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Le "small event", la solution pour vos prochains événements

Le 28 septembre 2020
Le
Le besoin de rassemblement, d'échange et de rencontre humaine se fait plus que sentir. Mais comment organiser un événement en cette période de crise sanitaire ? La solution, le small event ou l'événement en petit comité.

Small Event, nouveau concept en événement

Les conditions sanitaires actuelles limitent l’organisation d’événements pour vos clients et vos collaborateurs.

Or après 6 mois d’une crise sanitaire qui n’en finit pas, le besoin de contact humain se fait sentir !

- Vos équipes ont besoin de retrouver une cohésion de groupe

- Il est temps de réaffirmer les objectifs de votre entreprise et de motiver vos salariés

- Votre lancement de produit ne peut plus attendre

- Vous souhaitez remercier vos clients qui vous ont fait confiance durant cette période

- Vous sentez que vos collaborateurs ont besoin de divertissement

6 mois de réunions et autres salons virtuels montrent les limites des événements digitaux : la rencontre humaine !

En effet bien que la technologie nous a reliés les uns aux autres pendant la crise sanitaire, nous ressentons tous une certaine solitude face à nos écrans – et un manque de contacts humains.

Ressenti confirmé par l’étude Ifop/Weezevent : 93% des français se déclarent en manque d’événementiel.

L’homme nécessite de réelles interactions face à face pour s’épanouir. C’est dans son ADN. Il a besoin de rencontres physiques et de contacts IRL (In real Life)

> Comment concilier ces exigences en période de crise sanitaire ?

En organisant de petits événements appelés dans notre jargon « small event » !

Pourquoi organiser des small events

Comme on vient de le voir, les small events représentent une opportunité pour réunir les individus afin de

- recréer une cohésion de groupe

- créer ou resserrer du lien entre collègues « distendus » durant le confinement et le post confinement

- renforcer la motivation des individus

- restaurer une communication restreinte

- accompagner un changement dans l’entreprise

- expliquer des prises de positions ou des décisions d’entreprise difficiles et impactantes

- donner du sens au travail durant cette période particulières

- partager et se donner du temps pour l’échange

- et enfin créer la rencontre IRL.

 

Quels sont les avantages à organiser des small events ?

Comme on vient de le voir, créer un small event permet de réunir physiquement des individus en respectant les contraintes sanitaires – avec tous les bénéfices de la rencontre humaine.

Le fait d’être en petit comité offre de belles opportunités :

- Offrir aux invités un service sur-mesure et personnalisé - et la personnalisation de l’expérience est un cercle vertueux. En effet la personnalisation améliore l’expérience utilisateur de l’individu sur un événement avec des conséquences immédiates : engagement, satisfaction et fidélisation.

- Concevoir un événement intimiste et offrir des prestations souvent haut de gamme ou réservés à quelques happy few. En étant peu nombreux avec un tel traitement, vos invités se sentent privilégiés. Ce sentiment a des effets bénéfiques sur la relation client ou le sentiment d’appartenance à une entreprise.

- Organiser un événement en petit comité offre flexibilité et simplicité. Les délais d’organisation peuvent être fortement réduits.

- Vous avez aussi accès à des lieux exceptionnels, originaux et insolites qui sauront émerveiller et ravir vos convives.

- Le petit comité vous donne aussi la possibilité de passer du temps avec chaque invité. En partageant et en échangeant pleinement avec eux, ils seront très sensibles à l’attention que vous leur portez – qu’il s’agisse de clients ou de vos collaborateurs.

- Enfin un small event donne l’impression à chacun de vivre une expérience mémorable.

Ils seront émerveillés dès leur arrivée en pénétrant dans un décor impressionnant. Vous pourrez leur proposer des animations très innovantes et encore rarement proposées. Ils repartiront certainement avec un cadeau « royal » !

Ce traitement générera ainsi beaucoup d‘émotions et de ressentis à fort pouvoir différenciant.

Et enfin ces micro événements vous permettront de recréer du lien et de la connexion avec votre public et de leur offrir un divertissement bienvenu et bienfaisant contribuant à leur bien-être !

 

Quels sont les événements concernés par le format small event ?

Tous les événements peuvent être conçus sur la base de small event.

Ce sont plus les contenus et les modalités de conception et d’organisation qui vont s’adapter au nombre de participants.

Ce contexte de petits comités doit aussi répondre à vos objectifs stratégiques.

Prenons quelques exemples.

> Séminaire entreprise

Vous aviez peut-être l’habitude d’organiser un séminaire annuel pour une bonne partie de votre personnel. Proposez dorénavant à certaines typologies de vos collaborateurs de les emmener au vert. Vous pouvez ainsi organiser un séminaire pour les seuls responsables de service, certains managers, pour les participants au Codir…

Retrouvez notre article sur le séminaire teamlearning

> Événement client

Profitez du format small event pour réunir vos clients dans des conditions optimales de sécurité.

Le format petit événement est particulièrement adapté pour remercier vos clients de leur fidélité – tout principalement durant cette période de crise sanitaire.

Organisez un événement intimiste et à taille humaine et concoctez-leur un programme d’exception : vol en hélicoptère, cuisine de chefs étoilés, visite exclusive…  

Un tel programme fera de vos clients de véritables ambassadeurs de votre marque !

> Lancement de produit

Un lancement de produit en présentiel est essentiel pour permettre à vos cibles de s’imprégner réellement de votre nouveauté. Il est indispensable que vos futurs clients, les journalistes ou autres cibles concernés puissent toucher votre produit, le tester, l’essayer et l’adopter ou donner envie de l’expérimenter.

Le format d’événement en petit nombre permet d’apporter une vraie valeur ajoutée à votre lancement de produit.

Profitez de cette proximité pour proposer des contenus interactifs et de véritables échanges :

- Rencontre avec le concepteur du produit

- Atelier de démonstration

- Formation à la nouveauté

- Activité créative DIY si le produit s’y prête…

Si vous devez recevoir un certain nombre d’invités, concevez un showroom et organisez vos événements sur plusieurs jours – toujours en comité réduit.

Un small event est particulièrement approprié pour inviter des influenceurs à un lancement de produit. En recréant par exemple un environnement comme à la maison, ils pourront le tester en live – et partager rapidement leur expérience sur les réseaux sociaux.

> Défilé de mode

Préalablement organisé pour quelques happy few, le défilé de mode se prête par excellence au small event.

Le nombre restreint d’invités permet d’organiser votre défilé de mode dans des lieux exceptionnels : hôtels particuliers, galerie d’art, lofts, rooftops… Vous pouvez aussi impressionner vos invités grâce à une scénographie et une mise en scène théâtrale !

En plus de cette expérience offerte à vos invités privilégiés, donnez de la visibilité à votre défilé de mode. Prévoyez ainsi une captation vidéo pour le retransmettre en live afin d’en accroître son audience

> Concert

Dans le cadre d’une soirée, d’un événement client voire d’un défilé de mode, vous pouvez convier quelques privilégiés à un concert dans un lieu prestigieux ou insolite : appartements, galerie, rooftop, musée, monument historique, lieu industriel, cirque, maison…

Et tous les styles musicaux sont permis : classiques, jazz, opéra, baroque, blues…

Si votre budget vous le permet, proposez un concert avec un artiste très connu. C’est ainsi l’occasion de remercier la fidélité de vos clients. Et nourrissez cette relation en organisant une séance d’échange très privilégiée entre l’artiste et vos convives.

> Vous pouvez aussi organiser sous le format de small event les événements suivants

Conférence de presse, convention d’entreprise, colloque, cocktail, soirée d’entreprise, inauguration, réunion de travail, afterwork, teambuilding

Clés de succès de votre small event

Les critères propres à l’organisation d’un événement s’appliquent à un small event : définitions des objectifs, connaissance des cibles, conception d’un branding événementiel

Lire notre article sur les 5 facteurs clés de succès d'un événement

Pour assurer le succès d’un small event, il suffit d’exploiter à fond ses caractéristiques propres.

1 – profitez de la proximité avec vos invités

Le small event est un événement intimiste qui permet de porter une forte attention à chaque invité. Votre événement et son contenu doivent favoriser les interactions entre vous et vos convives. L’humain doit être au cœur de votre événement. Chaque composante de votre event doit développer la relation et créer des échanges.

2 – proposez un lieu atypique, insolite et exceptionnel

Très souvent l’organisation d’un événement est contrainte à la capacité d’accueil d’un lieu.

Le petit comité vous ouvre de nombreuses portes pour accueillir vos invités dans des lieux inédits !

Choisissez un lieu qui va raconter une histoire aux participants dès leur arrivée – voire même les inviter à participer grâce à l’invitation.

Vous organisez un séminaire d’entreprise pour libérer la parole, invitez les participants dans un appartement chaleureux – un peu comme à la maison

Vous lancez un produit technique et technologique, réunissez vos cibles dans un lieu industriel.

Vous présentez votre nouvelle collection, conviez vos invités dans un jardin d’hiver, un loft ou un showroom aménagé selon vos inspirations…

3 – concevez une mise en scène très événementielle

Continuez à raconter une histoire grâce à une scénographie et une décoration sur-mesure.

Le nombre réduit d’invités permet aussi d’aller plus loin dans le détail de chaque composante de votre événement.

4 - créez la surprise et l’émerveillement

Proposez un programme original tout au long de votre small event en termes de

- animations événementielles

- contenus

- variété de contenus (entertainement, apprentissage, réflexion…)

- goodies

Profitez du nombre restreint de participants pour leur proposer des animations innovantes mais souvent onéreuses pour des événements d’ampleur.

La crise sanitaire impacte les individus. N’hésitez pas à penser bien-être pour vos convives – qu’il s’agisse de massages, d’atelier DIY ou d’une personnalité experte sur le sujet.

Comme pour chaque événement, installez une animation photo. Mais optez pour une animation photo étonnante : le robot qui prend la photo, une animation vue du ciel, animation photo 3D

En quelques mots :

offrez une véritable expérience à vos invités

mobilisez leurs 5 sens

générez une connexion émotionnelle entre eux et votre marque ou votre société.

Quel que soit le type ou le format de votre small event, enrichir votre événement est essentiel pour marquer les esprits. Vous rendrez ainsi l’expérience unique et favoriserez sa mémorisation auprès de vos cibles.

5 – proposez un événement sécurisant

En effet, malgré l’envie de participer à des événements physiques, les individus restent inquiets.

Toujours selon l’étude Ifop/Weezevent : 93% des français se déclarent inquiets de participer à un événement dans les conditions sanitaires actuelles.

Ces conditions sanitaires s'imposent dorénavant à tout événement et deviennent une condition sine qua non événementielle !

Communiquez sur les mesures sanitaires mises en place. Présentez le lieu et les possibilités de distanciation physique offertes dans cet environnement.

En un mot communiquer en amont pour rassurer et transformer vos invités en participants !

Organiser un small event

Organiser un événement en petit comité permet de réunir physiquement vos cibles malgré les contraintes sanitaires du moment.

C'est une solution également pour un événement hybride. Vous invitez un petit nombre d'individus. Une captation vidéo permet d'inclure une audience digitale à votre événement. Vous pouvez par exemple convier certains salariés présents sur votre siège social à une convention. Et faire participer l'ensemble des salariés basés en France ou à l'international en virtuel.

Prest'Agency, agence événementielle, vous accompagne pour concevoir un small event répondant à vos objectifs.

Que vous souhaitiez organiser un séminaire, un lancement de produit, un concert, un défilé de mode ou tout autre événement, nous saurons concevoir un événement unique et mémorable pour vos cibles.

Rencontrons-nous !

- Prest'Agency, agence événementielle

- tél : 01 47 00 05 05

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com

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