soirée entreprise : les 10 erreurs à éviter pour organiser une soirée événement

Vous organisez une soirée d'entreprise

Qu'il s'agisse d'une soirée de gala, une soirée de lancement de produit, une soirée incentive ou n'importe quelle autre soirée entreprise,

Quelles sont les 10 erreurs à éviter pour l'organisation de votre soirée ?

Erreur n°1 – ne pas définir la finalité première de la soirée

« Et si on organisait une soirée de gala pour nos clients ! »

Un événement ne se décide pas sur un coup de tête lors d’une pause-café. Ni après avoir assisté à un événement particulièrement réussi d’un confrère qui nous en a mis plein la vue !

Un événement est une variable stratégique comme n’importe quel autre savoir-faire de la communication. C’est un levier très puissant qui offre ce qu’aucun autre canal ne permet : rencontrer physiquement son public !

Ainsi une soirée d’entreprise, comme n’importe quel autre événement, doit répondre à des objectifs précis :

- Renforcer la visibilité de l’entreprise

- Faire connaitre le lancement d’un nouveau produit

- Recruter de nouveaux collaborateurs

- Renforcer l’esprit d’équipe et favoriser l’adhésion

- Favoriser la présence à l’esprit de l’entreprise auprès de ses clients

- Créer du lien entre la marque et ses clients, partenaires, prescripteurs

- Faire évoluer l’image de l’entreprise.

Donc la première étape, quand on organise une soirée événementielle, c’est de lui adjoindre des objectifs précis en termes de notoriété, d’image et de fidélisation.

Cette finalité sera le fil conducteur de la conception de l’événement par l’agence. Ainsi chaque étape dans la création et l’organisation de la soirée de gala devra répondre à ces objectifs.

Définir des objectifs permet aussi de s’assurer que la soirée entreprise se réalise efficacement et d’établir un ROI une fois l’événement passé.

Erreur n°2 - ne pas définir d’objectif en termes de cible et de contenu à l’évènement

L’objectif résume ce que l’entreprise attend de son événement.

Cependant l’événement s’adresse à un public spécifique.

Et c’est de lui dont on attend une action à travers cette soirée d’entreprise ou tout autre événement.

Il est important de définir précisément votre cible pour concevoir un événement qui saura la séduire et la faire agir dans le sens de vos objectifs.

Plus la définition de la cible sera précise, plus votre événement sera efficace.

Vous devez ainsi définir votre public-cible selon ses caractéristiques propres telles que sexe, âge, profession, critères géographiques, CSP, niveau de revenu, compétences, formation…

- Mais aussi connaître ses attentes, ses peurs, les obstacles à assister à votre soirée,

- Que peut lui apporter votre événement

- Quelle valeur peut-il en retenir

- Quel message doit-il retenir

- Quelle attitude doit être changée ?

- Comment cela se traduit-il dans le programme et la grille des programmes ?

Chaque événement doit être conçu pour dimensionner une prise de parole.

Après avoir défini précisément votre cible, vous devez répondre à la question : comment traduire ce que votre événement doit apporter à votre public-cible ?

Vous devez ainsi déterminer les messages à faire passer et définir l’axe de votre communication.

Erreur n°3 - ne pas « soigner » les invitations qui participent à la valorisation des invités ou prospects

L’invitation est le premier support que vos invités vont recevoir de votre entreprise.

C’est le premier contact avec votre entreprise.

C’est aussi l’invitation qui va inciter ou non vos cibles à participer à votre soirée d’entreprise.

L’invitation doit ainsi donner envie à vos invités de participer à un événement qui apparait comme exceptionnel !

Le design doit être esthétique et cohérent avec votre public. L’identité de votre entreprise doit apparaitre au premier coup d‘œil.

Les informations doivent être facilement lisibles.

Et pour commencer l’expérience de votre événement, simplifiez au maximum les conditions d’inscription à l’aide d’un site web dédié ou d’une plateforme.

Erreur n°4 – ne pas  veiller au contexte d’accueil de vos invités

Comme disait David Swanson, “vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression.”

L’accueil de vos invités est primordial.

Les invités arrivant généralement tous en même temps, prévoyez les conditions optimales pour un accueil positif et sans stress :

- Entourez-vous d’hôtes et hôtesses en nombre suffisant et surtout avec un comportement enthousiaste et souriant

- Utilisez des outils digitaux pour simplifier et fluidifier cette étape et donner une image moderne de votre entreprise. Ces outils numériques vous permettront d’obtenir des datas jouant le rôle de KPI dans l’appréciation de votre soirée lors de votre débrief une fois l’événement terminé.

- Créez une ambiance à l’aide d’éclairage, de musique, d’image, de décoration et d’une scénographie dès l’arrivée de vos invités. Prévoyez des artistes déambulatoires adaptés à votre thème qui les surprendront et participeront à leur expérience !

Erreur n°5 - ne pas définir de thématique ou de fil conducteur à l’organisation de l’évènement

Le thème tient compte des étapes précédentes dans la définition de votre événement : objectifs et cible.

Choisir un thème, c’est donner une ligne directrice à votre soirée entreprise. C’est assurer une cohérence tout au long de votre événement.

Le thème est différent de l‘occasion d’organisation de votre événement comme peut l’être l’anniversaire de l’entreprise ou la soirée des vœux.

Ce thème doit être compréhensible, adapté à la cible et suffisamment fédérateur pour plaire au plus grand nombre.

Il va vous permettre de construire une soirée sur-mesure et différenciante

Le thème va nourrir la soirée et inspirer la scénographie, la décoration, les animations, la communication et les messages.

Le thème n’est pas seulement une lubie des organisateurs ou la tendance du moment. C’est la colonne vertébrale de votre soirée événementielle qui va immerger vos invités dans un univers exceptionnel !

Erreur n°6 – choisir des animations hors cible ou hors de la thématique définie pour la soirée

L’important de définir la cible précisément, c’est de pouvoir construire la soirée en fonction d’elle et surtout pour elle !

Les animations ont pour but de divertir les participants et de créer de l’interactivité.

Les animations participent à la création d’expérience que veulent vivre les consommateurs d’aujourd’hui.

Les animations doivent ainsi être adaptées à la cible et s’intégrer dans la thématique.

Elles peuvent être de nature diverses :

- Ludiques

- Technologiques

- Culturelles

- Participatives

- Contemplatives

- Créatives

- Collaboratives…

Proposez un programme d’animations variées et sur-mesure. Organisez-les dans un enchainement graduel et cohérent.

Et surtout proposez des animations susceptibles de générer des émotions et un souvenir mémorable chez vos invités !

Erreur n°7 – ne pas créer de scénographie de l’évènement

L’événementiel ce n’est pas seulement une équation simple à résoudre avec un thème et des animations.

La technologie a bousculé les comportements des consommateurs qui veulent vivre des expériences qu’ils pourront partager sur les réseaux sociaux.

L’imbrication du digital a impacté durablement la conception des événements.

En effet l’événementiel devient un fabricant d’expérience.

La scénographie va vous permettre de mettre en scène votre événement et de plonger les participants dans un univers magique et spécifique.

La scénographie peut créer de réelles sensations et faire rayonner votre événement participant à la viralité de votre soirée événementielle sur les réseaux sociaux.

Erreur n°8 - ne pas proposer d’animations ou d’activités innovantes voire insolites et fédératrices

La technologie s’est imposée à tous.

Habitués à l’utiliser dans leur quotidien, les participants veulent la retrouver sur les événements.

- Proposez à votre public des animations technologiques comme du laser game, des simulateurs, de la réalité virtuelle ou augmentée, jeux vidéo…

- Faites intervenir des robots

- Innovez avec les neurosciences et les animations par la pensée

- Initiez les participants aux courses de drones

- Vous pouvez aussi proposer des animations plus traditionnelles mais remises au goût du jour avec un lifting digital

- Voir encore des animations fédératrices et plébiscitées par les millenials tels les karaokés, les quizz musicaux...

Erreur n°9 - négliger la mise en œuvre technique son, éclairages et vidéo qui concourent à la mise en valeur des lieux et des animations

Un lieu n’est pas forcément adapté à organiser un événement :

- La lumière est blafarde

- Le système audio est insuffisant pour retransmettre vos discours

- Il n’est pas équipé d’écrans leds pour la diffusion de vos vidéos

De plus créer une ambiance chaleureuse et festive ne se décrète pas. Il faut aussi y contribuer.

Vous allez faire appel à des chanteurs et danseurs, des numéros artistiques, un spectacle d’hypnose, un influenceur… Il est important de prévoir un éclairage de la scène ou de la piste de danse.

- Vous allez faire passer des messages importants, pensez à sonoriser correctement votre espace événementiel.

- Accueillez vos invités avec une mise en lumière extérieure du site.

- Affichez vos couleurs de marque et votre identité en extérieur dès l'arrivée de vos convives

- Projetez un spectacle de mapping vidéo ou de show laser sur la façade du lieu

- Mettez en valeur un lieu exceptionnel

- Retransmettez en live votre événement sur écrans géants pour les participants et en streaming pour ceux qui n’ont pu se déplacer

- Soutenez les moments charnières de vos intervention avec de l’éclairage et des effets spéciaux

- Créez une expérience sensorielle unique grâce à une technique étudiée spécifiquement pour votre événement.

- Mettez au service de votre événement de l’éclairage, de la sonorisation, écrans led, vidéo…

La technique peut même vous permettre d’organiser une soirée d’entreprise dans un lieu non adapté comme le parking extérieur de votre société - Voir notre article

Erreur n°10 – ne pas assurer le « service après-vente » de la soirée en mesurant la satisfaction des invités et la « viralisation » de l’évènement

Après votre soirée événementielle, il est important de mesurer son impact au regard des objectifs de votre événement.

Pour mesurer son attractivité, définissez des des KPI simples à suivre comme par exemple :

- Nombre d’invitations envoyées

- Nombre d’inscrits

- Nombre de participants

- Visites sur le site dédié à l’événement

- Nombre de publications sur les réseaux sociaux

 Proposez également un questionnaire de satisfaction aux participants.

Et prolongez l’expérience de votre événement en mettant en ligne photos, vidéos et contenus proposés aux invités.

Organisation de votre prochaine soirée entreprise

Vous souhaitez organiser pour vos clients une soirée de gala ou une soirée d entreprise pour vos salariés.

Prest'Agency, agence événementiel, vous accompagne pour organiser une soirée événementielle impactante qui plaise à votre public-cible et réponde aux objectifs que vous vous êtes fixés.

Nos équipes sont à votre disposition pour vous rencontrer et échanger à ce sujet.

Contactez-nous vite !

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