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Organiser une journée porte ouverte en 2020, nos conseils pour réussir votre JPO

Le 22 janvier 2020
Organiser une journée porte ouverte en 2020, nos conseils pour réussir votre JPO
Une journée porte ouverte est une opportunité de rencontre pour votre entreprise. C'est l'occasion de faire passer des messages forts à destination de votre public. Tous nos conseils pour l'organisation de votre JPO en 2020.

Qu'est-ce qu'une journée porte ouverte ?

Une journée portes ouvertes est un moment essentiel dans la vie d’une entreprise.

Apparentée à une opération de séduction, une JPO est beaucoup plus qu’une réunion de salariés ou un rassemblement de clients pour partager un moment festif. Que peut espérer une entreprise, une institution ou une usine d'une journée portes ouvertes ?

 

Pourquoi organiser une porte ouverte en 2020 ?

Une JPO est l’occasion de faire passer des messages spécifiques à un public cible qui peut être :

- Les salariés

- Les clients

- Les partenaires

- Les prestataires

- Des investisseurs...

Une JPO à destination des salariés

Une journée porte ouverte permet de mobiliser ses équipes sur un projet commun tout en les remerciant pour leur implication. C’est l’occasion de revenir sur le chemin parcouru et de projeter l’entreprise dans l’avenir tout en renforçant la cohésion d’équipe. Une JPO permet aussi de faire adhérer l’interne à un nouveau projet, une fusion ou autre changement de stratégie. 

Une JPO à destination des clients

Une JPO est avant tout la mise en avant d’une expertise, d’un savoir-faire. C’est aussi mettre à l’honneur les talents de l’entreprise. Célébrer ainsi l’entreprise devant les clients est l’occasion de faire passer des messages forts. Et surtout de  dessiner son avenir.

Une porte ouverte offre la chance de rencontrer ses clients et de réveiller le lien émotionnel avec eux. 

Une JPO à destination de tous les publics

Une journée PO est avant tout un moment de bienveillance, d’échange et de partage avec ses invités.

C’est un événement qui permet de séduire tout en créant un parcours pour découvrir les hommes et femmes de l’entreprise, leur investissement et leur passion du métier !

 

Une journée porte ouverte pour faire passer des messages

Un tel événement est une opportunité pour l’entreprise. Une porte ouverte ne doit pas se limiter à promener ses invités dans les coulisses de l’entreprise « cleanée » pour les accueillir !

C’est l’occasion de créer et de fédérer une communauté autour de la marque ou de l’entreprise.

Vos messages et votre prise de parole se doivent ainsi d’être vivants et incarnés et surtout d’être interactifs.

En effet, pour renforcer l’intérêt des participants vis-à-vis de votre entreprise et de son offre, il est nécessaire de les inciter à interagir.

Exit aujourd’hui les discours unilatéraux – bienvenue aux échanges qui favorisent les interactions.

Les participants ont besoin de participer, d’échanger, de commenter et surtout d’interagir.

- Ainsi l’entreprise doit au préalable définir les messages clés et surtout des dispositifs interactifs et innovant tout en privilégiant la dimension humaine.

- Prévoyez aussi des collaborateurs suffisamment à l’aise en public pour intervenir et échanger avec n’importe quel client par exemple !

- Utilisez aussi tous les moyens de communication en privilégiant la vidéo, les mises en scène exceptionnelles, les mapping et autres social wall, sans oublier les plateformes événementielles.

- Faites intervenir une personnalité ou un expert qui saura apporter une valeur ajoutée à votre public tout en restant cohérent avec votre entreprise. De plus, "accéder" à une telle personne peut inciter votre public cible à participer votre journée porte ouverte. Prévoyez une séance selfies avec les clients et ces personnalités; vous donnerez ainsi une visibilité à votre entreprise !

Une JPO doit vous permettre de plonger vos invités au cœur de votre marque, de son savoir-faire et de ses valeurs.

- Organisez des moments de rencontre tout au long du parcours du public pour créer la rencontre

    - entre des profils différents (production – clients, production – commercial…)

    - entre les différentes générations de l’entreprise (millenials et personnel historique de l’entreprise).

Ces moments de rencontre peuvent se faire à travers des ateliers découverte, des activités fabrication ou manipulation, des mises en scène de vos machines dans des productions inattendues ou à travers des participations collectives telles que des œuvres d’art…

 

Une porte ouverte est l’occasion de montrer son engagement vert  

Une JPO ne permet pas seulement de mettre en avant un savoir-faire, une expertise ou de raconter une belle histoire ! Elle permet aussi de mettre en lumière des valeurs de marque qui peuvent être des valeurs professionnelles, sociétales, morales ou encore relationnelles.

Et quoi de plus concret que de montrer, par l’exemple, les valeurs environnementales de la marque ou de l’entreprise lors de cet événement relationnel qu’est une porte ouverte.

La responsabilité environnementale peut être facilement mise en avant lors de votre événement par des gestes simples et en fonction de votre « maturité écologique »:

- Limitez l’utilisation du plastique. Notamment si vous offrez un cadeau à chaque participant.

- Au niveau traiteur, privilégiez le local, les produits de saison et de la vaisselle en plastique 100% recyclé

- Organisez des navettes pour véhiculer vos invités si vous êtes en dehors de zones urbaines denses en transport en commun

- De la « vraie » vaisselle peut aussi être utilisée, notamment si vous faîtes appel à un traiteur. Sinon, pensez à la vaisselle jetable compostable

- Chassez toute forme de gaspillage chez vous et chez vos prestataires

- Pensez à recycler les déchets toujours très nombreux sur un événement quel qu'il soit.

 

Le contenu doit s’étendre au-delà de votre JPO

Le succès de votre événement va dépendre aussi du contenu que vous allez proposer à votre public, qu’il s’agisse de collaborateurs ou de clients (voire les 2).

- A la suite de votre événement, proposez les contenus présentés lors de votre JPO aux participants. Ça peut être à travers le site web dédié à votre event.

- Offrez des contenus visuels, uniques et que vos invités ne pourront pas trouver ailleurs !

- Si une personnalité, un influenceur ou autre VIP était présent sur votre manifestation, envoyez des photos à chaque participant en compagnie de cette personne. Vous donnerez de la visibilité à votre JPO !

- Mettez en scène et en ligne photos et vidéos prises sur votre porte ouverte. Publiez les interviews des personnalités présentes.

- Rassemblez les réactions et les commentaires des participants afin de capitaliser sur le succès de votre JPO et d’interpeller prospects ou autres clients absents à votre evenement.

Faites durer ainsi votre journée porte ouverte et maintenez le lien avec vos publics.

 

Valorisez et mettez en scène les locaux de votre entreprise

Le lieu participe grandement à l’effet de surprise et à la création d’expérience pour les participants.

Le lieu étant imposé lors d’une journée portes ouvertes, réinventez cet espace pour créer une ambiance et faire briller votre événement.

- Mettez en scène vos espaces par la lumière, une décoration spécifique, une scénographie créative

- Déclinez votre identité visuelle lors de cette journée dès l’accueil de vos invités et à chaque étape du parcours. Vous plongerez ainsi vos invités dans l’univers de votre marque et les impliquerez d’avantage.

- Valorisez vos équipements, vos machines et donnez vie à vos bâtiments. Éclairage, PLV et décoration vous aideront à les mettre en relier et à créer ainsi une expérience pour les participants.

- Selon votre offre, vous pouvez rendre votre produit vivant et l’animer pour montrer ses spécificités et mettre en lumière les avantages de votre marque ou entreprise.

Chaque étape du parcours doit raconter une histoire autour de votre marque ou de votre produit. Et la mise en scène de ces contenus narratifs doit faire vivre une expérience forte que votre public partagera ! Et surtout provoquer un engagement émotionnel intense.

 

 Une journée porte ouverte doit créer une expérience

Lors de cette journée, ne cherchez pas à vendre vos produits ou vos services mais à partager un moment avec vos clients ou salariés d’une façon inhabituelle. Inversement il vous faudra les surprendre à chaque étape de la journée.

Vous pouvez par exemple

- Les faire participer à une étape de fabrication de vos produits

- Les faire tester en live la qualité de vos produits comme le ferait une machine

- Faites fabriquer devant vos invités une série spéciale aux couleurs de la journée porte ouverte

- Faites leur découvrir les coulisses de votre métier

- Reconstituez un magasin, un stand ou l'environnement de vente habituel de votre produit pour le mettre en situation pour faire valoir vos différenciations et bénéfices clients et engager le dialogue

- Organisez un jeu en live mettant en compétition clients et salariés. Prévoyez des cadeaux souvenir pour les gagnants !

- Utilisez toutes les nouvelles technologies pour mettre vos produits en valeur comme la réalité virtuelle, la réalité augmentée, l’hologramme, simulateurs, robots

La liste est longue des opportunités pour créer un contexte spécifique et unique autour de votre JPO. La contrainte étant de faire ressentir des émotions positives à votre public.

Tout ce que vous allez produire sur cette journée devra être pensé pour surprendre et intéresser vos invités. Proposez-leur ainsi des

- Contenus expérientiels

- Contenus interactifs

- Contenus pertinents et inédits

- Contenus axés sur la narration.

Quel que soit leur nature, les contenus doivent être conversationnels !

Vous souhaitez organiser une journée porte ouverte

Quel que soit votre secteur d’activité et votre métier, votre journée porte ouverte devra être marquante pour vos convives et laisser une trace dans leur subconscient.

Même si vous les faites découvrir votre nouvelle machine ou l’usine à l’origine de l’entreprise, offrez-leur une immersion mémorable !

Profitez de cette journée pour échanger, partager et intégrer vos invités à la discussion. Initiez une vraie rencontre et donnez une image accessible et conviviale de votre entreprise.

Et surtout plongez les participants au cœur de votre marque et créez l’émerveillement afin de favoriser la présence à l'esprit et la fidélité de vos clients.

Vous souhaitez profiter des bénéfices d'un tel événement pour organiser une JPO pour votre entreprise.

Prest'Agency, agence événementiel spécialisée en journée porte ouverte, inauguration et anniversaire d'entreprise, vous accompagne pour concevoir un événement mémorable et sur-mesure.

Disposant d'un département communication, nous pouvons également concevoir le dispositif pour promouvoir votre journée portes ouvertes et créer les supports de communication tels que invitation, site web dédié, formulaire d'inscription, communication digitale, vidéo, scénographie...

Nos équipes sont à votre disposition pour venir vous rencontrer :

Prest'Agency, agence événementielle

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com

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