Comment organiser une soirée d'entreprise mémorable qui va marquer l'entreprise

Soirée entreprise, soirée de gala ou soirée événementielle ?

Vous souhaitez organiser une soirée événementielle. Suivez nos conseils pour faire de cet événement un marqueur pour votre entreprise et vos collaborateurs.

1 - dans quel cadre organisez-vous cette soirée événementielle

une soirée d'entreprise est toujours l'occasion de transmettre un message spécifique à vos invités. Vous devez en amont définir les objectifs liés à cette soirée de gala et préciser dans quel cadre vous l'organisez.

    - vous avez organisé un séminaire pour tout ou partie de vos collaborateurs et cette soirée est l'occasion de les remercier du travail effectué et de les préparer aux nouveaux enjeux de votre société,

    - vous venez d'organiser une convention pour vos clients et prospects. La soirée de gala permet de les remercier de leur participation, de valoriser votre entreprise et de travailler son image et ses valeurs,

    - vous fêtez l'anniversaire de votre entreprise et finissez la journée après des moments forts retraçant son histoire et ses grandes étapes. Vous souhaitez retrouver vos invités, qu'il s'agisse du personnel, de vos clients ou encore de vos partenaires autour d'une soirée festive et divertissante,

    - le début d'une nouvelle année approche et vous envisagez de remercier vos collaborateurs pour le travail effectué et de les impliquer dans les objectifs de la nouvelle année. Pour transmettre vos messages et marquer les esprits, vous pouvez organiser une soirée événementielle.

Les objectifs donnés à votre soirée d'entreprise et le cadre dans lequel elle s'effectue vont orienter l'organisation de votre événement.

La cible de vos invités (collaborateurs, clients, prospects, partenaires, institutionnels), la proximité que vous avez avec eux (un ou plusieurs points de contact par an) et la qualité de la relation (ancienneté de la relation) auront également une importance et un impact sur le contenu de votre soirée.

2 - le lieu de votre soirée d'entreprise va impacter votre événement

La proximité du site et son accessibilité impacteront le nombre de participants à votre événement.

Un lieu inédit ou inaccessible à un particulier incitera davantage à participer et venir découvrir le spectacle organisé.

La sélection du lieu doit tenir compte de sa capacité à recevoir vos invités. Il est préférable de vérifier en visitant le lieu si son agencement est compatible avec votre programme et le déroulé de votre soirée événementielle.

La thématique de votre soirée peut également vous guider pour sélectionner un lieu : vous organisez une soirée sur la thématique "Château de Versailles - soirée royale", privilégiez un lieu propice à votre thématique vs un hôtel moderne, impersonnel et sans âme !

Malgré tout, si pour diverses raisons, vous avez réservé une salle non adaptée à votre événementiel, sachez qu'il est toujours possible de le transformer pour le rendre compatible avec votre soirée (voir notre article "organiser votre evenement")

Vous avez réservé un lieu pour votre événement mais celui-ci n'est pas adapté à la structure de votre soirée d'entreprise, votre défilé ou encore votre convention. Nos équipes sont à vos côtés pour transformer ce lieu en un écrin pour votre événement.

Si votre lieu est opportun pour la première partie de votre événement, comme un séminaire par exemple, car il offre des salles de conférences modernes et toutes équipées, mais peu adapté pour la partie soirée, sachez qu'il est possible en peu de temps de l'aménager pour en faire un lieu compatible avec votre programmation.

3 - définissez une thématique pour votre soirée de gala

Choisir un thème, c'est donner un fil conducteur à votre événement. Ce thème va vous aider à construire l'ossature de votre soirée événementielle et va lui donner une véritable cohérence en donnant un guideline à chaque étape, chaque intervention ou prestation.

    - comment définir un thème : celui-ci doit être adapté à la cible, au lieu, à l'entreprise. Il faut qu'il soit compréhensible par tous, différenciateur mais suffisamment rassembleur pour favoriser l'engagement de votre public.

Il peut avoir un lien avec l'histoire de l'entreprise ou celle de son créateur (en faisant attention à ne pas être trop exclusif).

La thématique peut être liée à une période historique de notre pays ou d'un pays ayant un lien avec l'entreprise ou avoir un lien avec un pays, voir un fait marquant d'une destination (Rio et son Carnaval) ou mettre en avant les arts et spectacles avec des soirées cabaret.

Pour vous aider à choisir un thème, lisez notre article dédié à la thématique.

4 - les animations au service du thème de votre soirée

Les animations, quelles qu'elles soient, vont servir le thème de votre soirée événementielle en le nourrissant. Elles vont donner du rythme à votre soirée de gala et divertir vos invités.

Les animations doivent être au service des invités en fédérant les équipes, en rapprochant les invités. Elles doivent permettre de tisser du lien et renforcer la cohésion de groupe. Une soirée ne doit pas se résumer en un listing d'animations qui s'enchainent les unes derrière les autres. En plus de divertir vos invités, elles vont marquer les esprits et donner une ambiance à votre soirée.

Selon le ton de la soirée, vous sélectionnerez des animations classiques ou au contraires originales et innovantes. Selon l'âge de votre public, vous irez sur des animations digitales, ludiques, participatives et instagrammables.

Pour rythmer votre soirée de gala, vous alternerez animations déambulatoires, animations visuelles, animations musicales et artistiques sans oublier les animations connectées à fort pouvoir d'image.

Quel que soit votre public, imposez des animations photos en incitant vos invités à partager pour relayer votre événement.

5 - la technique pour enrichir votre soirée d'entreprise

La sonorisation, l'éclairage, la mise en lumière, la scène tout comme les décors vont plonger les participants dans un univers unique en créant une ambiance spécifique.

La technique va scénariser votre événement en exploitant la thématique et en créant de l'émotion, génératrice de participation.

Pour accueillir vos invités, vous pouvez également mettre en lumière votre site, d'autant plus s'il s'y prête, avec un éclairage adapté, pouvant aller sur du mapping vidéo qui va projeter une fresque lumineuse sur la façade donnant une dimension visuelle exceptionnelle à votre événements.

En savoir plus

6 - Communiquer autour de votre soirée événementielle

Les personnes étant souvent sollicitées par des invitations à différents événements, vous devez soigner votre communication en amont de votre soirée et donner un soin tout particulier à l'invitation qui sera envoyé à chaque invité.

Selon la nature de l'événement, vous pouvez créer un site web dédié, une page Facebook, un formulaire d'inscription...

Le jour de l'événement, favorisez les échanges. Créez un hastag dédié (#masoirée), installez photocall, photobooth et écrans géants qui vont relayer toutes les publications en live !

Après l'événement, remerciez les participants, publiez photos et vidéos de la soirée sur vos réseaux sociaux, sites webs... En un mot, donnez de l'écho à votre soirée de gala et ainsi à votre entreprise.

7 - un final pour marquer les esprits

Concluez votre soirée par un spectacle époustouflant !

    - vous pouvez par exemple terminer votre soirée événementielle par un feu d'artifice qu'il est possible de lier à un show laser,

    - ça peut-être une projection vidéo sur votre entreprise ponctuée par un feu d'artifice,

    - vous avez également la possibilité de proposer un spectacle nocturne son et lumière autour d'une fontaine créée pour l'occasion, au cours duquel un laser couleur viendra accentuer le spectacle,

    - vous fêtez l'anniversaire de votre entreprise, optez pour un feu d'artifice avec l'apparition en lettres de feu de votre logo ainsi que le nombre d'années correspondant à cet anniversaire !

Organiser une soirée pour votre entreprise

Vous souhaitez organiser une soirée événementielle, dans le cadre d'un séminaire, d'une convention, d'un anniversaire d'entreprise ou d'une soirée d'entreprise et êtes à la recherche d'une agence capable de s'occuper de votre événement de A à Z ou simplement d'une partie de la prestation (thématique, recherche de lieu, sélection d'animation, gestion de la technique, communication de votre événement).

L’agence évènementiel PREST'AGENCY vous accompagne pour l'organisation de votre soirée d'entreprise et vous aide à créer un événement sur mesure en vous faisant partager son expérience dans l’organisation de soirées d’entreprises.

Nous serions heureux de vous rencontrer afin d'échanger sur votre projet. N'hésitez pas à nous contacter :

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site : prestagency.com