Quels sont les différents types d’événements virtuels ou hybrides ?

Un événement virtuel, c’est quoi ?

Un événement virtuel est un événement conçu pour un public à distance auquel on propose un contenu en ligne diffusé en direct. Plutôt que de se réunir physiquement, les individus vivent l’événement digital on line.

Un événement virtuel permet de connecter un nombre illimité de participants, dans les limites de la technique.

L’audience peut être disséminée dans les quatre coins du monde ou à proximité du lieu de diffusion.

Ainsi par rapport à un événement physique, un événement digital est l’occasion unique d’élargir son audience grâce à des plateformes de diffusion.

Un événement virtuel permet aussi de diffuser plus de contenus et sur une durée plus longue. En effet, grâce au streaming, les internautes peuvent aussi se connecter ultérieurement à la plateforme et regarder les replays de votre événement virtuels.

C’est l’occasion unique d’élargir son audience au niveau international.

Cet évènement peut également se concevoir en format hybride : une partie de l’auditoire invité est en présentiel, l’autre partie en distanciel. L’événement hybride est donc une combinaison avantageuse du présentiel et du virtuel.

Autre avantage de l’événement virtuel : en période de crise sanitaire, un événement digital permet aux marques et aux entreprises de maintenir le lien avec leurs publics-cibles.

Quel est le point commun de chaque événement virtuel ?

Quel que soit le format d’événement, un événement virtuel se caractérise par :

- Une captation vidéo

- Une plateforme de diffusion en direct

- Une connexion internet performante

- Des applications interactives

- Des contenus multimédias engageants.

L’environnement de diffusion peut, quant à lui, varier.

Quels sont les différents formats d’événement virtuel ?

Autant un événement virtuel ne se construit pas comme un copier-coller d’un événement physique, tous les formats d’événements peuvent être conçus et organisés en distanciel.

On peut ainsi passer en digital :

- Des événements internes à l’entreprise

- Des événements externes à destination des clients, partenaires, prestataires.

- Ou encore des événements BtoC visant le grand public.

Passons en revue les différents types d’événements virtuels qu’il est possible d’organiser.

1 – une convention d’entreprise virtuelle

Événement interne par excellence, une convention d’entreprise est un outil de management important pour une entreprise.

C’est l’occasion de faire passer des messages d’importance à l’attention des salariés.

La convention, physique, hybride ou virtuelle, aborde à la fois la vision et la stratégie de l’entreprise. Elle offre aussi un moment de partage, d’échange et de détente à l’ensemble des collaborateurs.

2 – séminaire d’entreprise digital

Un séminaire est aussi un moment de rencontre et de partage entre la direction et une partie des salariés.

Plus qu’une simple prise de parole et d’annonces, un séminaire a aussi un objectif de cohésion d’équipe et de fédération. Il peut permettre par ailleurs de gérer des tensions au sein de l’entreprise.

Cette cohésion de groupe se travaille à partir de séances de team building, d’ateliers créatifs et artistiques, d’épreuves sportives…

3 – incentive en ligne

L’incentive est en quelque sorte un séminaire pour stimuler la force de vente d’une entreprise. L’objectif de cet événement est de renforcer la motivation des commerciaux.

Cet objectif se travaille aussi à travers des challenges de toutes sortes pour les participants regroupés en équipes. En fin d’incentive, les collaborateurs les plus performants sont récompensés.

4 – une réunion d’entreprise virtuelle

Une réunion d’entreprise est en général un rassemblement en petit nombre.

Ce type d’événement permet de répondre à une ou plusieurs problématiques que rencontre ce petit groupe.

La réunion d’entreprise permet d’échanger et de décider des actions à mettre en œuvre.

On note une diversité des formats et des types de réunion : réunion de direction, réunion de créastorming, réunion de service…

5 – journée d’étude à distance

Une journée d’études mixe à la fois information et formation.

Elle comprend ainsi généralement une présentation magistrale puis des tables rondes. Ces sessions permettent de synthétiser sur un sujet ou une problématique.

6 – assemblée générale en ligne

L’assemblée générale annuelle est un moment fort dans la vie d’une entreprise,

Cette réunion officielle rassemble les associés et les actionnaires de l’entreprise. Elle fait le bilan de l’année et définit les nouveaux objectifs. Elle peut réunir un nombre de participants élevés et nécessite ainsi des lieux adaptés.

7 – un salon digital

 Un salon virtuel reproduit via une plateforme en ligne mes différents espaces et fonctionnalités d’un salon physique : stands, expositions, démonstration, rencontres et conférences.

Accessible 24h/24 et 7j/7, un salon digital permet aux visiteurs online de rentrer en contact avec des exposants et de se « balader » de stand en stand.

Un véritable salon virtuel plonge les participants en distanciel dans un environnement immersif grâce notamment à la réalité virtuelle.

8 – visite virtuelle

Très utilisée en BtoC, la visite virtuelle donne l’occasion de visiter un site spécifique avec différentes interactions.

La visite virtuelle offre ainsi une expérience immersive dans un environnement 360° qui permet aux visiteurs de s’y projeter.

Elle permet de faire découvrir un nouvel environnement de travail, un nouveau magasin, des nouveautés produits, un showroom…

9 – conférence virtuelle

La conférence virtuelle est un rassemblement d’un public en ligne autour d’un sujet ou d’une thématique spécifique.

Elle est généralement animée par un ou plusieurs experts du sujet abordé qui vont transmettre leurs connaissances. La conférence virtuelle peut s’adresser à un public à distance international. Le nombre de participants est généralement plus important que lors d’un colloque.

10 – conférence de presse virtuelle

Une conférence de presse online est un événement médiatique qui réunit principalement des journalistes qui vont relayer l’information présentée. L’objectif principal d’une conférence de presse virtuelle pour une marque est d’obtenir de la visibilité dans les médias, digitaux et offline. La conférence de presse virtuelle est conçue sur le même principe que la conférence physique : discours de présentation et séance de questions/réponses.

11 – congrès digital

Le congrès digital s’apparente à une conférence virtuelle avec une dimension plus internationale.

Le congrès virtuel réunit des experts ou personnalités qui vont échanger ou débattre entre pairs. C’est très souvent aussi l’occasion de communiquer des résultats d’études.

12 – journée portes ouvertes virtuelle

Une journée portes ouvertes est une opération de séduction où l’entreprise met en avant un savoir-faire, une expertise, un outil de production…

C’est l’occasion de faire venir son public au cœur de l’entreprise. Opération d’image et de notoriété, une JPO virtuelle peut aussi concerner une école, une collectivité, un établissement…

13 – inauguration virtuelle

L’inauguration marque une étape importante dans la vie d’une entreprise.

C’est en effet l’occasion de faire connaitre à son public cible un événement majeur comme l’ouverture de nouveaux locaux, la construction d’une nouvelle usine, l’installation d’une nouvelle machine…

Une inauguration comprend très souvent une dimension officielle et une plus festive avec une soirée de gala. en virtuel, cette dimension officielle sera réalisé à partir d'un plateau TV.

14 – anniversaire d’entreprise virtuel

L’anniversaire d’entreprise est l’occasion d’aller à la rencontre de ses publics internes et externes.

Célébrer l’anniversaire d’une entreprise permet de mettre en avant un savoir-faire tout en lui donnant un angle prospectif. C’est un très bon prétexte pour réunir et échanger avec ses salariés et ses clients dans une dimension plus festive qu’habituellement.

15 – soirée d’entreprise virtuelle

Une soirée d’entreprise virtuelle ou physique est un moment festif dans la vie d’une entreprise.

Une soirée professionnelle peut prendre diverses formes (soirée de gala, soirée VIP…) et ponctue très souvent un événement spécifique : inauguration, anniversaire, salon, convention, séminaire… Elle répond aussi à des objectifs différents : cohésion d‘équipe, remerciement, motivation…

16 – soirée de Noël ou des soirée des vœux virtuelle

Une soirée de fin d’année est avant tout un moment festif et convivial dans la vie de l’entreprise.

C’est l’occasion pour elle de réunir ses collaborateurs pour créer du lien et renforcer la motivation de tous.

En début d’année, la soirée des vœux permet aussi de diffuser des messages clés pour les 12 mois à suivre.

17 – cérémonie des vœux virtuelle

La cérémonie des vœux est un événement spécifique aux mairies et aux autres collectivités.

C’est l’occasion pour le maire de présenter ses vœux à ses équipes et aux habitants de sa commune. Elle donne la possibilité de revenir sur les réalisations de l’année passée et surtout d’aborder les projets de l’année à venir.

18 – lancement de produit virtuel

Un lancement de produit est un événement essentiel dans la vie d’une entreprise.

Organiser un événement à cette occasion permet de susciter l’intérêt des clients, prospects, influenceurs, journalistes et autres personnalités qui sauront donner de la visibilité à votre produit. C’est aussi pour eux une occasion unique d’expérimenter et de tester cette nouveauté

Enfin inviter vos salariés à une soirée de lancement de produit permet d’impliquer les parties prenantes et de faire passer des messages impliquants.

19 - défilé de mode virtuel

Un défilé de mode est un spectacle vivant qui permet de présenter une nouvelle collection ou de faire connaitre une nouvelle marque (créateur, maison de couture, enseigne…).

L’espace qui accueille un défilé de mode participe grandement au spectacle tout comme la scénographie mise en scène. La technique est aussi essentielle pour valoriser le détail des vêtements, la qualité des matières et leur fluidité.

retrouvez les nouveautés sur les défilés de mode virtuels.

20 – concert virtuel

Organiser un concert virtuel dans le cadre d’un événement peut prendre différentes formes.

Ça peut en effet être la production d’une tête d’affiche en BtoC (fête de ville, festival…). Ou encore la promotion d ‘un artiste ou d’un groupe dans le cadre d’une soirée d’entreprise. Et tous les styles musicaux sont permis – la seule contrainte étant de garder de la cohérence avec la thématique de votre événement : classique, baroque, variété, jazz…

=>retrouvez ici

infographie événements virtuels

Organiser un événement virtuel

Tous ces événements peuvent être organisés dans un format hybride ou 100% virtuel.

Un événement virtuel n’est pas une duplication d’un événement physique. L’événement virtuel doit être repensé  en se recentrant sur l’humain.

Chaque événement virtuel doit être conçu pour faire vivre des expériences virtuelles aux participants.

Par exemple, un défilé de mode ne doit pas se résumer à la simple captation vidéo du passage des mannequins. Ça peut être l’occasion d’échanger avec le créateur de mode dans une séance de questions-réponses ou de donner accès aux visites virtuelles de ses ateliers, de ses carnets d’inspiration… Tout comme un concert peut donner lieu à un échange avec l’artiste.

Ainsi quel que soit le format, votre événement virtuel doit être conçu pour générer de l’engagement.

Qu’il s’agisse d’une convention, d’un séminaire ou d’une soirée d’entreprise virtuelle, vous devez interagir avec votre audience en ligne.

L contenu est essentiel pour capter et maintenir l’attention de cette audience très spécifique.

Il faut aussi savoir personnaliser cette expérience virtuelle pour en faire un événement inédit et surtout mémorable !

Pour donner de la matérialité à votre événement virtuel et l'organiser, il est impératif de mettre en scène un plateau TV. Il fera office de scène événementielle pour recevoir vos spectacles, animations et autres interventions.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre dispositif PLATEAU TV, téléchargez notre guide pratique.

Vous souhaitez organiser un événement virtuel ou hybride

Que ce soit pour votre entreprise, votre mairie, votre établissement ou toute autre structure, nous pouvons vous accompagner pour concevoir avec vous cet événement virtuel.

nous avons mis en place une offre complète composée de :

- un plateau TV

- une plateforme de diffusion

- des animations interactives et participatives.

Nous sommes à votre disposition pour échanger au sujet de votre événement digital :

Prest'Agency, agence événementielle

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com