, vous choisirez un plateau style professionnel, ou plus cocooning, comme à la maison, genre loft…

En cas d’événement hybride, sélectionnez un espace suffisant pour accueillir vos invités dans des conditions sécurisées.

Vérifiez les équipements techniques (son, éclairage, écran, audiovisuel…) disponible sur le site.

En cas d’événement virtuel ou hybride, testez la connexion internet disponible. Le site dispose-t-il d’un réseau filaire ou wifi ?  En cas d’insuffisance et selon le nombre de participants, vous devrez peut-être déployer un réseau wifi de très haute densité.

Arrêtez une date pour votre événement

Votre événement est-il prévu sur une seule journée ? ou plusieurs jours ?

Vérifiez le planning des programmations événementielles pour éviter de caler votre programme sur un jour préempté par des concurrents plus populaires.

Mettez en place l’équipe en charge de l’événement

Un événement regroupe de nombreuses tâches et interventions.

Constituez une équipe dédiée avec un responsable pour garantir la responsabilité du dossier.

Parmi ce comité, on retrouvera selon votre structure et le format de l’événement : chef de projet, responsable de projet, responsable communication et promotion, webmaster, technicien, concepteur, scénographe, rédacteur, créatif…

Établissez un calendrier des échéances

Prévoyez un calendrier intégrant les actions des étapes décrites ci-dessous.

Intégrez vos réunions de planifications avec vos équipes.

Déterminez vos indicateurs de réussite événementielle

Définissez les KPI qui vous permettront de mesurer le succès de votre événement

Outre le fait d’estimer la pertinence de vos choix, ces KPI vous permettront aussi d’optimiser votre prochaine session.

Quelques KPIs à suivre

- Nb d’inscrits

- Nb de connexion

- Temps de connexion

- Temps de visionnage par intervenant…

 

Étape 2 : conception de votre événement

La définition des objectifs et des grandes lignes de votre événement vont vous permettre maintenant de le construire.  Et de le concevoir tout en répondant aux problématiques et attentes des publics.

Définir la mission de votre événement

Concevoir votre événement nécessite de répondre à ces questions :

- A quoi votre event va servir ?

- Quels problèmes va-t-il résoudre ?

- Que vont y trouver les participants en ligne ou en présentiel ?

- Qu’est-ce qu’ils en attendent ?

- En quoi sera-t-il différenciant ?

Spécifier les messages à faire passer

La connaissance de votre cible est essentielle à cette phase de construction de votre événement :

- Que vient-elle chercher ?

- Est-elle obligée de participer ?

- Sont-elles en attente d’une réponse précise ou d’une nouvelle expertise ?

- Quel est leur niveau de connaissance du sujet à traiter ?

- Quels sont vos objectifs : faire agir, adhérer, comprendre ou savoir ?

- Quel message clé souhaitez-vous que vos participants retiennent à l’issue de votre événementiel ?

Définissez le format de votre événement digital

Selon vos objectifs et le type d’événement organisé, il est nécessaire d’adapter son format.

A quoi va ressembler votre événement ? prévoyez-vous plusieurs sessions ? des échanges ou simplement une discussion ? un seul intervenant durant toute la session ? ferez-vous des démonstrations en direct ? les participants pourront-ils poser des questions ?

En fonction des contenus proposés, il peut être préférable d’étaler votre manifestation sur plusieurs jours.

En effet le temps de concentration disponible limite l’attention des audiences.

Prévoyez ainsi des formats courts avec des temps de pause.

Vous pouvez aussi imaginer des séquences pré-enregistrées. Ce format peut être plus adapté à certains événements.

Quels intervenants choisir pour votre événement virtuel ou hybride ?

Certains messages peuvent bousculer l’auditoire. Il peut s’agir de discours incitant au changement, au passage à l’action ou nécessitant une prise de risque.

Des intervenants extérieurs sont souvent mieux placés que vous-même ou les membres de votre équipe pour faire passer ces messages.

Ils vont poser un autre regard sur l’entreprise, son fonctionnement, ses personnalités, ses freins…

Un intervenant extérieur saura plus facilement faire passer des messages forts que chacun doit entendre, comprendre et intégrer.

L’objectif de ces contenus est très souvent de créer un changement salutaire pour tous. Au niveau individuel comme collectif.

Le choix des intervenants ou conférenciers doit être réalisé avec beaucoup d’attention si vous souhaitez marquer les esprits.

Ils participeront aussi à la création de trafic en ligne ou en présentiel sur votre événement. En effet leur popularité saura attirer des participants.

Un événement virtuel avec des participants en ligne est relativement nouveau. Se retrouver face à la caméra et savoir l’exploiter n’est pas forcément inné.

D’autant plus si vous avez également un public en présentiel. Prévoyez un coaching pour vos intervenants s’ils manquent d’expérience sur un événement digital.

Cet accompagnement permettra à vos intervenants de s’adapter aux codes du digital. Et ainsi de rendre leur message plus pertinent et impactant.

Spécifiez un thème pour votre événement

Même un événement virtuel nécessite un thème.

c'est lui qui va faire l'identité d'un espace. il contribue aussi à instaurer un imaginaire. Et surtout permet de créer des émotions chez les participants, même en distanciel (ou surtout en distanciel). En effet un événement virtuel touche seulement 2 sens. Un thème bien choisi et bien traité est vecteur d'immersion pour les participants.

Il va donner un fil conducteur à votre événement digital. Il permettra de le positionner dans l’esprit des invités et de lui donner une véritable cohérence.

Concevez les contenus de votre événement digital

Comme on l’a vu, l’attention est au cœur du sujet de l’événement virtuel.

Il est donc essentiel de travailler des contenus pour maintenir l’écoute et l’attention.

Proposez des contenus courts, fascinants et engageants.

Ces contenus doivent répondre aux objectifs initiaux mais surtout à la problématique et aux attentes des participants.

Mettez de l’émotion dans vos contenus pour rendre votre événement mémorable et faire la différence auprès de votre cible.

Jouez sur tous les formats existants : vidéo, infographie, slides, images, animations

Créez de l’interactivité

Des contenus de qualité sauront séduire vos audiences.

Des animations interactives réussiront à les engager.

L’interactivité est le facteur clé de succès sur un événement digital.

L’engagement sur un événement fait vivre une expérience aux participants. Un public engagé sera plus impliqué dans un événement et ainsi plus attaché. Avec les avantages que ça génère ensuite pour la marque.

De nombreuses animations interactives sont disponibles.

- certaines plus classiques : questions-réponses, quiz, sondage, nuage de mots, vote, ranking, jauge…

- d'autres plus événementielles : selfie, mood, pixel, brainstorm, tableau interactif…

Anticipez la présence d’un animateur

Sur un événement virtuel, 2 facteurs sont à prendre en compte : la volatilité de l’audience et la difficulté de maintenir l’attention et d’engager un public en ligne.

Il faut sans cesse relancer l’attention des participants online et capter leur intérêt. Un animateur saura dynamiser votre événement.

Préférez un animateur qui maîtrise les codes spécifiques utilisés en télévision. Et qui sera autant à l’aise sur un plateau TV, dans un décor existant ou un environnement complètement virtuel.

De plus l’animateur saura introduire les animations interactives aux discours pour leur donner une légitimité. Et les intégrer au programme.

Sélectionnez des activités pour animer votre événement

Selon le format de votre événement virtuel, proposez des activités qui fassent sens pour le public et avec le thème.

En fonction des objectifs assignés, choisissez des animations qui sauront divertir, enrichir, questionner, séduire ou encore marquer vos invités. Et surtout générer des publications si vous souhaitez obtenir de la visibilité.

Offrez des activités innovantes et insolites capables de faire vivre des expériences immersives inoubliables. Et tellement différenciantes pour votre entreprise ou votre marque.

Écrivez le déroulé de votre événement

A ce stade de l’organisation, votre prochain événement digital a déjà pris une bonne tournure.

Vous êtes ainsi capable d’élaborer le déroulé de votre événement.

C’est un guide essentiel pour encadrer et suivre de façon précise et fluide le déroulement de votre prestation.

 

Étape 3 : la communication de votre événement virtuel

Un événement est un excellent moyen pour entrer en contact avec un public. il permet ainsi de créer un véritable lien.

Tout comme une identité visuelle permet de caractériser une marque ou une entreprise, un branding événementiel saura identifier votre event.  

Définissez le branding de votre événement virtuel

Il est ainsi essentiel de créer une identité visuelle dédiée à votre événement.

Ce branding sera constitué entre autres des éléments suivants :

- un nom pour votre événement

- le logo événementiel

- un visuel générique 

- une identité propre. Qui aura un lien évident avec l’entreprise pour faciliter sa reconnaissance

- un hashtag dédié court et unique pour favoriser sa mémorisation et surtout son utilisation.

Cette identité événementielle sera aussi un élément de différenciation par rapport à la concurrence. Elle va ainsi pouvoir construire l’histoire de votre événement et séduire son public.

Cette charte sera votre guide pour décliner tous les supports de communication dédiés à votre événement d’entreprise.

Offrez un cadeau mémorable à vos invités en ligne ou en présentiel

Les invités se souviennent mieux d’une marque qui leur offre un goodie ou un cadeau sur un événement.

C’est un moyen de reconnaissance indéniable pour le participant à distance ou en présentiel.

Sur un événement virtuel, il va apporter une certaine matérialité et du concret. Et surtout réhumaniser la relation.

Vous pouvez ainsi concevoir une box surprise et l’envoyer sur le lieu de télétravail de vos invités.

Recevoir un cadeau mettra en joie vos participants et établira un contact bien réel !

 

Étape 4 : concevoir les outils de recrutement de votre événement virtuel

Concevez ainsi le site web dédié à votre événement.

Il sera au centre de votre communication.

C’est la source d’information majeure pour les futurs participants.

C’est enfin surtout la solution pour gérer les inscriptions. En effet les personnes souhaitant participer en ligne ou en physique dans le cas d’un événement hybride pourront s’inscrire sur le site événementiel.

Optimisez ce site pour les mobiles et autres tablettes.

Et pensez référencement lors de sa conception.

Communiquez et enclenchez la promotion de votre événement

Selon la nature de votre event (BtoB, BtoC), il pourra être nécessaire d’envisager des campagnes de publicités payantes. Et de faire appel à des techniques telles que le Growth Hacking.

Listons ici différents canaux à actionner pour promouvoir votre événementiel :

- Campagnes emailing de recrutement

- Emailing de rappel aux inscrits et d’information de connexion

- Communication sur votre newsletter

- Informations sur votre blog et le site web de votre entreprise

- Vos réseaux sociaux

- Des relations presse

- Campagnes de publicité sur les réseaux sociaux

- Des campagnes Google Ads…

Conviez des influenceurs à votre événement

Une autre façon de booster votre événement est d’inviter un ou plusieurs influenceurs à votre événement.

Leurs audiences représentent de véritables réservoirs pour donner de la visibilité à votre manifestation.

En effet ils représentent un levier exceptionnel pour toucher de nouvelles cibles. Avec des contenus originaux et bien souvent inédits, ils impactent aussi positivement votre image de marque.

Enfin, en partageant sa participation à votre event sur les réseaux sociaux, ils démultiplient son impact social et médiatique

 
Étape 5 : concevoir une mise en scène de votre événement

Créez une scénographie événementielle

Il est essentiel de concevoir une scénographie autour de votre événement, même ou surtout s’il est virtuel.

Cette mise en scène permet de créer une relation entre le public et les intervenants. Elle donne corps à votre event.

En plongeant votre audience online dans un univers à part entière, vous l’aidez à s’impliquer et à s’investir dans votre événement digital. Vous favorisez ainsi au maintien de son attention tout au long de votre dispositif.

L’agencement de votre espace doit intégrer l’identité visuelle de votre événement.

La scénographie digitale va passer par différentes techniques et dispositifs à mettre en scène sur votre événement :

- Eléments de décoration

- Mobilier

- Infodécor

- Projection vidéo

- Fond de scène

- Éclairage

- Sonorisation

- Écran leds géant

- Mise en lumière…

 

Étape 6 : définir l’environnement technologique de votre événement virtuel

Sélectionnez une plateforme de diffusion

Pour suivre un événement virtuel, les participants doivent se connecter sur une plateforme digitale.

Cette solution leur permettra de suivre vos interventions en direct ou en replay. Vous pouvez aussi opter pour des « simu-live ».

Selon la configuration, la plateforme peut aussi donner accès aux animations interactives. Et permettre du networking - tout en donnant accès à des room-services pour des ateliers divers.

Selon la typologie de votre événement et le nombre de participants, plusieurs solutions s’offrent à vous.

Vous pouvez également diffuser votre événement sur vos réseaux sociaux ou votre site web dédié.

La technique est un élément essentiel sur un événement virtuel.

- Pensez à tester les connexions des intervenants à distance.

- Effectuez aussi de nombreux tests avant le lancement de votre live.

 

Étape 7 : assurer la logistique de votre événement  

Un événement virtuel, c’est aussi faire appel à de nombreux prestataires dans des univers très différents.

Ces intervenants peuvent opérer en amont de votre événement voire le jour J selon le format de votre manifestation.

Et majoritairement en cas d’événements hybrides :

- Fabrication de badges

- Réservation hébergement

- Le traiteur pour la restauration des invités présents et des équipes événementielles

C’est aussi le personnel

- pour assurer la mise en avant du site et gérer la technique : ingénieurs du son, cameraman, vidéastes

- pour accueillir les invités en présentiel : hôtes et hôtesses d’accueil

- pour faciliter la venue des intervenants et autres influenceurs : location voiture ou autre VTC

- pour mémoriser l’événement : photographe, vidéaste

- pour remettre à chaque intervenant un micro désinfecté

 

Étape 8 : intervenir aussi après votre événement  

Un événement virtuel ou hybride ne s’arrête pas dès que la diffusion est terminée et la connexion coupée.

La période post-event est essentielle pour la réussite globale de votre intervention.

Remerciements

Remerciez l’ensemble de vos publics via un email ou un contact direct :

Intervenants

Participants

Influenceurs

partenaires…

Satisfaction des cibles

Pensez aussi à envoyer une enquête de satisfaction pour estimer chaque contenu de votre événement. Vous validerez ainsi son bienfondé et le besoin de programmer une prochaine session.

Cette enquête vous aidera ainsi à créer vos prochains contenus.

Suivi des KPIs

Hormis la satisfaction des participants qui est capital, analysez en détail vos KPIs.

Vous mesurerez ainsi la rentabilité de votre événement.

Organiser un événement virtuel

Un événement est un exercice complexe.

Organiser une manifestation quelle qu’elle soit nécessite expertise, expérience, disponibilité et implication.

C’est aussi beaucoup de détail à gérer. Et autant d’aléas ou d’imprévus auxquels il faut faire face !

Une agence événementielle est habituée à gérer ces situations. Et à faire preuve de créativité et d’innovation pour vous concocter un événement virtuel à la hauteur de vos espérances.

Prest’Agency, société d’événementiel, organise tous types d’événements depuis 25 ans.

Ses équipes sauront vous accompagner pour concevoir et gérer votre prochain événement virtuel ou hybride.

Contactez-nous pour échanger autour de votre projet.

Prest'Agency, agence evenementielle

- tél : 01 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com

 

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