Soirée d'entreprise, un événement festif et bénéfique pour votre entreprise

Qu’est-ce qu’une soirée d’entreprise ?

La soirée d’entreprise fait partie des différents événements professionnels qui servent une société ou une marque comme : le séminaire, la convention, la journée portes ouvertes, l’anniversaire d’entreprise, le lancement de produit, la conférence de presse, le défilé de mode…

La soirée d’entreprise peut s’adresser à une cible interne à l’entreprise (les salariés) ou être à destination d’un public externe, comme les clients, les prospects, les partenaires…

La soirée d’entreprise est un événement festif, unique avec un contenu spécifique qui répond à des objectifs variés.

Selon la cible et les objectifs dédiés, la soirée d’entreprise peut être :

- Prestigieuse, exceptionnelle ou de gala

- Conviviale et chaleureuse

- Ludique et récréative…

Quelle que soit la nature de cet événement, la soirée d’entreprise est un véritable enjeu pour l’entreprise. Elle doit servir l’entreprise. C’est pourquoi elle doit être à son image et conforme à ses valeurs et sa personnalité.

Pourquoi organiser une soirée d’entreprise ?

La soirée d’entreprise est un outil managérial.

- la soirée d'entreprise pour l'interne

A destination des collaborateurs de l’entreprise, elle permet à tous de passer un moment agréable, souvent dans des périodes avec une charge de travail élevée.

Une soirée professionnelle permet aussi d’évacuer le stress accumulé au cours de l’année lors de missions complexes et nécessitant une forte implication des équipes.

En interne une soirée d’entreprise est bénéfique pour promouvoir les relations entre collègues. Elle facilite également les échanges entre les salariés et les équipes dirigeantes. C’est une opportunité pour resserrer les liens ; très souvent la soirée d’entreprise est l’occasion de célébrer les réussites de l’entreprise. En remerciant les salariés, la soirée d’entreprise développe le sentiment d’appartenance et renforce l’esprit d’entreprise.

La soirée d’entreprise offre une parenthèse festive à toute l’entreprise.

- la soirée d'entreprise pour l'externe

A destination d’un public externe, la soirée professionnelle permet de renforcer la fidélité des clients.

Elle peut ainsi créer la surprise chez les clients, marquer les esprits et ainsi positionner la marque ou la société comme un prestataire « à suivre ».

La soirée d’entreprise est aussi un moment idéal pour diffuser des contenus corporate qui vont tout à la fois intéresser, rassurer, susciter la curiosité et inciter les clients à renforcer leurs liens avec elle.

Ainsi une soirée professionnelle va renforcer la notoriété et travailler positivement l’image de l’entreprise.

Où organiser votre soirée d’entreprise ?

Une soirée d’entreprise peut être organisée dans vos locaux si ceux-ci s’y prêtent plus ou moins.

L’organisation de votre soirée de gala dans votre entreprise nécessite des aménagements spécifiques pour en faire un lieu festif.

Aménagements à prévoir pour organiser votre soirée dans vos locaux :

- De la technique adaptée avec des éclairages, de la sonorisation, des écrans vidéo, une scène avec des pupitres pour les discours…

- De la décoration pour créer une ambiance festive

- Signalétique, PLV et supports de communication pour diffuser des contenus corporate

- Une scénographie pour habiller les espaces et valoriser votre site

Location d'un lieu pour organiser votre soirée

Une soirée professionnelle peut aussi être programmée dans un lieu adapté à l’événementiel.

Pour plonger vos invités au cœur de votre marque et créer une ambiance qui sublimera votre soirée, la lumière et la sonorisation sont des éléments essentiels de la mise en scène des espaces. Valorisez également les espaces d’arrivée pour accueillir vos invités et prévoyez de la signalétique pour les aider à se repérer dans votre site.

Avant de réserver l'espace pour votre événement, faites une visite sur place pour valider que ce lieu soit adapté à votre soirée.

Quels types de soirée organiser ?

Vous pouvez organiser 3 types de soirée :

- une soirée organisée dans l'année spécifiquement pour un public donné

- une soirée calendaire comme par exemple

    - Une soirée des vœux en fin d’année

    - Une summer party avant les vacances estivales

    - une soirée pour Halloween…

- une soirée organisée dans le cadre d'un événement global et qui va clore cet événement comme par exemple :

- Une soirée d’anniversaire d’entreprise

- Une soirée de journée portes ouvertes

- Une soirée de lancement de produit

- Une soirée incentive suite à un séminaire

- Une soirée convention d’entreprise

- Une soirée de gala pour finir un congrès, un séminaire ou un salon professionnel

- Une soirée des vœux en fin d’année pour clore un séminaire de débit d'année.

Les éléments importants d’une soirée d’entreprise

Pour réussir votre soirée d’entreprise, vous devez prendre en compte tous ces éléments :

- Définir un lieu accessible ou prévoir les moyens de transports si besoin

- Arrêter une date opportune et facile pour tous

- Déterminer un thème fédérateur

- Concevoir des animations adaptées à la cible

- Choisir une décoration qui va sublimer votre soirée

 - Prévoir la technique nécessaire

- Réserver une restauration cohérente avec le thème et vos publics

- Concevoir une communication en amont de votre événement, pour le déroulé de votre soirée et à la suite de ce moment festif.

Quelles animations pour votre soirée d’entreprise

Le format de votre soirée va dépendre des objectifs qui lui sont assignés et de la cible concernée.

1ère étape dans l’organisation de la soirée :

définir une thématique suffisamment fédératrice et puissante qui plaise au plus grand nombre.

Toutes les animations proposées pour la soirée d’entreprise viendront nourrir le thème.

Proposez des animations artistiques, ludiques, visuelles, interactives et digitales.

Lors de l’accueil de vos invités, optez pour des animations déambulatoires qui défileront auprès des participants et donneront le ton de la soirée.

Atout au long de la soirée, alternez les types d’animations pour rythmer votre événement.

N’oubliez pas l’animation photo pour amuser vos invités, leur laisser un souvenir sympathique et diffusez le contenu de votre événement sur les réseaux sociaux pour donner de la visibilité à votre entreprise.

Quelle technique sur votre soirée d’entreprise ?

Prévoyez la technique nécessaire pour chaque moment de votre soirée de gala :

Une scène pour les discours, les numéros artistiques et autres animations visuelles.

Des écrans leds pour venir appuyer votre événement, pour favoriser la diffusion des moments importants et valoriser vos contenus corporate.

De l’éclairage et de la sonorisation pour mettre en scène les espaces et permettre la diffusion des messages.

Vous pouvez également sublimer les espaces en projetant votre logo sur la façade de votre lieu pour plonger vos invités au cœur de votre marque. Prévoyez aussi un mapping vidéo, véritable spectacle scénographique qui plongera vos invités dans une expérience immersive. Vous souhaitez communiquer autour de l’histoire de votre entreprise, concevez et projetez sur les murs un spectacle vidéo retraçant les grandes étapes de votre société.

Intégrer les réseaux sociaux pour votre soirée d’entreprise

- En amont de votre événement, utiliser Facebook pour lancer votre soirée professionnelle et communiquer toutes les informations pratiques.

- Lors de votre événement, installez un social wall pour afficher de manière visuelle et interactive toutes les publications des participants de plusieurs réseaux sociaux grâce au hashtag #votreevenement.

- Après votre événement, publiez photos et vidéos de votre soirée d’entreprise.

Organiser votre soirée d'entreprise

Vous souhaitez organiser une soirée professionnelle pour vos collaborateurs et/ou vos clients.

Concevoir et préparer soi-même une soirée BtoB nécessite un savoir-faire et prend beaucoup de temps.

Faites-vous accompagner par un expert de l'événement professionnel.

Nos équipes sont à votre disposition pour concevoir la soirée d'entreprise à votre image et adaptée à votre public.

Contactez Prest'Agency, agence événementielle :

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com

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