27 Conseils Précieux pour Organiser une Cérémonie de Remise de Prix

Le désengagement des salariés est une problématique essentielle pour les entreprises. Et pas que d’un point de vue financier.

Le manque de reconnaissance demeure la raison principale de départ des collaborateurs.

En effet la reconnaissance participe grandement à leur mobilisation. Et cette dernière passe par la remise de trophées dans l’entreprise.

73 % des salariés estiment que reconnaissance et récompenses stimulent leur productivité. (Snappy, 2020)

Cette reconnaissance des pairs représente un facteur évident de motivation et d’épanouissement.

D’autant plus que ce dispositif managérial est facile et rapide à mettre en place. Et la perspective d’une récompense présente aussi un effet secondaire non négligeable : les sentiments positifs générés par la reconnaissance sont contagieux vis-à-vis des autres collaborateurs. Et source d’inspiration.

Ainsi ce principe de récompenses crée une émulation positive. Un véritable cercle vertueux pour l’entreprise.

1. Évaluez les besoins du marché

Évaluer le marché de la remise de prix est la première étape pour construire votre propre dispositif.

• Des cérémonies de ce type sont-elles organisées dans des entreprises proches de la vôtre? Ou à l'inverse dans des secteurs très différents du vôtre?
• Vos principaux concurrents en organisent-ils?
• Quels sont les différents formats de remise de récompense en entreprise ?
• Quels sont les facteurs clés de succès que vous observez ?
• Quels sont les publics qui participent?

Il est essentiel de prendre en compte tous ces items avant de vous lancer dans la programmation de votre événement. Et d'inviter votre public cible à votre remise de médailles.

2. Établir le budget

L'élaboration du budget prévisionnel de votre festivité est une étape essentielle.

Définir un budget réaliste avec toutes ses dépenses et les recettes éventuelles est garant de la viabilité de votre projet.

Ce budget vous aidera à vendre votre projet en interne et à respecter vos objectifs. Et surtout à construire une célébration eu égard à vos possibilités de financement. Rien en sert d'organiser un protocole somptueux si vous ne pouvez financer qu'une réception très modeste !

Pour délimiter votre budget, vous devez lister la totalité des dépenses inhérentes à cet événement :

• le lieu
• le matériel technique (écran leds géant, captation vidéo, sonorisation, éclairage...)
• la scénographie, la décoration et la mise en lumière
• les prestataires
• la logistique
• la gestion des invités (transports, hébergement, frais de vie...)
• les activités et animations
• le frais de traiteur
• les trophées des lauréats personnalisés...
• Sans oublier les dépenses en marketing et en communication.

En effet la réussite de votre fête passe par la participation d'un public et la visibilité et viralité de votre événement.

Pour créer du trafic sur votre event, vous devez mettre en place des actions de communication en amont de la remise de prix.

Pour développer sa visibilité, une communication pendant et après l'événement est essentielle.

sans oublier la communication post-venement pour remercier les participants. Et toujours dans une optique de mise en avant.

Enfin une fois que vous aurez listé la totalité des dépenses, vous pouvez lancer une recherche de partenaires. ceux-ci pourront prendre en charge une partie des dépenses et bénéficier d'une visibilité efficace.

3. Commencez à vous organiser longtemps à l’avance

L’organisation est le facteur clé de succès pour programmer une telle manifestation.

Elle vous permet ainsi d’être efficace et serein.

Un événement réussi nécessite de lancer cette programmation quelques mois à l’avance.

Définir les objectifs de votre événement et le public cible est la 1ère étape à lancer.

Puis très vite vous devez rédiger un résumé de cette remise de dotations, qui vous guidera dans les étapes à suivre en répondant aux points suivants :

• Définir les catégories de votre remise de prix
• Indiquer la typologie des nominés
• Préciser les raisons de ces nominations
• Spécifier les informations nécessaires pour appréhender ces nominés
• Déterminer un jury
• Énumérer les critères de sélection de votre remise de prix

Cette organisation vous permettra de savoir faire face et de gérer les imprévus qui ne manqueront pas d'intervenir !

4. Disposez d’une chronologie d’exécution et d’une planification

Une bonne programmation passe par

• L’établissement des priorités
• La division de cette festivité en différentes étapes
• Une estimation du temps nécessaire pour chaque étape.

Pour atteindre les finalités de la remise des prix, il faut ainsi établir une feuille de route projet.

Cet outil donne un aperçu global des échéances et des livrables avec un calendrier précis.

Véritable roadmap, la feuille de route comprend les informations suivantes :

• le calendrier du projet : entre la date de l'événement et le moment de lancement de votre projet, il définit les échéances pour chaque livrable avec un descriptif étape par étape
• les livrables de l'event
• pour chaque étape, les différents risques potentiels

Quelles sont les phases en amont de votre remise de médailles ?

• entre 6 mois et 3 mois : c'est le fameux 6W : le who, le what, le how, le why, le where et le when.
• entre 3 mois et 3 semaines : analyser les besoins de tous les intervenants et prestataires et spécifier la logistique qui en découle
• 3 semaines avant : derniers réglages
• 3 jours avant : vérifier, répéter, tester

5. Organisez une commission d’organisation

Dans une entreprise, une remise de prix ne peut pas être un projet individuel.

Son organisation ne peut non plus être l’œuvre d'une seule personne. Votre projet doit commencer par la mise en place d'un comité d'organisation. Celui-ci a pour but l'organisation créative, matérielle, administrative et financière de l'événement.

Il est nécessaire de construire une équipe dédiée.

Autour du manager de l'événement, un responsable doit être nommé pour chaque grand chantier et ses missions :

• communication
• scénographie
• technique
• lieu et restauration
• activités
• déroulé
• promotion
• production événementielle
• partenaires
• protocole et intervenants
• financier...

Le comité doit se caler sur le planning d'exécution et l'organisation de la remise des prix.

Un an avant l'event, les réunions seront très certainement mensuelles. Elles deviendront mensuelles puis bimensuelles avant d'être quasi quotidiennes 10 jours avant.

Ce comité d'organisation et de pilotage vous assurera une coordination efficace tout en fédérant l'ensemble des équipes dédiées.

6. Réservez un lieu et une date appropriés

Le lieu participe à l'harmonie de votre remise de prix et sa réussite. Celui-ci doit faire sens avec votre événement et être capable de porter vos messages.

La définition du budget, des buts et du public cible de votre événement vous aideront à sélectionner le site idéal.

En amont il est nécessaire d'arrêter une date adéquate. Celle-ci doit tenir compte des contraintes du public-cible, de l'agenda de tous, des habitudes événementielles, de l'actualité et des vacances scolaires, de vos concurrents éventuels...

De nombreuses salles événementielles pourront accueillir votre évènement. Mais il est aussi possible de l'organiser au sein de vos locaux. Vos desseins marketing, commerciaux et de communication vous aideront dans cette prise de décision.

Pour sélectionner l'espace parfait, pensez à ces quelques critères

• capacité d'accueil : le nombre de convives doit avoir été établi avant
• accessibilité : localisation, proximité de transports publics, parking, mise en place de moyens d'accès éventuels...
• position centrale et facile d'accès pour vos invités
• cohérence avec votre positionnement et vos valeurs
• pertinence de l'endroit avec l'ambiance souhaitée
• la technique disponible sur site : écran leds géant, sonorisation, éclairage, micro, mobilier, décor...
• une connexion filaire si vous devez diffuser votre évenement en live...

Avant de signer avec la salle, faites un repérage avec l'équipe dédiée.

N'oubliez pas le responsable financier. En effet plus cet espace s'écartera des critères définis, plus vous devrez compenser avec des équipements ou une logistique supplémentaires. Ce qui affectera inévitablement le budget dédié.

7. Choisissez un thème

Votre remise de prix peut prendre différents formats.

Ce sont les caps prédéfinis et la typologie de votre cible qui vous aideront à orienter votre événement.

Votre image de marque, votre positionnement et vos valeurs influenceront votre manifestation soit en un événement très institutionnel, ou bien plus décontracté, voire innovant...

Vous pouvez également inclure un thème. Celui-ci va ainsi inspirer votre evenement; l'orienter tout en l'enrichissant et en faisant vivre une expérience inoubliable.

Un thème adapté peut aussi aider à créer une ambiance festive.

• Si l'objectif est de reconnaître les performances exceptionnelles de l'entreprise et de ses salariés, le thème pourrait être axé sur l'excellence ou le succès.
• Si l'objectif est de récompenser les collaborateurs qui ont développé des idées novatrices, la thématique peut être axée sur la créativité, l'audace, l'innovation et l'esprit d'initiative.
• Si l'objectif est de récompenser les actions internes réduisant l'empreinte carbone de l'entreprise, la thématique sera bien évidemment tournée vers l'environnement et l'écologie...

En résumé, un thème bien choisi peut aider à donner un sens à l'événement.

Quel que soit votre choix, celui-ci doit être en accord avec les valeurs et la culture de l'entreprise.

Et aussi pertinent avec le type de récompense à remettre.

8. Choisissez les catégories de récompenses

Pour être réussie, une remise de prix doit être suffisamment fédératrice et intéresser le plus grand nombre. Et éviter au maximum l'entre soi !

Pour concerner un large public, un choix averti des catégories est essentiel :

- Évitez au maximum les catégories classiques et trop vagues du style "meilleur vendeur" ou de "l'employé du mois".

- Créez des catégories plus insolites, plus inspirantes et plus en lien avec l'actualité.

Elles seront l'occasion de belles rencontres pour tous chargées d'émotions. Et la source d'une viralité rayonnante.

- Limitez le nombre de catégories pour proposer des événements d'une durée acceptable pour le public.

Les catégories doivent être en lien avec votre thématique si elle existe.

Et n'hésitez pas à proposer des catégories "coup de cœur", synonymes d'enthousiasme communicatif et générant une connexion émotionnelle essentielle.

Et si vous souhaitez obtenir de la visibilité, pensez à créer une catégorie "prix du public". En votant pour leur candidat préféré, ils sauront donner de la viralité à votre événement. Tout en favorisant la participation en ligne.

9. Choisissez les récompenses

Même si la seule reconnaissance de ses pairs est en soi une belle contrepartie, une gratification matérielle est toujours appréciée !

Premièrement, il est important de créer un trophée aux couleurs de l'événement. Et personnalisé à chaque lauréat.

La remise de prix sur scène est un des moments forts de la journée.

Si vous avez dans vos équipes des artistes, pourquoi ne pas faire appel à leur talent pour concevoir votre trophée !

Il est également possible d'offrir un avantage ou autre cadeau aux gagnants.

Celui-ci doit être en accord avec les valeurs et la culture de l'entreprise. Et bien évidemment pertinente avec la thématique et les catégories de la remise de prime.

Enfin si le bénéfice concerne la mobilisation et l'implication des équipes, proposez des cadeaux suffisamment attractifs pour les vainqueurs. Ils se sentiront valorisés et motivés pour continuer à exceller dans leur travail. La valeur des cadeaux pourra aussi être un moteur pour les autres salariés.

Offrez des cadeaux symboliques avec une forte valeur ajoutée vs des dotations classiques dont les récompensés évalueront la valeur de leur performance à l'aune d'une valeur faciale ! La remise des médailles par le numéro un de l'entreprise peut aussi représenter une belle gratification pour les récipiendaires.

Pensez à récompenser vos lauréats avec de la communication et de la visibilité pour leur performance (interviews sur votre site...).

10. Pensez aux animations

Une cérémonie de remise prix peut sembler longue aux invités.

En effet elles se résument bien souvent à un enchainement de montées sur scène et aux discours des remettants et des vainqueurs. Dont la qualité première n'est pas forcément le charisme et la prise de parole en public.

Pour maintenir l'attention et l'intérêt du public, il est essentiel de rythmer la manifestation. Un animateur professionnel est indispensable pour mener les échanges et réussir à faire parler tous les gagnants. Cet animateur pouvant être un journaliste habitué aux prises de parole et sachant captiver un public.

Il est également possible d'intégrer des activités à votre célébration. Celles-ci dépendront du public-cible et des finalités dédiées.

Différents types d'animations sont envisageables :

• des interventions d'experts ou de personnalités
• des numéros artistiques ou visuels entre chaque rétribution en rapport avec les prix
• des diffusions de vidéos valorisant les récompensés
• des ice breaker
• des musiques en live
• des comédiens stand up
• des numéros d'improvisations...

Selon le type de distribution, vous pouvez également proposer des activités interactives aux convives. Dont la participation se fera sur leur smartphone.

Différentes interactions sont envisageables : nuage de mots, le quiz, le sondage, l'animation selfie, wall ou mood...

11. Soyez généreux en nourriture et boissons

La pause gourmande participe à la réussite de votre gala.

Même si votre fête ne tourne pas autour de la restauration !

Les participants apprécient toujours de finir une célébration autour d'un buffet.

Ils sont attentifs à la qualité gustative. Mais aussi à la présentation des mets qui doivent être en cohérence avec la thématique de votre événement et votre branding.

Certainement qu'un cocktail sera le plus adapté pour votre evenement. Ainsi les participants pourront facilement échanger avec les autres convives.

Ce format de repas présente de nombreux avantages :

• favorise les interactions
• développe le capital humain
• facilite les opportunités de business et le networking.

Vous pouvez aussi graver votre manifestation dans la mémoire de vos hôtes en leur proposant des ateliers culinaires.

C'est aussi l'occasion de mettre en avant vos valeurs sociétales et environnementales. Privilégiez des traiteurs responsables qui prônent des initiatives durables et solidaires.

12. Pensez à divertir tout le monde

Une remise de prix rassemble des profils différents avec des ambitions distinctes (primés, nominés, intervenants, remettants, conviés...).

Pour que votre commémoration soit réussie, chacun doit vivre une expérience mémorable.

Il convient ainsi de tous les prendre en compte dans votre programme et le déroulé de la commémoration. Et ainsi d'agrémenter votre event d'animations interactives, participatives, artistiques, culturelles...

Mais aussi leur proposer des interventions enrichissantes, et surtout inédites pour eux. Et qui ne seraient pas à leur portée sans vous et cette festivité.

Pensez aussi à leur offrir des contenus originaux, utiles et à forte valeur ajoutée. Et capables de les inspirer.

Outre leur intérêt et leur qualité, ces activités, interventions et contenus doivent aussi susciter de l'émotion.

En effet, un contenu suscitant de l’émotion se partage mieux. Et favorise ainsi la visibilité de votre réception grâce aux nombreux partages de vos contenus.

13. Trouvez les différents prestataires et fournisseurs

La liste des prestataires et fournisseurs qui interviennent sur un événement est longue.

En premier, il faut lister vos différents besoin. En effet pour organiser un événement, il vous faudra les prestataires suivants :

• organisateur d'événement ou agence événementielle
• responsable d'un espace événementiel
• prestataires techniques
• réalisateur et caméraman
• intervenants
• scénographe
• décorateur
• traiteur
• animateur
• fabricant de coupes
• prestataires divers...

Votre feuille de route projet pré-établie vous aidera dans cette mission.

Pour chaque intervention, vous devez sélectionner les bons prestataires. Ceux qui font la différence. Et sauront :

- vous offrir un service de qualité
- s'adapter à votre projet et ses contraintes
- et surtout pouvoir réagir à tous les aléas et imprévus inévitables sur une manifestation quelle qu'elle soit !

Ainsi le budget ne sera pas le seul critère de choix. Loin de là si vous souhaitez une célébration mémorable.

Pensez à engager un photographe et un vidéaste pour immortaliser votre remise de prix. Et pour booster votre visibilité sur les réseaux sociaux.

14. Préparez le plan de table ou le plan de la salle

Organiser un plan de salle facilitera la fluidité de votre réception. Et au final l'expérience de tous.

Une fois que vous aurez la liste des inscrits, préparez votre plan de salle.

Pensez à intégrer les no-show dans votre listing. Sur certains événements virtuels ou gratuits, le no-show peut atteindre plus de 30%...

Votre plan de salle est une illustration très visuelle de la disposition des sièges de votre célébration. Celui-ci doit aussi afficher les éléments-clés de l'espace : scène, escalier, piliers, accès...

Matérialisez aussi sur votre schéma les espaces d'accueil et d'arrivée des hôtes. Cette visualisation vous aidera à organiser et optimiser les flux des participants.

Positionnez ensuite les personnalités et les personnes importantes de l'entreprise ou des institutions dans une même zone en respectant le protocole.

Placez également les nominés et remettants en proximité de la scène pour faciliter leur accès.

15. Engagez un orateur

Le maintien de l'attention est essentiel pour tout événement. Qu'il soit en présentiel, en distanciel ou hybride. Et quel que soit le type d'événement : conférence, convention, séminaire...

Un orateur est une des solutions pour activer l'intérêt du public et les engager pleinement.

Tout d'abord un speaker a des facilités d'expression. Et présente de l'enthousiasme à s'adresser à un public. Enthousiasme qu'il arrive à transmettre à l'événement.

Enfin il conçoit ses prises de parole de façon interactive et engagée et sait :

- accueillir les participants et intervenants

- introduire les thématiques et proposer des transitions entre les différentes catégories de prix

- mener la discussion et poser les bonnes questions

- interagir avec le public et les intervenants sur scène

- accompagner les lauréats dans leurs prises de parole

- être expert sur la thématique

- et surtout être à l'écoute.

16. Sélectionnez les intervenants / hôte pour votre remise de prix

Comme tout evenement, une allocation de trophée doit être rythmée et animée pour à la fois :

• captiver le public
• maintenir son attention durant toute la durée.

Ainsi un animateur saura délivrer le discours adéquat. Il saura donner du sens à cette célébration et toujours revenir à l'essentiel.

Enfin il est le maître des horloges !

Il saura gérer le timing et recentrer les débats si besoin. Et faire en sorte que tous les intervenants puissent exprimer leurs idées fortes.

De plus un maître de cérémonie est capable de faire preuve d'empathie. Il saura mettre à l'aise les champions et remettants qui ne sont pas toujours habitués aux plateau TV ni aux prises de parole.

Enfin cet orateur ne perdra pas de vue votre société ou votre marque. Il permettra ainsi de la valoriser et de faire la connexion entre votre société et la diffusion des prix.

Différents intervenants peuvent aussi participer à votre gala.

Leur rôle sera de :

• enrichir les débats
• offrir une vision spécifique et innovante
• transmettre une expertise.

Leur notoriété et leur valeur ajoutée sont aussi des gages à la participation du public et des barrières à la sortie. Ils permettront ainsi de limiter les no-show.

17. Choisissez un jury

Pour évaluer la performance des candidats inscrits, vous devez constituer un jury.

Ainsi la sélection de ce jury est essentielle.

En effet c'est la qualité des personnes qui va légitimer et crédibiliser votre prix.

Chaque membre du jury doit être tout d'abord compétent. Chacun doit être un expert dans son domaine.

Qualité indispensable également : il doit être avant tout impartial.

Pour éviter l'entre-soi et apporter des angles d'attaque ou un regard différents, n'hésitez pas à faire appel à des juges d'horizon autre que votre secteur par exemple. Vous pouvez par exemple contacter des acteurs de votre secteur, des journalistes, des experts...

Ainsi cet éclectisme garantira une objectivité maximale.

Favorisez aussi les qualités humaines de votre jury.

Sélectionnez ainsi des professionnels bienveillants et empathiques. Ces personnes sauront ainsi instaurer un climat de bienveillance favorisant l'expression des candidats.

N'hésitez pas à mettre en avant la transparence de votre processus de sélection. Toujours dans une optique de crédibilité et de reconnaissance.

Et l'impartialité de votre jury est essentielle pour la crédibilité de vos remises des prix.

18. Communiquez aux invités

La communication est stratégique pour votre remise de prix.

Elle va vous permettre de faire connaitre votre réception et de faire venir - en présentiel ou en ligne.

Les visées dédiées et les attendus vous aideront à mettre en place la stratégie de communication optimale.

En amont de votre event, concevez un branding spécifique avec la création d'un nom, d'un logo, d'un visuel générique et d'une charte spécifique.

• Prévoyez un site web dédié présentant votre dispositif, l'ordre du jour et un formulaire d'inscription. Jouez sur le teasing pour donner envie à votre public cible de participer et surtout d'avoir peur de rater quelque chose en ne venant pas !
• Soignez vos invitations. Si votre réception est très institutionnelle et protocolaire, vous pouvez envoyer des sollicitations imprimées.
• Ciblez les réseaux sociaux pertinents pour votre cible et vos enjeux.
• Pensez à créer un hashtag dédié à votre prestation. Il vous permettra de relayer votre évènement et de réagir en direct. Vous pourrez ainsi accroître la portée et la visibilité de vos contenus.
• Proposez une diffusion en live sur vos réseaux sociaux et votre site web. En relayant en direct vos contenus, vous donnerez une portée maximale à votre célébration et votre firme.
• Pensez également aux influenceurs, même en BtoB. Là encore, les effets multiplicateurs sont important au niveau de la visibilité.

19. Associez-vous avec un partenaire médiatique

L'organisation d'une remise de prix ne garantit en rien sa visibilité.

Bénéficier d'une couverture média peut vous aider à faire connaître et promouvoir votre évènement.

Ainsi la mise en place d'un partenariat médiatique est une solution intéressant et bénéfique, notamment quand le budget promotionnel est limité.

Un accord avec un partenaire presse, TV, cinéma, radio, médias sociaux ou Internet propose de nombreux avantages, :

• une couverture garantie
• une incitation à s'inscrire et à participer
• une crédibilité et une légitimé renforcée
• une image de marque renforcée
• le recrutement d'autres partenaires.

Pour négocier un partenariat, pensez win-win. Et réfléchissez à ce que vous pouvez offrir aux alliés :

• l'exclusivité des contenus
• des entretiens uniques
• les coulisses de votre manifestation
• la mise en avant du branding du partenaire...

20. Envoyez les invitations adéquates

À J-30 environ, il est grand temps d'envoyer vos invitations. Sachant que vous aurez préalablement adressé un Save The Date via mail.

Ces "faire-part" sont une étape importante. Le résultat de votre event passe aussi par là !

Qu'il s'agisse d'invitations print ou numérique, elles doivent piquer la curiosité de vos publics cibles et les séduire. En découvrant votre carton ou votre mail, les hôtes doivent être plongés dans une véritable expérience, prometteuse d'une fête à la hauteur !

Pensez à personnaliser vos convocations selon les cibles (victorieux, remettants, conviés, juges, intervenants...).

N'oubliez pas d'intégrer un appel à l'action dans votre invitation (inscription, appel, clic...).

21. Choisissez un trophée représentatif

Les médailles sont plus que des objets matériels fonctionnels voire même artistiques.

Ils représentent pour les vainqueurs investissement, implication, travail, effort, surpassement...

Pour valoriser ces engagements, vous devez offrir des dotations personnalisés et sur-mesure qui en feront des objets uniques que chaque lauréat sera fier d'exhiber.

Prévoyez des dotations qui fassent sens avec votre concours et votre société.

Enfin offrez des dotations symboliques chargées d'émotion !

22. Désignez une personne significative pour remettre le prix

Le choix de la personne pour remettre le trophée est primordial.

Le choix du remettant doit valoriser les récipiendaires et souligner l'importance qui leur est accordée.

Il peut ainsi s'agir de :

• un expert reconnu du secteur
• une personnalité politique ou institutionnelle
• une personne ayant également réalisé une performance, un acte exceptionnel...
• un VIP gratifiant et flatteur...

23. Mettez le prix en contexte

Un trophée est le symbole de la reconnaissance de l'entreprise exprimée à l'égard de ses récipiendaires.

Cette reconnaissance doit être mise en avant lors de la remise. Il ne s'agit pas juste d'un rassemblement des salariés festif !

Le trophée va matérialiser une réalisation exceptionnelle, l'acquisition de nouvelles compétences ou encore le franchissement d'un cap.

Ainsi pour que la présentation de trophée soit un véritable levier de motivation interne, sa raison d'être doit être claire, visible et transparente pour les champions comme les convives !

En constatant l'appréciation et la valorisation des actions menées par les gagnants, la motivation des équipes en sera certainement décuplée tout au long de l'année.

24. Organisez le vote

L'organisation des votes sera différent selon la nature des prix : BtoC ou BtoB.

Pour une remise des prix grand public, vous pouvez faire voter les internautes. L'engagement peut ainsi être intéressante. Et les votes des internautes vont donner de la visibilité à votre célébration sur les réseaux sociaux.

Pour une remise de prix BtoB, un jury spécifique sera désigné. Ses délibérations désigneront les employés vainqueurs. Ce jury est aussi synonyme d'impartialité. C'est ainsi que votre distribution de prix deviendra crédible aux yeux de tous, candidats, nominés et récompensés.

Pour une allocation de prix interne à l'entreprise, la question se pose de faire voter les salariés. dans le cas d'un vote par le personnel, la participation sera élevée. Par contre les critères doivent être précis pour éviter le vote amical ! Un vote par un jury d'experts peut également s'adjoindre à celui des collègues.

25. Annoncez les résultats

L'annonce des résultats est le moment clé de votre remise de prix. C'est certainement le moment qui va le plus intéresser le public. Sûrement plus que les propos parfois un peu ennuyeux...

L'attribution des prix peut se passer lors d'un cocktail ou d'une soirée, dans l'entreprise ou dans un site inédit. Cette réception doit être à la hauteur de l'investissement des vainqueurs et nominés.

Pour valoriser les gagnants et crédibiliser votre event, vous devez organiser une véritable commémoration solennelle rassemblant les parties prenantes.

Dans le cadre d'un trophée interne à l'entreprise, rassembler l'ensemble des salariés renforce l'importance des employés vainqueurs. Cette réunion permet aussi aux différentes branches de l'entreprise de se rencontrer et d'échanger entre personnes. Vous renforcez ainsi la communication interne et l'esprit de groupe.

Pour créer un véritable cérémonial autour de votre remise de prix, vous pouvez par exemple :

• créer une véritable scénographie digne des grandes remises de prix
• concevoir un jingle d'ouverture de votre manifestation
• produire des transitions vidéos précédant les catégories de prix
• prévoir une musique de montée sur scène des récipiendaires
• organiser un plan de feu et des effets de lumière pour les montées sur scène
• faire intervenir des remettants d'exception
• diffuser un infodécor animé et impactant qui traduira votre professionnalisme
• prévoir un animateur pour dynamiser et fluidifier la soirée
• penser à une musique de fond pour la distribution du prix et pendant les photos
• diffuser des vidéos de présentation des nominés et des employés primés... 

26. Remettre le trophée en main propre

La remise de prix symbolise la reconnaissance, l'investissement et l'implication du lauréat. C'est un moment fort et valorisant pour lui.

Cette gratitude doit passer par la délivrance en mains propres pour un maximum d'effets.

Cette attribution doit aussi être effectuée par des personnalités, comme

• le numéro un de l'entreprise
• un personnage politique
• un influenceur reconnu
• un journaliste réputé
• un expert à forte notoriété...

Prévoyez un photographe et un vidéaste pour immortaliser l'événement. Et surtout le diffuser sur votre site web et vos réseaux sociaux donnant ainsi de la visibilité et de la reconnaissance aux employés récompensés.

27. Réitérez l’expérience

Organisez votre festivité tous les ans. Faites-en une commémoration récurrente et marquante.

En effet ces cérémonies représentent bien plus qu'un trophée clinquant !

Capitaliser sur cette réception vous donne la possibilité d'affirmer un leadership dans votre secteur ou votre industrie.

Et de devenir une marque d'excellence dans votre environnement. Gage d'attractivité pour de futurs clients ou de prochains salariés.

Pour cela chaque année, rendez l'expérience encore plus spéciale en insufflant des nouveautés et beaucoup d'émotion.

Faites preuve de créativité et d'audace pour renouveler votre commémoration. Et attirer un nouveau public.

A vous de jouer !

Organisez votre remise de prix

Vous souhaitez célébrer les talents dans votre établissement ou votre secteur ?

Ou encore remercier et rendre hommage aux succès d'individus ?

L'organisation d'une remise de prix n'a plus de secret pour vous !

Vous pouvez l'organiser en toute confiance.

Rappelez-vous que votre cérémonie doit à la fois :

• honorer et valoriser les primés
• créer le suspense
• tenir compte de tous les concurrents
• intéresser tout le public.

L'équation n'est pas toujours simple.

C'est pourquoi Prest'Agency, agence événementielle spécialisée dans l'organisation de remise de prix, peut vous accompagner pour concevoir et mettre en scène une cérémonie mémorable et chargée en émotion. Qu'elle soit en présentiel, en distanciel ou hybride.

N'hésitez pas à nous contacter !

FAQ : Questions fréquentes sur l’organisation d’une cérémonie de remise de prix ?

Comment se passe une telle cérémonie ?

C'est un moment plus ou moins institutionnel ou formel pendant lequel vous récompensez des individus pour leur performance, leur innovation ou tout autre critère.

Cette commémoration solennelle peut être dédiée exclusivement à la délivrance de prix. Il peut ainsi être organisé dans un auditorium ou dans les locaux de l'entreprise et être suivi par un cocktail dinatoire. Il peut aussi se dérouler lors d'un gala à l 'occasion d'un dîner assis, pendant laquelle vous remettrez des médailles personnalisés aux gagnants. Après avec défini des critères de choix et institué un jury transparent et légitime.

Il est essentiel, avant d'organiser votre cérémonie, de définir les intentions dédiées. Et de concevoir un scénario intéressant pour l'ensemble des publics-cibles.

Pourquoi organiser une remise des prix ?

Organiser une cérémonie permet de récompenser des individus méritants.

Ces mérites ne couronnent pas seulement une victoire financière ou un succès important.

Ces gratifications valorisent aussi d'autres qualités comme l'implication, l'excellence, la performance, l'effort...

À l'heure de la grande démission et à l'évolution de la valeur travail, cette légitimation est essentielle pour l'entreprise.

En développant le sentiment d'appartenance, elle est un véritable levier de fidélisation. En plus elle va décupler leur performance et donner du sens au travail accompli. Notion essentielle pour les jeunes générations.

Faut-il faire appel à une agence professionnelle pour organiser une cérémonie de remise de trophées ?

Une telle réception nécessite un travail de fond en amont pour définir les règles, le positionnement, les catégories, le jury, les candidats et sélectionner les vainqueurs, les remettants...

Faire appel à une agence d'événements vous aide à mettre en œuvre votre cérémonie.

Un expert de l'événement saura vous accompagner pour créer une manifestation immersive et mémorable pour tous. Et surtout à dynamiser sa réalisation et maintenir l'intérêt et l'attention des publics.

Quelles différences entre l'organisation d'une attribution des prix et un autre événement ?

De nombreux points d'organisation sont semblables et indispensables à tout évènement :

• la définition des buts de la réception
• la caractérisation des cibles
• la définition d'un branding dédié
• le casting d'un site
• le choix des prestataires
• la conception d'une scénographie, d'un agencement et d'une mise en scène
• la création d'une thématique
• l'établissement d'un déroulé
• la mise en place d'animations...

Quelques spécificités à cette manifestation vont générer des adaptations et des particularités :

• les phases de choix des vainqueurs qui vont impacter le planning
• les nombreuses montées sur scène qui entraînent un dispositif spécifiques, une technique adaptée et une gestion des flux appropriée
• des prises de paroles nombreuses et souvent très proches (remerciement, encouragement, admiration...) qui nécessitent des activations récurrentes et des contenus pertinents pour rythmer et relancer l'intérêt et l'attention des publics
• une chorégraphie et une décoration fonctionnelles qui vont s'adapter à une scène de 1 ou intervenants auxquels vont s'ajouter des gagnants, des remettants, des parrains...