10 raisons de faire appel à une agence événementiel pour votre soirée d’entreprise

Organiser une soirée d'entreprise vous-même

Vous souhaitez organiser une soirée d'entreprise pour vos salariés ou vos clients.

Vous vous posez la question à organiser vous-même cette soirée ou passer par une agence événementielle.

Quelles sont les raisons de confier la conception et l'organisation de votre soirée d'entreprise à passer à une agence événementielle ?

Raison 1 : dimensionner l’événement en fonction d’objectifs

Une soirée d’entreprise, qu’elle soit dédiée aux salariés ou aux clients, ne doit pas être pensée comme un seul événement festif et rassembleur.

Une soirée d’entreprise doit avant tout servir l’entreprise. Cet événement doit être intégré à la stratégie de l’entreprise car il a une portée supérieure à de simples intérêts de satisfaction des participants par exemple.

Une soirée d’entreprise est un canal de communication à part entière – comme les autres savoir-faire de la communication.

> Une agence événementielle est habituée à organiser de nombreuses soirées d’entreprise toutes différentes les unes des autres.

Ainsi une agence d'événements a le réflexe de construire cet événement selon les objectifs assignés. L’agence événement va raisonner selon des problématiques de communication à résoudre et en fonction de cibles. Elle va ainsi rechercher les dispositifs les plus efficaces pour résoudre ses problématiques sans se laisser parasiter par les paillettes de la fête, les idées ou desiderata d’untel !

Raison 2 : travailler une harmonie d’ensemble

Une soirée d’entreprise, comme tout événement, se construit autour d’une thématique et des animations dans un lieu spécifique. C’est aussi une mise en scène des espaces avec scénographie, décoration, technique sans oublier le dimensionnement des prises de parole.

L’ensemble de ces éléments doit être cohérent et créer une harmonie d’ensemble qui sera ressentie par tous les participants.

> Une agence événementielle a une vision globale d’un événement. Elle le construit en gardant cette vue d’ensemble.

Chaque élément constitutif (thème, animations, décoration, lieu, scénographie…) participe à cet équilibre et vient le nourrir.

L’expertise et l’expérience des événements sont nécessaires pour garder cette cohérence et avoir la capacité de la mettre en œuvre.

Raison 3 : privilégier une ambiance

Organiser une soirée pour son public-cible, c’est aussi souhaiter leur faire vivre quelque chose de différent. Il faut donc créer une alchimie.

Le lieu participe à cette expérience. L’agence saura vous proposer un lieu avec du caractère et hors des sentiers battus qui mettra en relief votre événement.

> Une agence événementielle est capable de réinventer votre espace pour en faire un lieu magique favorisant l’immersion des participants.

Elle dispose d’une dimension technique capable de mettre en scène votre soirée et ses composantes. Faire appel à des techniciens et leur matériel (éclairage, scène, sonorisation…) ne permet pas de transformer votre lieu et de dessiner une atmosphère cohérente avec votre marque ou votre société.

L’agence saura par un visuel fort, des couleurs, des formes, une scénographie et des décorations, créer une atmosphère impressionnante et impactant qui fera rêver vos invités – et générer des émotions fortes !

Raison 4 : dimensionner votre prise de parole

Un événement sert avant tout à faire passer un message à son public.

Seul média permettant le face à face, l’événementiel garantit ainsi l’authenticité des messages. La technologie et le digital ont profondément fait évoluer les façons de s’adresser au public sur un événement. Terminés les discours top-down vers des spectateurs passifs.

Une soirée d’entreprise reste un événement festif. Il est important de dimensionner correctement votre prise de parole durant cet événement spécifique afin qu’elle soit assimilable par tous et adaptée au format de la soirée.

> Une agence événementielle saura ainsi vous accompagner dans la conception, la valorisation et la mise en scène de vos messages.

L’agence va jouer sur la scénarisation de votre prise de parole. Elle va vous aider à raconter une histoire pour capter l’attention de votre cible, convaincre et emporter leur adhésion.

L’agence de communication événementielle vous proposera toutes les formes possibles pour transmettre votre contenu : vidéos,print,gamification,artistes,animations,projections… Elle pourra aussi vous conseiller de faire appel à un expert, un journaliste, un influenceur pour donner de la conviction à vos contenus et renforcer leur impact.

Enfin une agence spécialisée en événement sera à vos côtés pour humaniser vos discours et créer une connexion émotionnelle entre vous et votre public nécessaire pour favoriser l’intégration de vos messages.

Raison 5 : être force de proposition

Le consommateur d’aujourd’hui souhaite être surpris, émerveillé et enchanté quand il fait ses achats. 

Quand il participe à un événement, il doit vivre ces mêmes émotions pour être satisfait et partager son expérience sur les réseaux sociaux. Cette viralité permettant de donner de la visibilité à l’entreprise.

> Une agence événementielle saura concevoir une soirée d’entreprise capable de surprendre votre public.

Par son expertise et son expérience, sa curiosité et sa créativité, l’agence se réinvente continuellement. Ainsi elle a les capacités de  vous proposer des contenus de soirée inédits et capables d’émerveiller et d’enthousiasmer vos invités.

Une agence d’événement redouble de créativité pour transformer votre soirée en une expérience marquante capable de générer une gratitude communicative et de ré-enchanter vos publics-cibles.

Raison 6 : avoir le choix des prestations

Une soirée d’entreprise est une alchimie subtile et complexe qui doit générer émotion et engagement.

Les animations participent à cette alchimie et contribuent grandement à la réussite de votre soirée.

> Une agence événementielle est capable de vous proposer une diversité d’animations et dans les bons dosages pour accrocher vos invités et renouveler vos soirées.

Elle peut ainsi composer un programme spectaculaire en puisant dans ses nombreux prestataires qu’elle renouvelle en permanence :

- Animations digitales et technologiques

- Artistes en tous genres, animateurs, performers

- Animations ludiques et participatives

- Animations visuelles et artistiques

- Show et spectacles visuels inédits

- Animations photos au-delà du simple photobooth

- Expériences holographiques et connectées

- Animations culinaires

- Parcours sensoriels…

Une agence événementielle regorge d’idées pour concevoir un programme sur-mesure et adapté à vos cibles susceptibles de faire vivre un moment exceptionnel et magique le temps d’une soirée !

- avec un véritable souci de la personnalisation et un sens du détail

- et une exigence de maintenir la curiosité de vos invités tout au long de la soirée.

Raison 7 : favoriser la participation des invités

Tout comme l’individu est devenu imperméable aux discours descendants et unilatéraux, lors d’un événement, il souhaite être acteur et participer.

Mais la participation sur une soirée d’entreprise ne se décrète pas. Elle s’imagine, se conçoit et s’organise.

> Une agence événementielle saura injecter les animations et les contenus susceptibles d’engager la participation de vos convives.

Elle pourra par exemple

- construire votre soirée d’entreprise autour de quiz interactifs

- Installer un « social wall » ou un « interactive wall » pour présenter les communications digitales des invités et favoriser leur engagement – tout en assurant la visibilité de votre soirée

- Proposer un show participatif ou un spectacle engageant

- Selon les objectifs dédiés à votre soirée, faire participer les invités à un atelier fresque, un graff wall…

- La gamification offre aussi de nombreuses solutions pour favoriser interactions et participations – encore une fois selon les objectifs de votre événement et la typologie de votre cible.

Les solutions pour maximiser l’engagement et la participation de vos invités sur votre soirée d’entreprise sont nombreuses.

L’agence saura doser subtilement ces sources de participation tout en maintenant l’attention des convives et en proposant une soirée festive et plaisante pour tous !

Raison 8 : être accompagné dans la communication de l’événement

La réussite de votre soirée d’entreprise passe aussi par le nombre de participants.

Ainsi il est important de communiquer pour promouvoir votre événement auprès de votre public-cible.

> Une agence événementielle saura vous accompagner pour annoncer votre événement et donner envie de participer.

Selon les objectifs de votre soirée événementielle et la typologie de vos invités, elle vous proposera de

- Concevoir l’identité visuelle de cet événement

- Définir un key visuel

- Créer les supports de communication d’annonce et de promotion tout en proposant de l’interactivité

- Vous accompagner dans la conception des messages à transmettre

- Développer la communication pendant votre soirée

- Et enfin assurer la communication post-event !

L’agence événementielle n’est pas qu’un seul concepteur de supports de communication dédiés à votre soirée d’entreprise.

A travers cette démarche, la communication véhicule l’image de votre entreprise.

Selon les objectifs dédiés à votre soirée, elle peut aussi

- promouvoir un savoir-faire,

- mettre en avant une expertise,

- faire connaître un nouveau produit

- renforcer la cohésion de groupe…

et quel que soit le contenu de la promesse de votre événement, il saura transmettre de l’émotion à travers la communication et surtout créer du lien avec votre public.

Raison 9 : mettre en avant votre identité de marque

Votre identité de marque est essentielle pour votre reconnaissance et votre différenciation vis-à-vis de la concurrence.

Votre identité doit imprégner votre soirée d’entreprise même pour un public interne.

Mettre en avant votre identité sur un événement ne se limite pas à afficher votre logo dès l’accueil de vos invités.

> Une agence événementielle saura mettre en scène votre identité tout le long du parcours client tout en l’intégrant aux différentes phases de la soirée (discours, animations…) et aux objectifs de votre événement (cohésion groupe, fidélisation client…).

Une agence d’événement saura plonger vos invités au cœur de votre marque dès leur accueil.

L’agence pourra habiller les espaces et transformer, par exemple, la façade du lieu de votre soirée avec votre identité de marque. En animant de façon dynamique les espaces extérieurs puis intérieurs, l’agence mettre en avant les messages à faire passer – tout en créant une véritable ambiance.

Plutôt que d’afficher des roll-up ou autres kakémonos classiques, l’agence saura mettre en lumière votre logo avec par exemple

- La mise en relief de votre logo imprimé en grand format et en volume – ou simplement les lettres du logo

- La projection sur les murs avec un gobo ou sur tout type de surface

- Le logo végétal si vous êtes dans un environnement éco-responsable

- Si votre soirée est l’occasion de révéler vos nouvelles couleurs, l’agence pourra concevoir un spectacle avec des artistes autour de cette révélation.

- Ou encore vous proposez un show avec un mapping video…

Encore une fois, les occasions de créer un univers autour de votre marque sont nombreuses mais elles doivent s’intégrer naturellement à votre événement.

Une agence d’événement saura mettre vos invités au cœur de votre marque et de son histoire de façon graduelle, cohérente et tout en donnant du sens à votre événement.

Raison 10 : bénéficier d’une tranquillité d’esprit

Un événement est une organisation complexe à concevoir et mettre en œuvre.

Même si chaque événement repose sur un nombre d’étapes bien définies (définition des objectifs, cible, thème, animations…), faire vivre un événement est aussi une alchimie à trouver !

Une soirée ne se résume pas au jour J. c’est aussi tout un travail de réflexion, conception, imagination et préparation en amont de l’événement. Concevoir vous-même votre soirée d’entreprise, c’est ainsi une disponibilité homme qui ne sera pas affecté à votre propre business.

Organiser une soirée d’entreprise, c’est aussi faire appel à de nombreux prestataires, artistes, intervenant qu’il faut connaître, savoir s’ils peuvent apporter une valeur ajoutée lors de la soirée – et bien sûr qu’il faut coordonner le jour J.

Ainsi le jour J, l’organisation de la soirée nécessite de gérer une multitude de tâches, comme par exemple

- prendre en charge la logistique événementielle

- gérer des artistes

- concevoir et installer scénographie, décoration, mise en lumière

- imaginer et gérer la technique (sonorisation, éclairage, scène…)

- accueillir les invités…

Même si le déroulé pour votre soirée est correctement établi, de nombreux aléas peuvent s’inviter insidieusement ! Ces aléas imposent de modifier en urgence le déroulé et de revoir les interventions de chacun.

> Une agence événementielle est rompue à ce genre d’exercice. Habituée à gérer des imprévus, elle saura maintenir le bon déroulement de votre soirée sans que vous ou vos invités n’aient conscience de changements de dernière minute.

En faisant appel à une agence événementielle, vous pourrez profiter de votre soirée et échanger avec tous vos invités, remplissant ainsi les objectifs de votre événement. Vous bénéficierez des animations, intervenants, spectacles et autres moments forts de votre soirée d’entreprise.

Confier l’organisation et la gestion de votre soirée à une agence événementielle, c’est ainsi bénéficier d’une certaine tranquillité d’esprit et une sérénité appréciable !

Organiser votre prochaine soirée d'entreprise

Aujourd’hui les événements, quels qu’ils soient, sont de plus en plus complexes à organiser.

Ils conjuguent aujourd’hui à la fois le virtuel et le réel, le digital et le physique.

De plus il est essentiel de faire vivre une expérience aux participants pour les séduire et vous différencier des concurrents.

Prest’Agency est une agence événementielle qui conçoit des expériences de marques inoubliables autour de chaque événement.

Pour notre agence, une soirée d’entreprise est un levier efficace pour engager le plus largement son audience et plonger chaque participant dans une expérience physique mémorable.

Ainsi pour Prest’Agency, l’expérience et l’émotion sont 2 marqueurs de réussite d’une soirée d’entreprise dans le but de laisser une empreinte favorable à la prise de décision ultérieure.

Très opérationnelle, notre agence s’appuie sur une expertise de plus de 20 ans, une créativité affirmée et une rigueur dans la réalisation et la finition pour organiser chaque soirée d’entreprise - sans oublier un enthousiasme sans cesse renouvelé !

Vous souhaitez pouvoir profiter de votre prochaine soirée d'entreprise et vous consacrer à votre business, confiez la réalisation de votre événement à Prest'Agency.

Nous confier cette organisation, c’est l’assurance pour vous d'une tranquillité d'esprit et pour vos invités de vivre un moment unique et mémorable.

Contactez-nous vite :

- Prest'Agency, agence événementielle

- tél : 01 47 00 05 05

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com