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FAQ agences événementielles, les questions à poser à votre agence

Le 04 juillet 2019
FAQ agences événementielles, les questions à poser à votre agence
Vous devez organiser un événement et vous vous posez de nombreuses questions concernant les agences événementielles. Découvrez nos réponses à vos FAQ : comment choisir mon agence événementiel pour organiser une soirée ou un défilé de mode...

Quels types d’événements organisez-vous dans votre agence événementielle

Prest’Agency est une agence événementielle située sur Paris créée en 2004 par Christophe Andriveau.

Elle organise des événements BtoB et BtoC pour des publics internes et externes à l’entreprise.

1 - Evénements internes

- Séminaire de rentrée, séminaire pour les commerciaux, teambuilding, réunion de travail, brainstorming, voyage de récompense, kick off

- Soirée d’entreprise

- Soirée des vœux

2 - Evénements externes

- Lancement de produit

- Inauguration (nouveaux locaux, nouvelles usines…)

- Anniversaire d’entreprise

- Road show

- Journée portes ouvertes

- Soirée événementielle, soirée d’entreprise, soirée de gala

- Assemblée générale

- Salon professionnel

- Défilé de mode

 

Quels sont les événements que vous préférez organiser ?

Ce n’est pas tant le type d’événement qui nous importe ou nous intéresse plus ou moins.

C’est plus la créativité que nous pouvons apporter à votre événement et à son contenu qui va entrer en ligne de compte pour nos équipes ! Concevoir un programme unique, créer une scénographie spécifique, proposer une chorégraphie inédite, imaginer un thème, élaborer des animations qui vont nourrir ce thème, construire la communication qui va donner de la visibilité à votre événement et à votre entreprise…

Voilà ce qui nous inspire et suscite notre intérêt dans l’organisation d’événements pour nos clients, qu'il s'agisse de soirées d'entreprise, d'inauguration, de convention, de séminaires, de défilés de mode ou encore de journées portes ouvertes.

 

Comment bien briefer une agence événementielle ?

Les points essentiels à fournir quand vous briefez une agence événementielle concernent :

- Les objectifs dédiés à votre événement

- Le public que vous ciblez

- La date de votre événement

- Le lieu ou la zone géographique pressentis

- Si vous avez déjà organisé des événements, c’est important de raconter dans quel contexte ils se sont déroulés ; ça peut guider notre agence.

- Le dernier point à spécifier concerne le budget qui est impératif.

 

Peut-on briefer une agence événementielle sans communiquer de budget ?

Le budget est une variable du brief très importante, comme peuvent l’être les objectifs et la cible de votre prochain événement. Souvent l’annonceur refuse de communiquer un budget de peur que l’agence en « profite » et utilise la totalité de la somme alors qu’elle serait partie sur un budget moindre si elle n’en avait pas eu connaissance…

C’est une erreur de penser ça :

- Tout d’abord une agence événementielle a des valeurs comme l’intégrité, l’honnêteté et la responsabilité

- Elle travaille pour satisfaire ses clients et recherche avant tout leur fidélité

- Enfin l’agence événementiel va bâtir son projet sur la base du budget fourni. Sans cette information, elle risque de partir sur une enveloppe qui lui parait juste et nécessaire au regard des objectifs du brief ; elle peut également estimer un budget en fonction des événements qu’elle organise majoritairement au quotidien.

Si cette enveloppe est trop élevée, le projet sera obsolète et la société événementiel devra recommencer de zéro ! L’inverse est vrai également, même si cette option est assez rare… Si c’est le cas, l’agence rajouterait des animations pour atteindre le budget sans forcément nourrir l’objectif prioritaire mais en alimentant la thématique et les animations.

 

Comment bien choisir son agence événementielle ?

Votre premier contact avec l’agence doit vous aider à sélectionner une agence événementielle :

- Vous sentez-vous à l’aise avec l’équipe ?

- Lui faites-vous confiance ?

- Ressentez-vous enthousiasme et intérêt lors du brief ?

- Partagez-vous des valeurs communes ?

- Vérifiez également que l’équipe que vous rencontrez sera bien l’équipe en charge de l’organisation de votre événement.

Les références de l’agence de communication événementielle seront également une aide pour la sélectionner et en faire la responsable de l’organisation de votre événement.

Éléments référentiels à tenir compte pour choisir votre agence en fonction de ses références :

- Type d’événements organisés

- Typologie des clients : BtoB, BtoC, grands comptes, PME, TPE…

- Taille des événements organisés

- Nombre de participants à chaque événement

- Nombre d’événements organisés sur une année, sur un mois

Un élément important à prendre en compte est la variété des événements. Plus une agence événementiel organise des événements différents, plus elle sera force de proposition et saura réagir en cas d’imprévus sur votre événement de par la variété de son expérience.

Faites-vous préciser le potentiel des ressources de l’agence, qu’elles soient internes ou externes.

La proposition que vous fera la société événementiel sera un élément déterminant ; en effet elle doit démontrer la compréhension et la prise en compte de votre marque, de ses objectifs et de sa problématique.

La mise en scène graphique présentée vous aidera non seulement à vous projeter dans votre prochain événement. Elle vous démontrera également la créativité et l’originalité de l’agence.

Pour finir, sélectionnez une agence avec laquelle vous êtes à l’aise et qui partage vos valeurs. La réactivité et l’investissement dont elle fait preuve pour répondre à votre brief doit vous aider dans votre sélection pour organiser votre séminaire, votre soirée d’entreprise, votre défilé de mode ou tout autre événement.

 

Pourquoi travailler avec une agence événementielle ?

Une agence de communication événementielle organise chaque année un nombre important d’événements, souvent très différents les uns des autres. Cette expérience et cette expertise en font un spécialiste de l’événementiel, ce qui n’est vraisemblablement pas votre cas.

L’agence sera force de propositions et source d’idées créatives et innovantes pour faire de votre soirée ou anniversaire d’entreprise, de votre séminaire ou convention, de votre inauguration ou de votre défilé de mode un événement majeur et mémorable pour vos invités.

Une agence événementiel mettra au service de votre événement une palette de nouveaux services et d’outils digitaux qui sauront révolutionner votre soirée, votre anniversaire, votre concert…

En externalisant l’organisation de votre événement, vous gagnez du temps et pourrez ainsi vous concentrer sur votre job tout en vous épargnant le stress inhérent à toute création et gestion d’un séminaire, d’une convention, d'un concert, d’une soirée d’entreprise ou de l’anniversaire de celle-ci. Le jour J, vous pourrez ainsi profiter sereinement de tous vos invités !

 

Avez-vous des prix tout prêts pour l’organisation d’un événement ?

Chaque événement est une nouvelle aventure pour l’agence de communication événementielle.

En effet chaque brief est spécifique à l’entreprise : objectif, cible, contrainte, lieu…

Chaque réponse apportée par l’agence d’événement est ainsi unique tout comme son devis qui dépendra des différents critères, tels que :

- Le type d’événement

- Le lieu

- Le nb d’invités

- La scénographie

- La technique

- La décoration

- Le thème

- Les animations

- La communication

Notre créativité et notre souhait de sortir des sentiers battus et faire preuve de valeur ajoutée pour chacun de nos projets nous poussent à vous proposer des solutions uniques et donc des devis personnalisés.

Pouvez-vous intervenir sur tout ou partie de l’organisation d’un événement ?

Notre agence peut effectivement organiser un événement de A à Z, de la conception à la réalisation en passant par la communication et sa mise en scène.

Nous pouvons également, en fonction de vos ressources, de vos souhaits et de votre fonctionnement se charger d’une partie de votre événement :

- Définition et gestion des animations

- Gestion de la technique : analyse des besoins, installation, test et démontage

- Création d’un concept de communication, développement des supports, fabrication des PLV, pose et démontage

- Conception de la scénographie, fabrication et pose des décors

- Pose d’écrans leds géants, retransmission en live, création d’une vidéo événementielle…

Notre structure très souple et réactive nous permet de nous adapter à vos besoins et votre mode de fonctionnement. 
 
 

Quelle est la valeur ajoutée de votre agence événementielle ?

Nous construisons chaque événement comme une expérience de marque inoubliable, génératrice d’émotion positive partagée. Uniques et toujours sur-mesure, nos événements reflètent la personnalité de votre entreprise et de ses responsables. Le recours à des techniques digitales nous permet ainsi de proposer des expériences «live» créatrices de d’ émotions fortes et mémorables.

Nous considérons que l’événement doit servir efficacement les objectifs stratégiques de l’entreprise et nous utilisons l’événement en synergie avec les autres modes de communication.

Chez Prest’Agency, agence événementiel, les relations humaines sont déterminantes et nous travaillons avec nos clients et nos prestataires dans une relation de proximité, de respect et de confiance. Nous sommes toujours à l’écoute de nos clients ; ce qui nous permet de comprendre leurs besoins pour faire en sorte de bien les satisfaire après.

Malgré nos 15 ans d’existence, nous faisons toujours notre métier avec enthousiasme, énergie et envie commune !

Cette expérience riche de plusieurs centaines d’événements réussis nous permet de vous proposer le projet adapté à vos objectifs et à votre cible. Nous pouvons également structurer la bonne équipe d’experts et le bon dimensionnement correspondant à votre projet qui laissera un souvenir mémorable pour tous vos invités.

La créativité et l’innovation sont des éléments clés chez Prest’Agency, société événementiel. Ces qualités, alliées aux nouvelles technologies et au digital, nous permettent de renouveler les expériences et de proposer chaque jour à nos clients des événements uniques et personnalisés.

L’évolution de notre société à l’ère du tout internet réclame une réactivité et un renouveau de tous les instants. Nous sommes persuadés que c’est notre expérience, acquise au quotidien depuis plus de 15 ans, qui nous permet d’imaginer aujourd’hui vos projets de demain…

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