Organisez vos événements de rentrée, du séminaire à la soirée d'entreprise

Les vacances à peine finies, l’arrivée du dernier trimestre arrive à grands pas, laissant peu de temps pour atteindre voire dépasser les objectifs annuels arrêtés pour votre entreprise ou votre business.

Quels sont les événements à organiser de septembre à décembre pour préparer à la fois une rentrée inspirée et inspirante et garantir la pérennité de votre entreprise en atteignant les objectifs définis ?

Un événement de rentrée, pour quoi faire, pour qui les organiser ?

On peut distinguer les événements internes destinés aux collaborateurs de l’entreprise aux événements extérieurs ciblés sur les clients et autres consommateurs, que l’on soit en BtoB ou en BtoC.

ÉVÉNEMENTS INTERNES

1 – séminaire de rentrée

Vous avez profité des vacances d’été pour prendre du recul et pour formaliser de nouveaux projets, une nouvelle stratégie ou une nouvelle organisation. La rentrée est la période idéale pour proposer remaniement ou modification au sein de l’entreprise

Organisez un séminaire de rentrée pour vos collaborateurs.

Ce séminaire de rentrée peut être l’occasion de présenter et d’intégrer les nouvelles recrues à l’ensemble du groupe.

Un seul mot d’ordre : sortez du cadre ! Pour proposer des refontes, privilégiez des lieux en dehors de l’entreprise et des habitudes de travail et de fonctionnement. En dehors du contexte habituel, vos collaborateurs feront certainement preuve de plus d’écoute et d’enthousiasme ! Cela permet également d’établir un dialogue entre direction et salariés.

Pour créer une ambiance fédératrice, n’hésitez pas à utiliser une application ludique et interactive qui animera vos présentations avec la possibilité donnée à vos participants de poser des questions en live, de donner des avis. Pour amener leur participation, vous pourrez également proposer des quizz, des votes, des sondages…

Et mettez en scène vos messages à travers une vidéo dynamique et inspirante pour enthousiasmer vos collaborateurs.  

2 – séminaire pour vos commerciaux

A la fin du mois d’août, les esprits sont parfois encore au soleil. Coupés du terrain depuis plusieurs semaines, les commerciaux peuvent parfois peiner à se remobiliser d’eux-mêmes autour d’objectifs business concrets et ambitieux.

Organisez un séminaire pour vos commerciaux afin qu’ils reprennent très rapidement contact avec l’entreprise et le business et replongent dans le grand bain des ventes !

Une journée peut suffire à remettre vos commerciaux sur les rails des affaires.

Dans un lieu déconnecté de l’entreprise, chaleureux et confortable, proposez à vos commerciaux une matinée alternant :

- Vos discours pour donner la direction de l’entreprise et fixer vos objectifs d’ici la fin de l’année

- Teambuilding pour impliquer vos commerciaux, favoriser la cohésion et renforcer leur esprit d’équipe.

Enchaînez avec un après-midi loisirs et détente autour d’olympiades et d’activités sportives, ludiques et innovantes !

Vous pouvez leur proposer un escape game, véritable jeu d’aventure et de réflexion en intérieur et en réalité virtuelle qui saura resserrer les liens entre vos commerciaux et booster la cohésion du groupe avec passion et humour !

Vous souhaitez remobiliser vos forces de vente après un événement interne perturbant (fusion, licenciement…) ou vous observez une baisse drastique des résultats. Faites appel à un intervenant de prestige, une personnalité du monde de l’entreprise ou du sport qui saura faire passer les messages avec conviction et entrain et remotiver vos commerciaux pour atteindre les objectifs fixés.

3 – Workshop ou atelier innovation

Suivez les codes du moment et délaissez les réunions stériles et inefficaces et optez pour de véritables Workshop ou Innovation Lab, variantes 3.0 des réunions, plus en accord avec les nouvelles organisations.

Privilégiez des petits comités, surtout changez d’air et proposez des formats inédits :

- Le « co-walking » ou « walking meetings » ou encore le « walk and talk » : marcher et s'aérer la tête accroît la productivité, booste le moral et surtout aiguise la créativité. Ce format va permettre d’insuffler facilement une énergie nouvelle et régénérante.

-Le stand-up meeting: travailler debout incite à aller droit au but. Ce nouveau format transmet aux participants une énergie dynamique qui va permettre de rendre la réunion plus productive et collaborative tout en développant et consolidant l’esprit et la cohésion de l’équipe.
- Le gamestorming peut également permettre la génération d’idées et de résolution de problèmes qui sont volontairement présentées sous forme de jeux. Le format jeu permet à chacun de se senti plus à l’aise et de sortir du formalisme d’une réunion traditionnelle déployant investissement, énergie et travail d’équipe chez les participants.  

Ces différentes techniques permettre d’organiser des workshop ou brainstormng qui vont booster la créativité de vos participants tout en facilitant la prise de décision

4 – événement de recrutement

Vous avez besoin de renforcer vos équipes, organisez un afterwork RH ou soirée de recrutement sans formalisme en dehors du cadre professionnel habituel.

Rencontrer des candidats dans un lieu atypique et dans un format peu conventionnel permet aux candidats de se présenter plus détendu et sous un angle plus humain révélant ainsi leur vraie personnalité.

C’est l’occasion également pour eux de rencontrer leurs prochains collègues et managers qui leur vanteront l’entreprise, ses valeurs et ses missions. Vous pouvez à travers des outils interactifs présenter des projets réalisés par les personnes nouvellement recrutées afin de donner envie aux candidats de votre afterwork d’intégrer votre entreprise rapidement.

L’important pour votre séminaire de recrutement est de trouver un lieu inhabituel, chaleureux et à l’image de votre entreprise. Utilisez tous les outils multimédia pour transmettre une image innovante et dynamique à votre entreprise et la positionner comme un acteur incontournable.

ÉVÉNEMENTS EXTERNES

1 – convention

Vous souhaitez renforcer la proximité avec vos clients et positionner votre entreprise comme la marque experte et référente dans son domaine, organisez une convention d’entreprise à destination de vos clients.

Une convention d’entreprise est une occasion unique de :

- Fédérer vos clients, prospects et leaders influents autour de votre entreprise ou de votre marque

- Donner du sens à la relation

- Prouver l’expertise et conforter l’image de leader dans son domaine

- Renforcer la dimension relationnelle

- Accompagner vos cibles dans leur problématique business et métier

Invitez vos clients dans un espace cohérent avec votre secteur et avec la typologie de votre cible.

Vous intervenez dans l’univers de la mode, pourquoi ne pas inviter vos clients à l’Institut de la Mode ; vous proposez des services haut de gamme, organisez votre convention dans un palace…

Au niveau de la convention, proposez à vos clients différents formats d’événements :

- des ateliers pour être informé des tendances business, avoir une vision élargie du marché et apporter une valeur ajoutée centrée sur une expertise professionnelle

- des rencontres avec des experts pour monter en compétence et mettre en avant des offres à venir

- des échanges avec des entrepreneurs pour découvrir les meilleures pratiques illustrées avec des cas pratiques et procéder à un partage d’expérience sur différents secteurs

- une conférence pour leur proposer des contenus spécifiques, pertinents, attractifs et de renforcer leur pouvoir d’influence.

La participation d’une personnalité reconnue et VIP à la conférence donnera à vos invités l’opportunité de vivre un moment d’exception et suscitera à n’en pas douter un relationnel durable avec vous.

2 – Journée Portes Ouvertes

Organiser une « journée portes ouvertes » (JPO) pour votre entreprise permet de communiquer auprès de vos publics et d’accroître votre visibilité. C’est également l’occasion d’afficher votre expertise et votre savoir-faire et ainsi de fidéliser vos clients tout en recrutant de nouveaux prospects.

Selon votre type d’entreprise et votre actualité, votre Journée Portes Ouvertes prendra diverses formes :

- vous êtes une entreprise industrielle : profitez de votre journée portes ouvertes pour présenter votre nouvelle usine, une nouvelle machine

- vous êtes une entreprise vendant des produits à haute technologie : pour valoriser votre expertise et votre savoir-faire, proposez une approche formative de votre JPO

- vous êtes une entreprise commerciale, la journée portes ouvertes peut vous permettre de mettre en avant vos nouveaux produits

- vous recherchez de nouveaux collaborateurs, organisez une journée portes ouvertes pour présenter votre entreprise sous une dimension humaine tout en établissant un climat de confiance.

- votre entreprise fête son anniversaire, c’est l’occasion d’organiser une JPO pour dévoiler l’envers du décor tout en valorisant expertise et savoir-faire.

Nos 3 conseils pour votre Journée Portes Ouvertes :

1er conseil : scénariser votre journée Portes Ouvertes

- Organisez des visites d’entreprise selon un parcours de visite au cœur de votre usine qui permettra à vos clients et prospects de rencontrer vos salariés afin de démontrer savoir-faire et dimension humaine de votre structure

- Vos produits nécessitent de connaissances techniques, planifiez des ateliers pratiques afin que vos clients puissent manipuler, comprendre et tester vos produits

- Mettez en place des conférences pour communiquer sur les tendances, les évolutions de votre secteur et permettre à vos clients de gagner en compétences

2ème conseil : Mobiliser vos collaborateurs

- Une journée portes ouvertes équivaut à une opération de séduction pour l’entreprise. Il est important de placer vos collaborateurs au cœur du dispositif.

- L’implication de vos salariés nécessite de leur expliquer en amont les objectifs de votre JPO et les bienfaits que vous attendez de cet événement.

- Mettez alors en avant vos salariés les plus enthousiastes et les plus à l’aise avec le public !

3ème conseil : Rechercher la crédibilité

- Invitez une personnalité à forte visibilité (blogueurs, influenceurs, journalistes) qui incitera clients et prospects à participer à votre journée portes ouvertes et vous permettra de relayer en ligne votre événement et ainsi de créer le buzz

- Faites rencontrer un expert de votre secteur ou une personnalité reconnue afin de crédibiliser votre événement JPO et votre entreprise.

Profitez de votre journée portes ouvertes pour organiser une soirée de gala et convier vos invités afin de leur proposer un moment festif et mémorable. Cette soirée événementielle vous permettra de créer un lien privilégié avec vos clients et de les fidéliser à long terme.

3 – inauguration

A l’instar d’une journée portes ouvertes, vous pouvez à l’occasion d’une nouvelle usine, d’un nouveau siège social ou d’une nouvelle machine révolutionnaire, organiser une inauguration au sein de votre entreprise et inviter vos clients et prospects.

Cette inauguration peut reprendre le fil conducteur d’une journée portes ouvertes.

Vous pouvez cependant organiser un mapping vidéo pour valoriser vos nouveaux bâtiments voire un spectacle de feu d’artifices ou un show laser projeté sur la surface de votre entité.

4 – lancement de produits

Un lancement de produit est un véritable enjeu pour une entreprise.

C’est aussi une occasion unique de faire parler de l’entreprise et de lui donner de la visibilité tout en se démarquant de la concurrence.

Organiser un  lancement de produit nécessite d’événementialiser et de mettre en scène la marque et le produit afin de susciter l’intérêt des publics cibles et de marquer les esprits.

- Commencez par proposer des lieux à la mesure de votre lancement et en cohérence avec votre cible : ça peut aller du château ou du palace, à l’appartement cocooning, à la création d’une boutique éphémère ou la privatisation d’un lieu branché !

- Événementialisez votre lancement de produit en créant un concept de communication créatif et remarquable que vous pourrez décliner à loisirs sur tous vos supports, sur tous les lieux…

- Au lieu d’animer une présentation classique, créez des expériences de marques et scénarisez votre environnement afin de créer un souvenir inoubliable. Encourager les cibles potentielles à interagir avec vos nouveaux produits et à relayer l’expérience sans oublier de mettre en avant les singularités de la marque.

- Allez sur les territoires de l’image, des médias et du digital pour donner à votre lancement de produit l’ampleur qu’il mérite !

5 – défilé de mode

Vous lancez une nouvelle collection, vous souhaitez prendre part à la prochaine Fashion Week ou donner de la visibilité à votre marque, organisez dès septembre un défilé de mode.

Utilisez tous les outils existants pour raconter une histoire sur votre défilé :

- Éclairage

- Sonorisation

- Projection vidéo

- Mapping vidéo

- Scénographie

- Décoration

- Concert ou DJ en live

Osez les lieux qui vont venir nourrir votre événement :

- Show-room dans le Marais

- L’atelier des lumières avec un show vidéo et laser

- Jardin parisien du Palais-Royal

- Hangar industriel dans le 3ème arrondissement

- Roof-top et autres jardins privés en plein Triangle d'Or

6 – soirée de fin d’année

Bien que la fin d’année semble loin, il sera temps dès la rentrée de préparer son événement de fin d’année qui pourra réunir à la fois les clients qui ont assuré le développement de l’entreprise et les collaborateurs qui ont servi assidument cette croissance !

Bien que la période impose le thème, choisissez des animations qui vont rythmer votre soirée événementielle et divertir vos invités.

Scénarisez votre soirée de gala et faites de cet événement un moment de bienveillance, d’échange et de partage que vos clients et collaborateurs apprécieront à cette période de l’année.

La fin d’année est une période importante pour valoriser la communication événementielle de votre entreprise.

De nombreuses occasions de faire parler de votre structure sont à votre portée.

Profitez de ces événements de rentrée et de fin d’année pour tisser des liens de confiance avec vos clients et renforcer l’esprit d’équipe de vos collaborateurs. Quel que soit le type d’événement, ces moments festifs ou studieux sont au service de votre structure et vont vous permettre de dessiner l’avenir de votre entreprise.

Vous souhaitez donner vie à certains messages professionnels, rester au contact de vos clients et tisser des liens de confiance, organisez un événement sur la fin d’année. Suivez tous nos conseils et notre check-list pour réussir votre événement.

Qu’il s’agisse d’un séminaire, d’une convention, d’une soirée de gala, d’un lancement de produit, d’un anniversaire de votre entreprise voire encore un défilé de mode ou une journée Portes Ouvertes, appuyez-vous sur l’expertise d’une agence événementiel. Un événement étant devenu une expérience cross-canal qui nécessite de raconter une histoire et de créer des expériences immersives qui vont servir l’entreprise et son image, faites appel à une société événementiel.

Prest’Agency, agence événementielle, est à votre disposition pour vous accompagner et créer l’émotion qui restera gravée dans l’esprit de vos invités.

Prest'Agency, agence de communication événementielle, peut s'occuper de votre événement dans son intégralité ou n'en gérer qu'une partie si vous le souhaitez.

N'hésitez pas à nous contacter :

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com