organisation evenement : quel dispositif pour votre événement virtuel

Comment définir un événement virtuel?

Un événement virtuel est un événement auquel tous les participants y assistent en ligne. Dans certains cas, une partie de l'audience est online et l'autre en présentiel. On parle alors d’événement hybride.

Lors d’un événement virtuel, le participant se retrouve seul devant son écran à suivre une diffusion en direct. C'est la caractéristique majeure qui va conditionner l'organisation d'un événement virtuel.

Par exemple, en présentiel, il est compliqué de quitter une conférence, une convention ou autre événement.

Autant seul devant son écran, l’internaute peut vite quitter son siège tout en laissant la diffusion en live !

De plus les sources de distraction ou de perturbation d’un participant en distanciel sont nombreuses :

- Le téléphone sonne et le participant "lâche" son événement virtuel

- Le petit dernier rentre dans le bureau

- Il reçoit une notification de ses réseaux sociaux : Selon Apple, le propriétaire type d’un iPhone le déverrouille 80 fois par jour, soit environ toutes les 12 minutes...

- L’heure du café qui approche !

Ainsi votre audience peut vite décrocher de votre événement virtuel malgré son intérêt et la qualité de vos contenus.

Et rassurons-nous, selon Alex Plaxen, de l’agence Nifty Method Marketing & Events, on peut perdre l’attention de son public en seulement 15 ou 20 minutes…

> Comment faire pour capter l’intérêt des participants à votre événement virtuel ?

> Et comment maintenir leur attention tout au long de votre événement ?

Retrouvez dans cet article une solution que Prest’Agency propose à ses clients pour concevoir des événements virtuels efficients.

Retour d'expérience des événements virtuels du confinement et post-confinement

Pendant le confinement, chacun s’est familiarisé avec des plateformes de streaming ou autres visioconférences. De nombreux webinars ont ainsi fleuri durant cette période.

Quelle différence entre le streaming et la visioconférence ?

- Le live streaming, c’est la diffusion de flux audio et vidéo en temps réel à des participants connectés sur un serveur dédié.

- La visioconférence ou vidéoconférence permet de réunir de petits groupes qui peuvent se voir, s’entendre et échanger des documents en se connectant via leur ordinateur, tablette ou smartphone.

Après quelques mois d'utilisation, on est tous conscients des limites du live-streaming et de la visioconférence.

En effet durant cette période particulière, on a tous été témoin lors de réunions zoom ou autres webinars de ces désagréments :

- ralentissement du flux en cas de nombreuses connexions de participants, voire des déconnexions intempestives

- qualité audio et vidéo très moyenne

- débit de bande passante limité

- interférences, larsen…

- environnement physique de l’intervenant principal très amateur (avec en prime les photos des enfants !)

Que l’événement soit virtuel ou physique, le facteur clé de succès de tout événement reste l’humain. L’objectif d’un événement est principalement de créer du lien et de proposer un espace d’échange entre les individus.

Or ces solutions de visioconférences et autres streaming limitent la création de lien.

Elles sont un frein à la diffusion de la culture d’entreprise qui est pourtant essentielle en cette période compliquée pour fédérer, motiver et mettre en œuvre de nouveaux projets. Ces freins et limitations concernent aussi les conventions d'entreprise.

De plus, on note que les individus sont un peu fatigués des réunions virtuelles - phénomène bien réel que les médias ont baptisé la "fatigue Zoom".

mais également lassés des rassemblements ennuyeux, sans intérêt ni consistance!

Enfin pour être mémorable, un événement doit générer de l’émotion chez les participants, qu’ils soient présents physiquement ou virtuellement. Car l’émotion est engageante. L’émotion favorise la mémorisation.

Mais comment créer une connexion émotionnelle à travers un écran d’ordinateur ?

Comment concevoir un événement virtuel dans un tel contexte ?

Prest'Agency, agence événementielle, vous propose une solution pour faire de votre événement une expérience virtuelle marquante et efficiente – tellement plus riche qu’un webinar virtuel !

Un plateau TV pour animer votre événement virtuel ou hybride

Notre parti pris nous a conduits à imaginer une mise en scène globale qui va chercher à maintenir l’attention du public tout au long de l’évènement.

Nous vous proposons de concevoir un véritable plateau TV à l’image d’une émission de télévision. Ce plateau peut être installé dans vos locaux ou dans un lieu disposant de la surface suffisante.

La réalisation de ce studio TV a pour but d’assurer une présentation dynamique des intervenants en soignant leur mise en images.

Cette mise en scène événementielle et réelle permet d’éviter les phénomènes de lassitude des participants qui «décrochent» généralement assez rapidement face à une image fixe et sans relief.

Le plateau TV a aussi l’avantage de pouvoir accueillir des invités à l’événement en présentiel si besoin. Leur présence est aussi un atout. En effet elle facilite les interventions des orateurs qui ont un public face à eux. Il est toujours plus facile de présenter des contenus en face-à-face vs seul devant une caméra !

Quels sont les caractéristiques de notre dispositif pour votre événement virtuel ou hybride ?

> Des intervenants présents physiquement ou à distance

Le plateau TV permet ainsi de mettre en scène les intervenants de votre convention, conférence ou autre événement. Il est ainsi organisé avec plusieurs orateurs installés autour d’un mobilier adapté, de type plateau, podium, salon…

Au lieu d’intervenir les uns après les autres, ils sont rassemblés autour d’une décoration événementielle à vos couleurs.

Notre solution technique permet aussi de faire intervenir des invités à distance dans des conditions techniques de qualité. Notre plateau TV intègre ainsi des possibilités de multiplex, solution optimale pour des contraintes sanitaires ou des questions financières.

> Une mise en scène de votre événement

L’avantage d’un plateau TV est d’offrir une véritable expérience utilisateur. L’expérience utilisateur s’entend pour tous :

- orateurs présents physiquement,

- intervenants en distanciel

- audience virtuelle.

En effet la présence de plusieurs caméras empêche l’effet « image statique » d’une visioconférence ou autre retransmission live. Nous équipons en effet le plateau TV de plusieurs caméras selon l’espace disponible et le nombre d’intervenants.

Différents types de caméras sont aussi prévues : caméras robotisées, mobiles et caméras épaule – et pourquoi pas une caméra drone selon l’environnement et les objectifs de l’événement.

Cette captation en multi-caméras permet de couvrir différents angles et d’offrir des plans variés. Le réalisateur peut ainsi enchainer

- des plans d’ensemble proposant une vision globale du plateau et des invités

- des plans serrés sur les orateurs pour les mettre en avant lors de leurs interventions et jouer avec leurs émotions

- des contre-plans pour visualiser les réactions de chacun.

L’enchainement des plans, des images et des cadrages vont donner du rythme à votre événement et favoriser l’attention du public – tout en donnant vie à vos idées et vos contenus.

> Une prestation technique à la hauteur de votre événement

Autre avantage du plateau TV : offrir un environnement technique professionnel.

Sur un événement de type visioconférence, on ne maîtrise pas la technique des intervenants qui émettent à partir de leur ordinateur chez eux ou sur leur lieu de travail. Cette diffusion est impactée par de nombreux facteurs qu’on ne maîtrise pas toujours :

- débit de la connexion internet

- équipement informatique

- éclairage du bureau

- environnement sonore du lieu de diffusion (enfants, collègues, portes qui claquent…).

Notre plateau TV nous permet de contrôler les conditions de diffusion pour offrir un confort d’écoute aux participants.

> Jeux de lumière

Nous équipons notre plateau TV de projecteurs traditionnels et robotisés. Cet équipement permet d’offrir un éclairage homogène sur le plateau et d’éclairer correctement chaque intervenant. Cet éclairage permet ainsi de mettre en valeur les orateurs et de renforcer les effets visuels durant certaines interventions.

Le confort visuel offert à tous par cet éclairage événementiel participe aussi au maintien de l’attention du public.

> Sonorisation événement

Pour un événement virtuel, le son est fondamental.

Nous avons intégré le matériel de sonorisation nécessaire à la réalisation d’une diffusion sonore homogène au sein du plateau TV.

Des micros de table et micros HF sont fournis aux intervenants. En cas d’événement hybride, des micros HF supplémentaires sont prévus. Ils permettront aux participants physiques de poser des questions et d’être dans l’échange avec les intervenants.

Encore une fois, ces séances de questions-réponses permettront de dynamiser et d’animer votre événement. C’est une donnée essentielle dans le maintien de l’attention et de l’engagement de l’audience en ligne – facteur clé de succès de votre événement virtuel et/ou hybride.

Ces conditions d’éclairage et de sonorisation sont bien loin des standards des visioconférences. Elles participent grandement à l’expérience utilisateur et permettent aux participants de s’immerger dans l’événement proposé.

La vue et l’ouïe sont des sens sollicités sur un événement virtuel contrairement aux 5 sens sur un événement physique. Notre plateau TV permet de mobiliser confortablement ces 2 sens. Les qualités visuelle et sonore proposées participent à la qualité de l’expérience. Elles sont essentielles pour offrir une véritable immersion aux participants.

Autre bénéfice offert par notre solution : la qualité de l’environnement visuel qui permet de plonger les participants dans votre identité de marque.

> Une scénographie événementielle

Selon l’espace dédié, nous installons des écrans leds géants en fond de plateau et sur les côtés. Ces écrans géants nous servent à réaliser un décor de fonds. C’est un support dynamique qui permet de diffuser des images et un habillage visuel adaptés aux différents temps forts de l’évènement. On est bien loin de l’environnement proposé lors d’une vidéoconférence.

Cet équipement offre des possibilités d’expression exceptionnelles.

Ce dispositif met en relief les interventions de vos orateurs. Il souligne et renforce les moments charnières de votre événement.

En mettant en lumière votre identité, il plonge les participants au cœur de votre marque.

Cette scénographie événementielle dont nous disposons grâce aux écrans, permet de théâtraliser votre événement et ses contenus – beaucoup plus que peut le faire une visioconférence.

En mobilisant les sens des invités, notre dispositif fait vivre une expérience sensorielle et favorise l’immersion des participants – expérience génératrice d’émotion. Et rappelons-le encore : l’émotion est engageante !

Animer votre événement

L’environnement du plateau TV va vous aider à maintenir l’attention de votre public.

Nous vous proposons de vous mettre dans les conditions d’une émission TV et de faire appel à un speaker pour animer les débats.

Les réseaux sociaux ont habitués les individus à donner leur avis, à échanger, à partager. Ces exigences deviennent un pré-requis dans tous les domaines – même en événementiel où les participants ne veulent plus d’une communication descendante unilatérale.

Selon l’objectif de votre événement, la nature des messages à faire passer et les valeurs de votre entreprise, vous pouvez faire appel à un speaker spécialisé dans un domaine ou une personnalité.

Sportifs, journalistes, chef étoilé, philosophes, économistes, aventuriers… la liste est longue d’experts dans leur domaine qui pourront venir partager leur expérience avec votre public. Mais cette expérience doit rester au service de vos messages !

Habitués aux plateaux TV avec ou sans public, ils sauront dynamiser les échanges pour engager vos audiences et leur laisser un souvenir puissant, une motivation retrouvée ou encore une réassurance indéniable !

Evénements concernés par cette mise en scène et cette expérience utilisateur optimale

Tous vos événements virtuels et hybrides peuvent être organisés en utilisant notre dispositif de plateau TV et la production façon émission TV.

Prenons quelques exemples :

Convention d’entreprise virtuelle ou hybride

Vous avez l’habitude d’organiser une convention d’entreprise dans différents régions françaises et de faire venir tous vos collaborateurs sur ce lieu.

Notre plateau TV vous permet de concevoir votre événement sur votre lieu de travail. Vous pouvez ainsi faire participer en présentiel certaines collaborateurs présents au siège dans le respect des conditions sanitaires. Vos autres collaborateurs répartis sur toute la France peuvent suivre la convention en ligne.

Votre programme peut être enrichi d’interactions avec votre audience et d’animations diverses et variées. Ces animations en ligne viendront donner une touche entertainement aux participants. Et pourquoi pas enchainer sur du teambuilding en ligne après la plénière !

==> N’hésitez pas à nous consulter pour construire un programme complet autour de votre convention d’entreprise.

Soirée d’entreprise virtuelle ou hybride

Profitez du plateau TV pour dimensionner une prise de parole à l’occasion de votre soirée d’entreprise qui peut être :

- une soirée de gala

- une soirée des vœux

- une soirée d’inauguration

- une soirée événementielle

- ou tout autre format de soirée professionnelle.

Dans un second temps, transformez le plateau TV en une scène de spectacle très événementielle en adaptant la décoration et la scénographie événementielle. Les écrans led autour du plateau vous permettront d’immerger vos invités dans n’importe quel univers en lien avec votre thématique.

Et proposez un plateau artistique, des animations visuelles, des jeux interactifs, un tirage au sort…

On peut même vous organiser une animation photo en ligne.

Pourquoi ne pas aller jusqu’à proposer une soirée dansante si votre cible s’y prête !

Et des solutions existent pour la partie traiteur, tout comme des goodies virtuels.

==> Contactez-nous pour organiser votre soirée d’entreprise virtuelle

Lancement de produit virtuel

Un lancement de produit est toujours un événement impliquant pour une société et une marque.

Encore une fois, vous ne pouvez pas vous contenter d’organiser une réunion zoom en invitant vos clients ou vos prescripteurs.

Offrez-leur une expérience virtuelle à l’aide du plateau TV qui va permettre d’animer vos prises de paroles événementielles.

Selon la typologie de votre nouveau produit, vous pouvez faire appel à un speaker expert, ingénieur, journaliste ou des influenceurs !

Nous pouvons également immerger votre public en créant un showroom virtuel afin que vos invités manipulent en 3D votre nouveau produit

==> Vous souhaitez organiser un lancement de produit virtuel, nous pouvons vous accompagner à travers un dispositif sur-mesure et complet.

Défilé de mode virtuel

Les défilés de mode virtuels de la Fashion week en juillet dernier ont quelque peu déçu les professionnels.

Il suffit d’écouter les critiques des influentes mode ou des maisons elles-mêmes

« Cette semaine de la mode numérique rend le modèle du vrai show pertinent, voire essentiel » selon Briget Foley, chroniqueuse du site WWD.

« Je suis entièrement numérique, mais pour moi ce n’est pas bon » déclare Diane Pernet à l’AFP

« Rien n’apporte autant d’émotions qu’un défilé de mode en direct dans lequel on ressent l’électricité du moment créatif, la deadline, l’adrénaline » confirme le PDG de Dior, Pietro Beccari.

Ainsi vous pouvez utiliser le plateau TV pour faire défiler les mannequins devant un parterre de quelques happy few. Et retransmettre en live votre show à une audience online plus nombreuse.

Le plateau va vous permettre d’aller plus loin qu’un simple défilé virtuel. Vous pouvez constituer, sur le principe d’une émission TV, un plateau avec des critiques de mode, des influenceurs, journalistes spécialisés dans la mode et autres personnalités.

Vous pouvez proposer une interview du créateur qui va ainsi pouvoir

- parler de ses inspirations,

- montrer le détail des matières

- valoriser la fluidité des coupes

- mettre en avant le tombé des vêtements…

en un mot, corriger les défauts des défilés sous forme de vidéo.

Encore une fois, grâce aux écrans leds autour du plateau, vous allez pouvoir scénariser votre collection et ancrer votre identité de marque. Cette théâtralisation va vous permettre de créer une ambiance autour de votre défilé de mode et de créer un effet surprise auprès de vos invités – qu’ils soient physiquement présents ou en distanciel.

Et la surprise a un effet puissant sur les individus. Ce sont les moments inattendus qui créent des expériences mémorables !

Comme on le voit, les possibilités offertes par notre solution de plateau TV pour organiser un défilé de mode marquant sont innombrables.

==> Vous souhaitez organiser un défilé de mode virtuel, nous pouvons vous accompagner pour concevoir un show mode virtuel et hybride. Contactez-nous.

Autres événements à construire autour de notre plateau TV

Rien de tel que ce dispositif pour proposer une journée portes ouvertes qui va donner envie aux candidats de s’inscrire.

L’inauguration de votre usine, nouvelle machine, siège social ou tout autre bâtiment peut se faire ainsi en distanciel. La coupure de ruban sera vécue en live grâce aux caméras épaule. Nous utilisons également des caméras posées sur un drone pour montrer un lieu sous un autre angle !

Une conférence de presse se prête tout particulièrement à un événement virtuel organisé autour d'un plateau TV.

Nous pouvons également organiser votre prochain séminaire ou teambuilding sous ce format. Les discours et autres échanges se font autour du plateau TV. Des séances ou ateliers teambuilding sont ensuite organisés dans des espaces dédiés pour finir avec un débrief autour du plateau. On peut aussi envisager une remise de trophées en ligne avec mise en avant des gagnants sur les écrans.

Vous souhaitez organiser un événement virtuel 

Contraints par les conditions sanitaires actuelles, nous avons réfléchi à une organisation qui permette de concevoir un événement virtuel tout en gardant les objectifs évidents d'un événement physique :

- créer du lien,

- générer de l’émotion,

- favoriser les échanges

- découvrir de nouveaux apprentissages

- faire passer des messages.

Ce dispositif permet aussi d’envisager l’événement sous un angle éco-responsable en limitant les déplacements et et la dépense.

Vous souhaitez organiser un événement virtuel, pouvant être

- une convention d'entreprise,

- un séminaire,

- une soirée d'entreprise,

- un lancement de produit,

- un défilé de mode...

Rencontrons-nous pour échanger autour de votre projet d'événement et de ses conditions d'organisation :

Prest'Agency, agence événementielle

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com