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Conseils et astuces pour réussir votre prochain événement virtuel

Le 31 octobre 2020
Conseils et astuces pour réussir votre prochain événement virtuel
Un événement virtuel ne se pense pas comme un événement physique. Il faut plus le penser comme une émission TV. Retrouvez tous nos conseils et nos astuces pour réussir votre prochain événement virtuel ou événement hybride.

Un événement virtuel, pour quelles raisons ?

Un événement virtuel ne sert pas à compenser l’annulation d’un événement physique.

Un événement digital est une véritable opportunité.

Il permet, tout comme un événement physique, de :

- connecter des êtres humains

- créer du lien entre les participants

- animer sa communauté.

 

Nos 10 conseils pour réussir votre événement virtuel

Nos 2 premiers conseils sont inhérents à tout événement, qu’ils soient virtuels, hybrides ou physiques.

 

Conseil 1 : définir les objectifs de votre événement

Quel que soit le format de votre événement, il est impératif de définir ses objectifs, à la fois principaux et secondaires.

Cette définition vous permettra de construire votre événement et de préciser sa promesse.

Enfin vous pourrez ainsi déterminer les contenus à produire pour apporter une réelle valeur ajoutée aux participants.

 

Conseil 2 : appréhender votre cible

Connaître votre cible en profondeur est essentiel.

Il faut en effet connaitre son comportement, sa motivation, ses freins ou frustrations…

Cette connaissance vous permet d’identifier les bénéfices attendus par votre public. Et de définir ce que l’on veut qu’il retienne de notre événement

Cette connaissance est la clé pour offrir une expérience utilisateur optimale et fluide – génératrice de satisfaction.

 

Conseil 3 : penser émission de télévision

Un événement virtuel doit être pensé différemment.

Dès qu’un événement devient virtuel, il faut l’envisager comme une émission de TV. Il faut ainsi y penser en ces termes.

Penser émission de TV, c’est offrir une expérience immersive à l’audience seule face à son écran d’ordinateur.

En effet un événement virtuel n’est pas un webinar. Et un plateau TV permet d’intégrer les contraintes de l’audience et notamment son temps de concentration très limité.

Il offre de nombreux avantages :

- Créer un univers et une scénographie propre à l’événement et à l’identité de marque

- Donner une réalité à votre événement virtuel – ce que ne parvient pas à matérialiser un plateau virtuel

- Offrir une crédibilité à votre événement et à ses contenus

- Combiner efficacement événement virtuel et événement physique en un événement hybride

- Favoriser l’engagement

En un mot, créer une expérience digitale de qualité

Un plateau TV c’est penser expérience vs événement.

 

Conseil 4 : prévoir une solide communication de recrutement

La multiplication des événements virtuels (bien souvent + des webinars que de vrais événements) a créé une certaine saturation pour le public. Et il devient compliqué de les inciter à s’inscrire. D’autant plus que l’on n’a pas l’attrait d’un lieu insolite ou d’un traiteur de renom pour les faire venir !

Il est donc primordial de communiquer en amont de votre événement pour inciter à l’inscription et à la participation.

La communication sera différente selon la nature de l’événement : BtoB ou BtoC.

Diffuser des informations essentielles et impactantes pour attirer votre cible (intervenant, contenus, promesse…)

Inviter des convives permet d’humaniser la relation – essentiel pour un événement virtuel.

Pensez à envoyer un Save The Date pour réserver la date de votre digital event.

Et relancer les inscrits à J-1 et H-1 avec les instructions de participation pour augmenter le taux de participation.

  

Conseil 5 : soigner la technique

La qualité sonore et visuelle participe à l’expérience utilisateur. C’est aussi une condition essentielle pour maintenir l’attention de votre audience.

Si un participant subit un son inaudible ou désagréable et une diffusion hachée, il aura vite fait de se déconnecter – sans aucune chance de le récupérer.

Vous subirez en plus une perte de crédibilité immédiate.

Vérifiez la connexion internet pour les retransmissions. Il peut être préférable de prévoir une connexion filaire spécifique pour obtenir un niveau de diffusion qualitatif et stable tout au long de l’événement.

 

Conseil 6 : impliquer votre audience

Un événement virtuel n’a rien à voir avec du face-à-face.

Le participant est seul devant son ordinateur.

Son attention peut très vitre se déliter et il n’est qu’à un clic de la déconnexion de votre événement.

La solution pour maintenir son attention : des sollicitations permanentes, des interactions récurrentes pendant l’événement.

Impliquez votre audience en la faisant participer aux prises de parole travers des séances de questions-réponses, de quiz, de sondages et autres fonctionnalités plus ludiques.

Créez de l’interactivité au moins toutes les 15 minutes pour ne pas perdre votre audience.

La passivité de l’audience génère aussi une absence de ressenti. En plus de la perte de l’attention, cette inertie limite la création de valeur ajoutée pour l’audience.

 

Conseil 7 : favoriser les rencontres

Un événement, quel qu’il soit, doit favoriser les rencontres.

Ainsi même un événement virtuel doit permettre à un participant d’élargir son propre réseau.

Contribuer au networking et à la rencontre en proposant des salles de réunions virtuelles. De nombreux outils offrent ces fonctionnalités de réseautage en ligne.

Passez de la convention au worshop en petit groupe et favorisez les échanges en petits comités facilitant la prise de parole pour certains. C’est aussi l’occasion pour votre audience de rentrer en contact direct avec les intervenants de votre événement en ligne.

 

Conseil 8 : rythmer votre événement

Donner du rythme à votre événement virtuel est essentiel car il maintient l’attention de l’audience.

Comment réussir à donner du rythme ?

- Adaptez la durée de votre événement

- Créez du teasing

- Séquencez votre événement digital en sessions

- Alternez les formats des contenus

- Créez des repères sonores et autres jingles

- Alternez les plans caméras

- Mettez en avant les temps forts

- Faites appel à un animateur professionnel…

 

Conseil 9 : raconter une histoire

Devant son écran, le participant virtuel est l’objet de nombreuses perturbations : notifications réseaux sociaux, sollicitations personnelles, lecture emails… ces dérangements peuvent entrainer une déconnexion brutale et permanente.

Utilisez le pouvoir du récit pour captiver votre audience et maintenir son attention jusqu’au bout du déroulé.

Le storytelling permet en outre de rythmer votre événement virtuel, facteur clé de succès.

Il participe en plus à transmettre de l’émotion et créer un lien fort entre vos participants et votre marque.

 

Conseil 10 : créer une scénographie identitaire

Une scénographie va faire rentrer le participant virtuel « sur une scène » qui va le sortir de son univers de bureau - univers limité à son écran d'ordinateur.

Un dispositif numérique événementiel saura réveiller son attention et surtout engendrer des émotions. C’est aussi une façon de jouer avec ses sens – expérience plus limitée sur un événement virtuel.

Cette théâtralisation permet de transmettre des contenus et messages de façon plus émotionnelle que rationnelle – renforçant ainsi sa capacité à les entendre et les retenir.

Cette mise en scène permet la création d’une ambiance et la mise en avant de votre identité de marque. C’est aussi l’occasion d’offrir une expérience immersive que les individus recherchent et partagent facilement.

 

Les principaux facteurs de succès d’un événement virtuel tiennent en 3 mots :

ATTENTION -­ INTERACTION - EXPÉRIENCE

Pour que les événements virtuels catalysent la participation, ils doivent être conçus autour de ces 3 principes - objectifs.

Sachant que ces 3 mots clés sont interdépendants. En effet offrir une expérience va capter l’attention. Tout comme privilégier les interactions va favoriser le maintien de l’attention et offrir une expérience…

L’expérience utilisateur doit être au cœur de votre dispositif pour faire de votre événement virtuel, non pas un webinar, mais un véritable événement à succès.

 

Organiser un événement virtuel nécessite du temps, de l’expertise et de l’implication – sinon vous risquez de proposer un webinar de plus. Et de perdre votre audience au fur et à mesure de votre événement digital quel qu’il soit.

Voici encore quelques astuces pour réussir votre événement virtuel 

Marquer les premières secondes

Sur un événement virtuel, on n’a pas 2 chances de faire bonne impression. Rater votre entrée en matière, c’est la déconnexion assurée !

Prévoyez une accroche percutante pour capter l’attention. N’entamez pas votre événement en épiloguant sur des questions techniques ou logistiques. Mais accueillez chaleureusement vos invités et mettez-les en confiance !

Pensez à supprimer les facteurs perturbateurs tels que téléphones des intervenants, des portes qui pourraient claquer…

 

Respectez l’horaire fixé

Commencer quelques minutes en retard, c’est la perte d’audience assurée.

 

Simplifiez l’expérience utilisateur

 N’imposez pas le téléchargement d’une application.

 

Prévoyez un scénario pour les prises de parole

Écrivez un scénario reprenant le déroulé de tous les contenus pour une fluidité des interventions.

Ce script permet également un accord parfait entre les intervenants présents et à distance et les séquences vidéo.

Ce scénario, document de travail des équipes sur le plateau TV, intervient dans le rythme de l’événement digital. Il permet de maintenir l’attention des participants en ligne.

 

Faites intervenir des modérateurs

Prévoyez au moins 2 modérateurs selon la dimension de votre événement virtuel.

Ils feront le lien entre le public et les intervenants. Ils sauront aussi quand activer ou non les micros de vos intervenants.

 

Sélectionnez avec soin vos orateurs

Faites intervenir des personnalités dynamiques, empathiques et audacieuses.

Vos intervenants doivent être habitués aux plateaux TV et aux interventions devant caméra sans public. Si ce n’est pas le cas, envisagez de les coacher pour qu’ils paraissent à l’aise.

Veillez à ce qu’ils écrivent toutes leurs interventions pour donner de la fluidité aux prises de parole.

 

Repensez le timing d’un événement virtuel

Adaptez la durée totale de votre événement en tenant compte de la concentration d’un participant devant son écran.

Organisez votre événement en plusieurs séquences courtes.

Faites des pauses régulières.

Concevez un générique et un jingle pour remobiliser votre audience après une pause ou après une intervention.

 

Adaptez vos contenus au virtuel

Proposez des slides peu chargées en texte.

Intégrez des visuels captivants et séduisants.

Présentez des infographies simples et dynamiques…

 

Pensez sécurité

Utilisez une solution qui respecte la sécurité des diffusions.

Générez des codes d’accès spécifiques pour les participants s’il s’agit d’un événement privé.

 

Communiquez après votre événement

A la suite de votre événement, envoyez un email de remerciement aux participants.

Demandez-leur de participer à votre enquête de satisfaction.

Proposez-leur les replays de vos interventions ainsi que les contenus partagés.

Joignez-leur une vidéo de votre événement qu’ils pourront partager.

 

Et enfin testez, testez et testez !

Répétez les interventions avant votre événement.

Testez le parcours de chaque public : participant, intervenant, animateur et modérateur.

Organiser un événement virtuel

Vous souhaitez organiser un événement virtuel.

événement virtuel qui peut être :

- une convention d'enteprise

- un séminaire

- une soirée d'entreprise

- un lancement de produit

- une journée portes ouvertes

- un défilé de mode...

Quelque soit le format de votre événement digital, Prest'Agency, agence événementielle, vous accompagne pour construire votre événement.

Nos équipes sont à votre disposition pour vous conseiller et gérer votre événement digital.

Rencontrons-nous pour échanger autour de vos objectifs et de votre problématique :

Prest'Agency, agence événementielle

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com

  

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