[Case Sudy] Prest'Agency virtualise une remise de trophées - défi et résultats

Résumé événement virtuel

La Chambre des métiers de l’artisanat a consulté Prest’Agency, agence événementielle, pour organiser la remise des trophées « Madame Artisanat 2021 ».

Descriptif événement virtuel :

- 4 lauréates à récompenser,

- 3 sponsors à valoriser,

- 2 ministres à accueillir,

- Mettre à l’honneur l’artisanat et les opportunités qu’il propose,

- Susciter de nouvelles vocations

- Et inciter de nouvelles femmes artisanes à concourir pour 2022,

Les enjeux pour Prest’Agency étaient au RDV !

La remise des trophées a eu lieu en présentiel avec les personnes concernées. Elle a été enregistrée puis diffusée sur les réseaux sociaux de CMA France, la Chambre des Métiers de l’Artisanat. La version 2021 étant hybride, la règle d’or était de ne pas faire un copier-coller de l’événement présentiel de 2020.

Les défis de cet événement digital hybride

Les trophées « Madame Artisanat » en sont à leur 2ème édition. Cet événement au passé récent ne s’est pas encore installé dans notre panorama. Il n’a pas encore son public, ses codes, sa notoriété… tout reste à inventer ! Ainsi une attention toute particulière à l’univers de l’événement et de l’entreprise était attendue.

Les métiers de l’artisanat ont du sens et font sens en cette période de pandémie. Les artisans mettent l’humain au cœur de leurs aspirations. Ils mettent en avant le caractère unique et irremplaçable de la compétence humaine. L’artisanat allie tradition et modernité, proximité et échange. La remise des trophées devait refléter ces valeurs. Challenge d’autant plus grand que l’événement était en différé et sous un format virtuel.

Le déroulé de l’événement s’articulait autour de 4 remises de trophées et de nombreux intervenants. Ayant lieu en présentiel mais s’adressant à une audience virtuelle, capter et maintenir leur attention s’annonçait l’enjeu majeur de cet événement.

Les solutions Prest'Agency pour un événement virtuel exceptionnel

1 – proposer une scénographie événementielle et qualitative

Organisé dans un auditorium, Prest’Agency a su transformer cet espace classique et froid.

L’agence a réussi à créer une ambiance chaleureuse et dynamique, à l’image des 4 lauréates – et des valeurs de l’artisanat.

L’implantation d’écrans leds géants et d’un mobilier design ont créé une alchimie entre l’espace et les intervenants.

Contenus, décor esthétique, éclairage, mise en scène… tous ces ingrédients ont suscité des émotions et sentiments positifs. L’auditorium un peu terne s’est transformé en un environnement captivant et moderne. Cette métamorphose a plongé les participants dans une expérience mémorable.

2 – mettre en scène les messages à faire passer  

Capter et maintenir l’attention des participants en ligne est le défi majeur d’un événement virtuel.

Une remise de trophées est un événement très impliquant pour les personnes concernées. Certainement moins pour l’ensemble du public. Il faut ainsi en permanence relancer son intérêt.

Diffusé en ligne contrairement à la version précédente, la gestion du temps de cet événement doit être complètement repensée.

Prest’Agency a ainsi créé un parcours utilisateur sur toute la durée de l’événement. L’agence a placé les messages au centre de l’événement.

Nous avons ainsi remplacé les discours classiques et la remise du trophée par une véritable histoire autour des lauréates. L’objectif de ce scénario était de maintenir l’attention et surtout de générer une connexion émotionnelle entre les publics virtuels et physiques.

Pour les faire adhérer, nous avons conçu une mise en scène unique soutenue par des médias et contenus très variés :

- Jingle en motion design comme une production télévisuelle

- Reportages vidéo

- Interview filmées pour offrir une communication fluide pour ranimer l’attention du public

- Synthés mettant en avant chaque intervenant reprenant les codes de la TV

- Transitions animées et interactives

- Slides design, lisibles et accompagnant judicieusement les interventions.

Prest’Agency a ainsi mis l’expérience participant au cœur de cette remise de trophées.

Nous avons conçu des contenus riches, uniques et immersifs.

Un scénario a été élaboré pour garder le public à l’écoute le temps de l’événement. En alternant interventions humaines et activations courtes et en enchainant des supports divers et variés.

Nous avons raconté une histoire tout au long de la remise de prix. Cette structure narrative a favorisé l’implication de l’audience. Ce storytelling nous a permis d’accrocher le public et de générer des émotions tout en le plongeant dans une atmosphère chaleureuse et dynamique.

 La présence d’une animatrice professionnelle a permis de donner du rythme et de faire vivre l’événement. Elle a su conférer de la proximité à la remise de trophées. De plus cette animatrice sur France TV a su créer du lien et faire partager au public présentiel et distanciel des émotions positives. Tout en donnant de l’interactivité à l’événement.

3 – mettre la technique de l'événement au service de l’humain  

Un événement virtuel n’est pas une visioconférence Zoom avec son cortège de visages en miniature sur les écrans ! Format de réunion qui génère en plus lassitude et fatigue.

Nous avons offert à cet événement un véritable plateau TV pour pallier aux contraintes liées à l’audience et sa volatilité. Ce dispositif était équipé de plusieurs caméras motorisées et fixes pour permettre une réalisation dynamique mobilisant participants et audience online. Et capter les moments clés tout en retransmettant les émotions sur le plateau.

Ce plateau caméra a permis ainsi de varier les images, les plans larges et serrés et les cadrages pour donner du rythme. Cette réalisation évite l’image fixe et sans relief incitant les participants à décrocher.

Un soin tout particulier a été apporté au son pour le confort des publics.

Tout comme la mise en lumière du plateau. Des éclairages traditionnels et robotisés ont su soigner la mise en image de chaque intervenant.

Le plateau TV était équipe d’écrans leds géant offrant plus de 25m² de surface pour immerger les participants dans l’univers de l’événement.

La captation vidéo et l'enregistrement était réalisés en Ultra Haute Définition. Notre solution permet une multidiffusion simple, fluide sans compromis sur la qualité. Le protocole de streaming apporte une image full HD sans latence.

Cette technique a offert une expérience de visionnage très qualitative au public présent tout comme à l’audience en ligne.

Les résultats obtenus pour cette remise de trophées virtuelles

- Près de 5 000 vues uniques

- Un nombre de visionnage 8 fois supérieur à la version précédente

- Recrutement de nouveaux abonnés sur la chaîne Youtube et la page Facebook

- Génération d’une centaine de commentaires sur un total de 350h de visionnage.

Prest’Agency a ainsi réussi à travers la conception et la gestion de cet événement à maximiser sa portée et l’engagement du public.

En plus de ces KPI très performants, Prest’Agency a conçu une mise en scène autour de l’humain. Loin d’une image éthérée et froide, la créativité est venue nourrir l’événement. Et lui donner ce supplément d’âme qui suscite un lien émotionnel. Et tellement cohérent avec les valeurs de proximité, de partage, de convivialité et de passion liée à l’artisanat.

Cette mise en scène et son scénario ont permis aux intervenants d’être en empathie avec le public. Et ainsi de proposer une véritable expérience digitale mémorable.

Guide pratique événement virtuel

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Organiser un événement virtuel

Vous souhaitez organiser un événement virtuel :

- convention

- conférence

- remise de trophées

- séminaire

- soirée d'entreprise

- réunion

- assemblée générale...

Prest'Agency, agence événementielle vous accompagne pour concevoir l'événement qui saura susciter l'intérêt de votre public. et maintenir son attention. en lui faisant vivre une expérience mémorable.

Contactez-vite nos équipes qui sont à votre écoute

- Prest'Agency, entreprise événementielle

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com