Organisation et animation d'une plénière très évènementielle

Une plénière est un format événementiel utilisé dans certaines circonstances. Ce type d'événement impose aussi certaines contraintes.

Vous souhaitez en savoir plus sur le format plénière ?

Vous souhaitez organiser une plénière?

Découvrez dans cet article comment organiser une plénière mémorable.

Qu’est-ce qu’une plénière ?

Selon le Larousse, une plénière se dit d'une assemblée où tous les membres sont convoqués et siègent. C’est une réunion d'un organe législatif à laquelle tous les membres sont présents.

En événementiel, une plénière est une réunion qui rassemble un large auditoire. C’est l’occasion d’une prise de parole et de transmission de messages et de contenus spécifiques. Le format de la plénière correspond souvent à une disposition en théâtre. C’est pourquoi ce rassemblement a lieu généralement dans un auditorium, un amphithéâtre ou une salle de conférence. Ces lieux offrent visibilité et acoustique hors pair aux participants. Très souvent les intervenants scéniques vont appuyer leurs interventions autour de médias vidéo, infographiques et Powerpoint.

Une plénière se tient généralement en présentiel. Les récentes contraintes sanitaires ont favorisé le développement d'événement virtuel ou hybride.

Pourquoi organiser une plénière ?

Une entreprise ou un établissement peut organiser une plénière pour 2 raisons :

- Raisons managériales : c’est l’occasion pour un chef d’entreprise de réunir ses collaborateurs, voire des clients, et de leur présenter la vision et la stratégie de sa structure.

En début d’année, une plénière annonce les résultats et objectifs à atteindre, de nouvelles orientations, les nouveaux produits ou nouveaux marchés…

Une plénière est un événement qui permet de renforcer l’appartenance à l’entreprise. Et par exemple de conforter l’esprit d’équipe auprès de sa force de vente et de ses services administratifs.

C’est aussi l’occasion de renforcer les liens entre des services très divers qui n’échangent pas forcément au quotidien durant l’année.

- Raisons légales : selon la forme juridique choisie, certaines structures sont soumises à des obligations légale. Et notamment à la convocation d’assemblée générale. Qui donne lieu ainsi à des plénières.

Quelle organisation pour une plénière

Une plénière est un moment important dans la vie d’une entreprise, d’une association ou d’un établissement public.

Cette organisation et ce format de la plénière peut paraitre simple et relativement facile à concevoir. Toutefois, certains organisateurs ont tendance à négliger la mise en scène et la présentation de leur plénière. Ils organisent ce type d'événements sans penser à l’impact que cela peut avoir sur les participants.

En effet, la mise en scène de la plénière et de ses intervenants va donner le ton et le rythme de cette dernière. Une dynamique qui dépasse de loin les moyens techniques traditionnels mis en place.

Ainsi son organisation nécessite la prise en compte d’éléments essentiels dans la réussite de cet événement :

- Lieu : les participants doivent être réunis dans un lieu approprié où les participants bénéficieront d’une visibilité maximale. L’ambiance dégagée par le lieu doit aussi s’adapter à la teneur du rendez-vous.

- Ordre du jour : une plénière suit généralement un ordre du jour très précis. Il est essentiel de concevoir un déroulé qui s’appuiera sur les différents moments forts de l’événement.

- Mise en scène technique d’ensemble : cette mise en scène revêt une importance décisive. Elle conçoit ainsi un aménagement scénique visuel valorisant des écrans et supports mis en place. Le soin que l’on va apporter à cette mise en scène sera un élément de valorisation vis-à-vis du public. C’est aussi l’opportunité de renforcer l’impact des messages diffusés auprès des participants.

- Conditions techniques appropriées : une plénière accueille généralement des personnes sur scène. Il est ainsi important qu’elles soient éclairées sans être éblouies. La sonorisation est un point capital. En effet les discours doivent être plus qu’audibles. Ainsi une régie technique doit être prévue pour gérer l’éclairage, le son, la vidéo, les écrans…

- Scénographie : la scénographie permet de transformer le lieu. Elle va communiquer une ambiance et immerger les participants dans l’univers souhaité. Elle permet aussi de brander l’événement aux couleurs de la marque et de marquer les esprits.

- Mobilier : l’utilisation de mobilier adapté va aussi permettre de valoriser les intervenants. Le mobilier permet de les positionner de manière proactive et dynamique à l’instar de dispositions scéniques où les orateurs peuvent être installés dans des fauteuils autour de tables basses. L’ensemble est certes confortable mais dont les positions peuvent transmettre une image passive et détachée des intervenants.

- Captation vidéo : la captation vidéo peut être nécessaire si les participants peuvent suivre l’événement en distanciel. La captation permet aussi de garder une trace de l’événement – et de le retranscrire de façon précise si les conditions légales l’imposent. Elle permet aussi de créer un aftermovie à diffuser après de l’audience.

Les bons intervenants pour votre plénière

Sur une plénière, il est impossible pour les participants de maintenir une concentration et une attention parfaite en permanence.

Selon les tests de Mackworth, la vigilance s’amoindrit dès 30 minutes.

Pire encore selon John Medina : au bout de 10 minutes d’attention sur un même sujet, l’attention baisse dangereusement.

Des stimuli existent pour dépasser cette barrière des 10 ou des 30 minutes si on est optimiste !

- Savoir raconter une histoire ou l’importance du storytelling

- Déclencher des émotions fortes pour renforcer l’aspect mémoriel de l’événement

- Intéresser : la pertinence reste une valeur sûre.

Cette pertinence passe aussi par les intervenants proposés.

Ces intervenants peuvent être des présentateurs, des journalistes, des personnalités, des influenceurs, des VIP…

Quel que soit leur statut, ils doivent pouvoir crédibiliser les messages envoyés. Et surtout renforcer leur impact.

Pensez également à prévoir un maître de cérémonie qui saura animer la plénière. Il pourra notamment en tout début d’événement briser la glace entre les participants pour mettre tout le monde à l’aise.

Favoriser l’interactivité et la participation pour une plénière réussie

L’organisation de plénière est souvent « top-down ». C’est la direction qui envoie des messages à la base. Ce processus « descendant » limite l’implication des salariés. Et leur absence d’appropriation des contenus.

Or aujourd’hui c’en est terminé du participant passif qui boit les paroles !

De plus, on l’a vu, l’attention tombe très vite. Notamment chez les jeunes générations habituées au zapping.

Pour maintenir intérêt et attention, il faut donner du rythme à la plénière. Diversifier les formats et favoriser interaction et participation s’imposent.

Comment promouvoir l’interactivité et la participation lors d’une plénière

Il faut proposer un cadre propice à la participation.

Pour susciter cette collaboration, il faut favoriser l’échange en facilitant la prise de paroles des participants. L’utilisation du digital est requis. Proposez une application via les smartphones avec de nombreuses fonctionnalités. De plus, cette solution peut être utilisée autant en présentiel qu’en distanciel – ou sur des événement hybrides.

Tous les participants pourront poser des questions grâce à leur téléphone. Sans prendre la parole incitant même les plus réservés ou les plus timides à entrer dans l’échange. Selon le dispositif technique, les questions pourront aussi apparaitre à l’écran leds installé sur scène.

D’autres fonctionnalités peuvent être utilisées tout au long de votre plénière pour rythmer et intéresser votre audience :

> Sondage, vote, quiz, nuage de mots, jauge, ranking…

Ajoutez à ces interactions fonctionnelles des fonctionnalités plus ludiques comme les animations suivantes :

> Selfie, Mood, Brainstorm, jeu du wall ou du pixel…

En intégrant le digital au cœur de votre plénière, vous allez impliquer davantage vos collaborateurs dans votre événement. Ils seront plus sensibles à la diffusion de vos messages. Et vous allez ainsi renforcer leur engagement.

Une plénière rythmée et immersive

Concevez votre plénière comme une émission de télévision.

Lancez votre événement avec un générique réalisé en motion design sur le thème dédié.

Proposez des synthés pour souligner noms et fonctions des intervenants.

Réalisez des virgules esthétiques pour créer des transitions lors des interventions – et ramener l’attention de l’audience.

Ensuite réalisez un infodécor grâce aux écrans géants que vous pouvez installer dans votre auditorium ou amphithéâtre. Ces écrans permettent ainsi de mettre en scène votre event et de le personnaliser aux couleurs de la thématique. Vous faciliterez ainsi l’immersion des participants dans votre plénière et ses contenus.

Enfin ces écrans géants pourront recevoir et diffuser vos différents supports tels que Powerpoint, vidéos images, infographies… et pourquoi pas les retours caméras en cas de captation. Projetés sur grand écran, ces contenus sauront rythmer votre plénière et créer surprise et émerveillement chez les participants.

Organiser une plénière

Comme le dit si bien Paul valéry, “Qui veut faire de grandes choses doit penser profondément aux détails.”

Ainsi la conception de la plénière et le soin que l’on va apporter à sa mise en œuvre sont essentiels.

Vous souhaitez réunir vos collaborateurs lors de votre prochaine plénière dans un format distanciel, hybride ou présentiel.

N’hésitez pas à faire appel aux équipes de Prest’Agency, agence événementielle Paris pour proposer un événement rythmé et immersif qui saura séduire et intéresser votre public.

Nos équipes sont à votre disposition. Rencontrons-nous pour échanger autour de votre plénière :

Prest'Agency, agence événementielle

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com