Quelle communication pour inviter votre public sur votre événement ?

Communication pour votre événement

Vous organisez une convention pour vos collaborateurs, un séminaire pour vos clients, une soirée d'entreprise pour vos clients, un défilé de mode pour vos directeurs de magasin, une inauguration pour vos prospects, quel que soit la nature de votre événement, sa réussite repose sur la participation de vos invités !

Comment réussir à faire venir votre public sur votre événement ?

Quelle communication pour les inciter à participer ?

Quels supports sont à votre disposition pour informer ?

1 - l'email SAVE THE DATE

L'objectif principal de l'email Save The Date est d'informer de la date de votre événement afin que vos invités puissent la réserver et l'intégrer dans leur planning.

l'email Save The Date sera envoyé 2 à 3 mois avant votre événement et sera relayé par l'invitation officielle.

Il est important de soigner la conception du Save The Date car il donnera une première impression de la qualité de l'événement auquel est invité votre cible. c'est déjà le Save The Date qui donnera envie de participer ou non.

Bien souvent quand on envoie l'email Save The date, le programme de votre événement n'est pas finalisé. Peu importe car cet email reste fonctionnel quant à la date.

Cependant pour mettre l'eau à la bouche, vous pouvez jouer un effet teaser en annonçant par exemple la présence de

- un influenceur connu à votre défilé de mode

- un expert métier à votre séminaire

- une tête d'affiche à votre soirée d'entreprise

- une personnalité VIP à votre inauguration

- un animateur-journaliste reconnu à votre convention...

2 - l'invitation officielle

4 à 6 semaines avant votre événement, il est temps d'envoyer une invitation à tous vos invités.

L'invitation officielle marque le véritable début de l'histoire de votre événement pour vos invités.

Elle doit être suffisamment :

- impactante pour que vos invités aient envie de venir à votre événement

- émotionnelle pour créer du lien avec vos invités

- esthétique pour faire rêver

- accessible pour humaniser l'expéditeur.

L'invitation doit contenir toutes les informations pratiques nécessaires aux participants :

- date de la manifestation

- lieu de l'événement

- horaires prévus

- détail du programme

- modalités d'inscription.

Il est important de décliner une charte graphique spécifique à votre événement qui sera reprise sur tous les supports print et online. Ce design graphique doit être en cohérence avec la typologie de votre événement, son niveau statutaire ainsi qu'avec votre public.

Vos invités ayant déjà été contactés une première fois par email, l'invitation officielle sera imprimée et envoyée par courrier donnant ainsi une certaine importance à votre événement et à vos invités.

Laissez libre cours à votre créativité pour concevoir l'invitation en jouant sur le format du carton, en utilisant du papier de création, des techniques d'impression telles que vernis, dorure, gaufrage... vous pouvez même envoyer une invitation vidéo avec le message d'invitation du président en image ou pourquoi pas un film sur l'entreprise si le contexte le justifie.

3 - un email de relance

N'hésitez pas à envoyer un email de relance quelques jours avant votre événement pour rappeler aux inscrits les modalités de participations. En créant du lien avec les invités, vous les inciter à participer !

4 - un site événementiel dédié

Créer un site web dédié à votre événement va simplifier son organisation.

En effet vous pouvez via un formulaire d'inscription gérer simplement la participation de vos invités tout en ayant au quotidien une vue d'ensemble du nombre d'inscrits à date.

Le site événementiel fait également office de vitrine de présentation en mettant en avant le programme détaillé de l'événement, les participants illustres ou non, les thématiques abordées...

Il détaille aussi toutes les informations nécessaires pour les invités, telles que localisation, moyens de se rendre à l'événement, horaires de navette...

C'est un outil simple et efficace pour informer et donner envie qui travaille votre image de marque et valorise les capacités d'organisation de votre structure.

C'est un outil interactif que vous pouvez faire évoluer au fil du temps . En rajoutant des photos des coulisses (répétition pour un défilé de mode, balance pour un groupe musical...), vous incitez également vos invités à se projeter dans l'événement et au final à y participer.

Le site événementiel a une durée de vie supérieure à la période en amont de vote événement.

- En effet c'est un support qui permet de retransmettre en live votre événement

- une fois l'événement terminé, vous pouvez mettre en ligne les photos et vidéos de votre défilé de mode, convention, séminaire, inauguration ou autre soirée d'entreprise.

- le site hébergera aussi la vidéo reportage de votre événement.

La mise en ligne des photos et vidéos sur votre site événementiel donnera de l'ampleur à votre événement et participera ainsi à l'image de marque de votre entreprise.

5 - les réseaux sociaux

Pour un événement grand public, vous devrez ouvrir une page Facebook dédiée à votre événement et alimenter cette page régulièrement pour donner envie aux internautes d'y participer.

Selon le nombre d'inscrits, vous pourrez créer une campagne de Facebook Ads pour donner de la visibilité à vos posts et à votre événement.

Votre compte instagram relaiera l'événement et mettre en valeur les moments forts !

Très en amont de votre événement, n'oubliez de sélectionner un hashtag pour suivre les discussions en temps réel sur votre événement.

Quel que soit la nature de votre événement (défilé de mode, convention, séminaire, inauguration, anniversaire ou soirée d'entreprise, conférence de presse, spectacle ou encore concert) il est important de garder une cohérence graphique pour les supports de communication qui doivent venir en complément les uns des autres et qui donneront une certaine image à votre événement et votre entreprise.

Besoin de communication pour votre événement ?

Vous organisez un événement et souhaitez concevoir email Save The Date, invitation événementielle, site web dédié à votre événement et autres réseaux sociaux, contactez Prest'Agency, agence événementiel :

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site : www.prestagency.com