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Organiser une journée porte ouverte virtuelle pour votre école ou votre institut

Le 05 mai 2020
Organiser une journée porte ouverte virtuelle pour votre école ou votre institut
Organiser une journée portes ouvertes virtuelle pour votre école peut être une solution en cas de pandémie ou si vous souhaitez augmenter la portée de votre événement. Tous nos conseils pour réussir votre prochaine e-JPO.

Pourquoi organiser une journée portes ouvertes pour votre école ?

Les objectifs pour organiser une JPO pour votre école sont nombreux :

> Information

Une journée porte ouverte permet avant tout de présenter les formations dispensées par l’école. C’est l’occasion également d’expliciter dans le détail le déroulement des formations (emploi du temps, différentes matières…). C’est avant tout la mise en avant d’une expertise, de savoir-faire et la valorisation d’une équipe.

> Rencontre

Une JPO donne la possibilité de rencontrer les dirigeants de l’école et les équipes pédagogiques. C’est l’occasion d’apprécier les valeurs de l’école, ses missions, son positionnement et ses stratégies pédagogiques. Cet événement permet d’échanger et de discuter avec les intervenants. Il permet aussi d’avoir un retour d’expérience des élèves actuels, enseignement très riche pour de futurs candidats.

> Découverte

Une porte ouverte donne la possibilité de découvrir les locaux et de se rendre compte des infrastructures. C’est l’occasion d’appréhender les spécificités de l’école et d’apprécier ses différences vis-à-vis de ses concurrents. Enfin elle permet de sentir l’ambiance de l’établissement.

 

Pourquoi organiser une JPO virtuelle ?

Des facteurs extérieurs peuvent imposer de passer au format virtuel d’un événement physique, comme par exemple la pandémie que nous vivons actuellement. Des grèves, des intempéries ou des situations d’urgence peuvent empêcher l’organisation d’un événement physique.

L’absence de barrières à la participation avec un événement virtuel donne de nouvelles orientations à votre JPO :

- Augmenter sa portée en développant le nombre de participants et leur profil

- Faire évoluer le profil des candidats en faisant participer des étudiants répartis sur toute la France ou mieux à l’international

- Gagner en visibilité en augmentant le nombre de JPO virtuelle qui nécessite une équipe restreinte et offre une organisation plus rapide et fluide.

 

Nos conseils pour organiser une JPO virtuelle efficiente ?

Une journée portes ouvertes est différente de sa version physique avec des rencontres en face to face.

L’immersion est importante pour un événement virtuel. C’est elle qui va permettre à chaque participant de s’impliquer et d’être acteur de sa JPO.

Donnez du sens à votre e-JPO en l'organisant dans vos locaux. ça aidera votre public à s'immerger dans votre événement et à se projeter dans votre école l'année suivante.

Favoriser l’interactivité

Les interactions sont le point clé d’une JPO virtuelle et ainsi d’une immersion réussie.

L’époque des audiences passives qui reçoivent des messages unilatéraux est révolue. Aujourd’hui les consommateurs souhaitent avoir un rôle actif. De plus l’ennui peut vite s’emparer des participants et les inciter à décrocher.

Votre JPO doit être construite autour de l’interactivité.

L’objectif final d'une e-JPO n’est pas de diffuser des contenus mais de proposer des interventions permettant de développer l’engagement de vos cibles.

- Proposez ainsi des formats virtuels avec chat qui permet des séances de questions-réponses plus interactives

- Sollicitez les participants en vous servant des outils disponibles sur toutes les plateformes tels que quiz, sondage, nuage de mots clés, complétion de contenus…

- N’hésitez pas à poser des questions vous aussi.

 

Donner du rythme à votre intervention

A distance, les participants sont plus à même de décrocher vs en face à face. Incitez le public à rester impliqué en rythmant le déroulement de votre JPO en :

- Privilégiant des contenus visuels pour maintenir l’intérêt des participants

- Allouant la parole à d’autres intervenants

- Alternant votre visio-conférences avec des vidéos pré-enregistrées et du live pour rythmer votre intervention

- Proposant une visite virtuelle immersive surtout si votre environnement, vos installations et équipements s’y prêtent

- Construisant des présentations visuellement impactantes et courtes.

 

Donner une réalité à la JPO

En matérialisant votre JPO, vous allez aider les participants à s’immerger et à vivre une expérience chargée d’émotion :

- Concevez un branding événementiel dédié à votre JPO

- Mettez en avant votre marque à chaque étape

- Définissez votre "value proposition" et mettez-la en lumière

- Créez un site web événementiel dédié à la e-JPO qui sera le passage obligé pour s’inscrire et suivre votre event

 

Maîtriser la technique

Réussir son événement virtuel passe par la technique et la technologie choisie.

- Proposez une application web adaptée au format de votre portes ouvertes virtuelle et à votre cible

- Choisissez un outil simple, ergonomique et facile à prendre en main

- Testez et re-testez vos dispositifs

- Formez vos équipes

- Prévoyez un accompagnement technique pour assurer votre diffusion et conforter votre positionnement professionnel

- Mettez en place des systèmes d’éclairage et de prise de son de qualité. Ils sont aussi le gage d'une diffusion réussie de vos e-JPO.Vous ferez ainsi ressortir un caractère de professionnalisme en accord avec votre renommée.

 

Communiquer avec votre audience

La participation à votre portes ouvertes est un facteur clé de succès.

- Pour optimiser le nombre d’inscrits, n’hésitez pas à promouvoir votre e-JPO sur les réseaux sociaux en animant un compte dédié avec des rubriques hebdomadaires. Exploitez photo-montages et mini-vidéos. L’animation du réseau social devra commencer suffisamment en amont afin d’obtenir visibilité et crédibilité. Elle devra également se prolonger au-delà pour inciter à la conversion.

- Prévoyez aussi des publicités sur ces réseaux sociaux en ciblant précisément selon le profil de vos cibles.

- Pensez à retargeter les visiteurs de votre site événementiel et de vos réseaux sociaux.

- Animez la relation avec les inscrits dès la validation de leur inscription sur votre site web événementiel avec des emails informatifs et incitatifs.

Après votre événement, envoyez un email aux inscrits pour les remercier de leur participation tout en explicitant les modalités d’inscription à l’école.

Quant aux inscrits n’ayant pas participé, envoyez-leur le replay et autres contenus transmis tout en les incitant à vous contacter.

 

Proposer une expérience virtuelle vs un événement virtuel

- Transportez vos participants au cœur de votre marque dans un environnement très qualitatif. En effet c’est l’image que vous donnez de votre école, de la qualité de vos formations et de votre niveau d’exigence, facteurs qui sont déterminants dans la sélection d’une école.

- Utilisez des vidéos sur drones ou des caméras 360° pour immerger les étudiants dans votre structure et ainsi les plonger dans leur prochain environnement. A la fois vous les surprendrez, vous vous différenciez de vos concurrents et vous laisserez une image positive de votre école.

- Associez un leader d’opinion ou un recruteur médiatique pour intervenir sur votre e-JPO. Vous positionnerez votre école dans un environnement professionnel et donnerez des preuves de la qualité de vos formations.

- Créez un scénario pour le déroulement de votre JPO virtuelle et racontez une histoire autour de votre école et de ses équipes pour créer une connexion émotionnelle avec les futurs élèves.

- Valorisez les avis des étudiants et des entreprises qui ont recruté vos anciens élèves.

- Privilégiez l’accueil de vos invités avec le mot de la direction.

- Donnez de la visibilité à votre e-JPO avec la diffusion en direct du flux Twitter sur votre site web. Vecteur d’engagement, il favorise l’implication et les interactions.

 

 

Vous souhaitez organiser une JPO virtuelle pour votre école

Pour cause de pandémie et/ou par choix d'augmenter la portée de votre portes ouvertes, vous envisagez l'organisation d'une e-JPO.

Prest'Agency, agence evenementielle, vous accompagne pour concevoir votre prochain événement virtuel au niveau :

- communication

- technique

- contenu...

Rencontrons-nous !

- Prest'Agency, agence événementielle

- tél : 01 47 00 05 05

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com

 

 

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