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Organiser votre événement vous-même, choses à faire et à ne pas faire !

Le 03 septembre 2019
Organiser votre événement vous-même, choses à faire et à ne pas faire !
Organiser un événement soi-même, sans passer par une agence événementielle nécessite de respecter certaines actions ou étapes. Découvrez nos TO-DO and NOT-TO-DO list pour l'organisation de votre prochain événement.

Vous organisez un événement par vos propres soins.

Découvrez ci-dessous les actions à mener et celles à ne pas faire si vous organisez vous-même votre événement.

Actions à mener si vous organisez vous-même votre événement

- Définir en amont les objectifs de votre événement et la cible de vos invités

- Proposer un thème inspirant et fédérateur qui va inciter vos invités à participer et être une source suggestive pour concevoir vos animations, la décoration, l’ambiance…

- Créer un planning d’animations qui ira crescendo tout au long de votre événement afin de maintenir l’intérêt et la motivation de vos invités tout en leur permettant de profiter, d’échanger et de réseauter si l’événement s’y prête !

- Mettre en avant le branding de votre entreprise ou de votre marque pour favoriser sa reconnaissance et se différencier de la concurrence.

    - Communiquer vos couleurs permettra de promouvoir votre entreprise !

- Penser aux invitations

    - Un email Save The Date peut être utile pour que vos invités réservent la date de votre événement très en amont

    - Relancez vos invités si le nombre d’inscrits reste limité

    - N’oubliez pas que, malgré leur confirmation, certains invités ne viendront pas à votre événement, quelles que soient la qualité et l’originalité des prestations proposées

- Choisir un lieu cohérent par rapport à votre événement et vos invités. Ne réservez jamais sans avoir visité le lieu et vérifier qu’il peut recevoir tous vos invités !

    - Pensez à intégrer les périodes de montage et démontage dans les horaires de réservation, ce qui peut doubler votre budget location de salle

    - Prévoyez des moyens de transport si le lieu de votre événement est isolé ou loin d’accès existant

- Concevoir une visualisation de votre prochain événement en 3D afin de pouvoir vous projeter et de valider les capacités d’accueil du lieu.

    - Cette visualisation 3D vous permettra aussi d’estimer les besoins nécessaires en matériel, décoration, buffets…

- Faire un repas test chez le traiteur pour vous assurer de la qualité de la prestation et des aliments

    - Prévoyez des repas pour les équipes techniques et les artistes

    - Confirmez suffisamment tôt le nombre d’invités à votre traiteur

    - Pensez aux repas adaptés aux contraintes de certains de vos invités (vegan…)

- Accueillir tous vos invités si vous le pouvez

    - Réservez un accueil spécifique aux différentes personnalités, influenceurs, artistes ou autres VIP

    - Il peut être utile de leur prévoir un espace ou une loge dédiés afin qu’ils se préparent à leur show dans des conditions optimales

    - Prévoyez en amont les badges de tous les inscrits et équipez-vous d’une imprimante pour les invités de dernière minute.

    - L’idéal est d’opter pour une application en ligne de réservation et d’accueil

    - Programmez des hôtesses à l’accueil tenant compte du nombre d’invités prévu

- Prévoir une communication adaptée

    - Alimentez les réseaux sociaux dédiés à votre événement

    - Planifiez un photographe et un vidéaste

    - Proposez photobooth connecté et photocall pour donner de l’impact à votre événement sur les réseaux sociaux

- Offrir un cadeau aux couleurs de votre événement pour laisser un bon souvenir aux participants

- En fin d’événement, proposer aux participants une enquête de satisfaction.

 

Actions à éviter si vous organisez vous-même votre événement

- Ne pas se donner suffisamment de temps en amont et tout gérer en urgence au risque d’oublier certains détails ou étapes primordiales !

    - Selon l’ampleur de votre événement et le dispositif mis en œuvre, vous pouvez avoir besoin de commencer à travailler sur votre événement 6 mois à l’avance.

    - En passant par une agence événementielle dont c’est le métier, 2 mois peuvent être suffisants !

- Oublier de mettre en place des KPI pour estimer le retour sur investissement de votre événement. Prévoyez également quelques ajouts supplémentaires de dernière minute.

- Ne pas disposer d’un déroulé de la soirée que vous suivrez tout au long de votre événement afin qu’il se déroule de façon fluide et organisé le jour J

    - Cependant vous devrez très certainement adapter votre scénario au fil du temps en fonction de facteurs extérieurs tels que retard des invités, problème électrique… 

    - Transmettez ce déroulé à tous vos intervenants

    - Imposez un horaire de présence à chacun tenant compte des répétitions, du passage de commissions de sécurité…

- Arrêter une date pour votre événement sans tenir compte de votre environnement

     - Ne choisissez pas une date proche de jours fériés ou lors d’un événement majeur et très suivi

    - Évitez les vacances scolaires des 3 zones françaises même si vous n’en faites pas partie

    - Ne concurrencez pas l’événement de votre concurrent direct

    - Pour un événement BtoB, oubliez le vendredi et privilégiez le jeudi soir !

- Négliger la technique et vos besoins en sonorisation, éclairages, vidéos, scéniques…

    - Vérifiez ce que le lieu vous propose tout en veillant à la qualité du matériel technique

    - Assurez-vous avec les équipes techniques que certaines animations comme les casques de réalité virtuelle par exemple ne viendront pas lutter contre la technique des cabines de traduction

- Omettre de tester toutes les installations techniques telles que micro, éclairage, vidéo, écrans, ordinateur…

- Oublier de prévoir de la signalétique aux couleurs de votre événement pour guider vos invités sur site

- Ne pas prévoir un service de sécurité pour surveiller vos installations, zones de parking ou de stockage…

- Oublier de créer un hashtag dédié à votre événement afin de lui donner de l’ampleur et de la résonance sur les réseaux sociaux

 Organiser un événement

Cependant, un événement ne se résume pas à une "to do list" dont chaque étape doit être organisée du mieux qu’on peut !

Organiser un événement est très impliquant pour une entreprise. C’est devenu un véritable outil stratégique au service de la communication de l’entreprise.

Organiser un événement permet de raconter une histoire et de faire vivre des expériences aux participants.

Concevoir un événement, c’est aussi plonger le public dans un univers, agencer les espaces, organiser les circulations, donner une identité visuelle, le tout en marquant positivement et à long terme les invités.

A ce titre, une agence événementielle vous accompagne très en amont de votre problématique et joue un triple rôle :

- Conseil en événement

- Concepteur de dispositifs exceptionnels

- Producteur d’événements.

Pour faire de l’événementiel un outil de performance au service de votre entreprise, reposez-vous sur Prest'Agency, agence de communication événementielle. Prest'Agency existe depuis 2004 et a déjà organisé des centaines d'événements BtoB et BtoC.

Reposez-vous sur notre expertise, notre implication et notre enthousiasme pour organiser votre événement, qu'il s'agisse d'un défilé de mode, d'une convention, d'une soirée d'entreprise...

Vous avez un projet d'événement, rencontrons-nous et exposez-nous votre projet. Nous saurons vous conseiller et vous accompagner pour faire de votre événement une réussite pour votre entreprise ou votre marque.

Nos équipes sont à votre disposition pour concevoir tous vos types d'événements :

- tél : 01 47 00 05 05

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com

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