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Comment choisir une agence événementielle pour votre prochain événement

Le 15 octobre 2019
Comment choisir une agence événementielle pour votre prochain événement
Choisir une agence événementielle pour l'organisation de son événement n'est pas toujours simple ! Découvrez à travers nos 10 critères comment sélectionner l'agence d'événement qui saura vous accompagner !

Vous souhaitez organiser un prochain événement pour votre entreprise et vous souhaitez confier la gestion de cet événement à une agence événementielle.

Qu’il s’agisse d’une soirée d’entreprise, une journée porte ouverte, un anniversaire d’entreprise, un défilé de mode, une convention, un séminaire ou votre prochaine soirée des vœux, cette agence événementiel devra :

- Comprendre votre problématique

- Concevoir un événement qui servira efficacement vos objectifs stratégiques

- Donner du sens et du contenu à l’événement tout en respectant les valeurs de votre entreprise ou de votre marque

- Générer une émotion positive partagée par tous vos invités.

Quels sont les critères importants pour sélectionner une agence de communication événementielle ?

Découvrez ici les 10 critères pour vous aider à choisir l'agence événementiel adaptée à votre entreprise et sa problématique :

1 – type d’événements organisés par l'agence d'événements

Pour commencer à appréhender une agence événementiel, posez-lui les questions suivantes afin de connaître son environnement de prestations et d’interventions :

- Typologie d’événements organisés

- Principalement BtoB ou BtoC

- Evénements internes ou externes à l’entreprise

    - Défilé de mode, conférence, salons professionnels

    - Soirée ou anniversaire d’entreprise, lancement de produit, journée portes ouvertes

    - Séminaire, convention, team building

- Taille des événements organisés

- Événements gérés en direct ou en sous-traitance

- Nombre d’événements organisés par an

Les réponses à ces questions sur les types d’événements conçus et gérés par l’agence événementielle vous permettent de relier l’expérience de cette agence à vos besoins et au type d’événement que vous souhaitez proposer à vos invités.

 

2 – portefeuille clients

Le portefeuille de clients d’une agence est un critère important et rassurant pour un annonceur. La qualité des clients, leur nombre et leur notoriété prouvent le professionnalisme, l’expertise et les réussites de l’agence d’event.

Certains clients prestigieux peuvent vous attirer. Vérifiez cependant le niveau d’intervention de l’agence événementielle sur ces grands noms. Ils peuvent avoir eu un rapport limité à l’événement et avoir fait office de sous-traitant pour une autre agence ou un organisateur.

Un portefeuille de clients moins connus peut aussi signifier que l’agence souhaite intervenir sur la globalité de ses projets et bénéficier de plus de liberté et d’autonomie sur des clients plus petits et moins connus.

Une typologie de clientèle identique à la vôtre peut être intéressante car elle signifie que l’agence événementiel a une bonne compréhension de votre marché, de votre secteur et de vos problématiques.

 

3 – témoignages clients

Vous pouvez toujours parcourir les témoignages des clients de l’agence événementielle sur son site web.

Consultez également les publications liées aux événements organisés par l’agence sur les réseaux sociaux de ces clients.

Si vous avez besoin d’être rassurés, n’hésitez pas à demander au responsable de l’agence de vous communiquer les coordonnées de clients que vous pourriez joindre pour échanger avec eux.

 

4 – premier contact avec l’agence événementielle

Comme dans toute relation, le premier contact avec l’agence est primordial !

Rencontrer l’équipe qui va travailler sur votre problématique, sur votre marque ou votre entreprise vous permet de ressentir ou non une synergie nécessaire pour un travail de qualité.

Analysez les points suivants :

- L’agence d’événement démontre-t-elle une compréhension de votre marque, de votre problématique ?

- Semble-t-elle intéressée par votre projet ? Montre-t-elle un vrai enthousiasme ? Montre-t-elle suffisamment d’attention à votre égard ?

- L’agence événementiel est-elle dynamique ? fait-elle preuve de curiosité ?

- Fait-elle preuve d’écoute ou passe-t-elle plus de temps à parler d’elle ?

Une confiance commune est également un prérequis pour une collaboration efficace, constructive et plaisante. Ce premier échange doit vous permettre d’établir cette confiance essentielle et indispensable.

Vérifiez que vous ayez un chef de projets dédié qui sera votre interlocuteur privilégié pendant toute la période de préparation et de gestion de votre événement et non une myriade de contacts qui vous fera perdre un temps précieux.

N’hésitez pas à demander à l’agence de communication événementielle quels ont été leurs événements « coup de cœur » parmi tous ceux qu’ils ont pu concevoir et organiser. Vous pourrez ainsi mettre en exergue si l’agence fait preuve d’émotion ou pas !

Et pour finir, avez-vous en face de vous une équipe chaleureuse, enthousiaste, souriante et prête à relever tous les défis pour votre entreprise ?

 

5 – expertise de l’agence d’événements

L’agence événementielle est-elle spécialisée dans un domaine précis ou présente-t-elle de nombreuses expertises pour concevoir un événement sur-mesure et dans sa globalité ?

Est-elle capable de mener à bien les 2 types de missions qui lui incombent pour concevoir un événement :

- Une mission de conseil et de proposition

- Une mission opérationnelle pour réaliser et gérer l’événement

L’agence d’événement propose-t-elle ces expertises :

- Lancement de produits

- Défilé de mode

- Soirée d’entreprise

- Anniversaire d’entreprise

- Inauguration de nouveaux locaux ou nouveaux services

- Séminaire

- Conférence de presse

- Relations presse…

Cette agence événementiel peut-elle aussi gérer :

- Scénographie événementielle

- Animations digitales et animations plus classiques

- Logistique

- Prestations techniques : scène, sonorisation, éclairage, vidéo, écran leds

- Communication print

- Communication digitale

- Restauration

- Gestion de lieux

- Transport…

 

6 – niveau d’intervention

Une agence événementielle peut intervenir intégralement sur un événement ou ne gérer qu’une partie spécifique comme les animations, la technique, la communication…

Si vous avez besoin que votre prestataire gère la globalité de votre événement, vérifiez au préalable qu’il puisse le faire et qu’il n’a de l’agence que le nom ! Vérifiez ainsi les ressources que l’agence mettra à votre disposition pour la gestion de votre événement.

- L’agence d’événement est-elle capable de s’adapter à toutes les exigences de ses clients ?

- Fait-elle des propositions cohérentes et adaptées à l’entreprise et ses moyens ?

- Quel niveau de services l’agence d’événement propose-t-elle à ses clients et prospects en amont de la prestation, lors de l’événement et après le jour J ?

Attention aux agences qui « font tout » mais au final tout mal ou en superficiel. Préférez des agences spécialisées dans le mouton à 5 pattes si vous êtes dans ce cas et qui sauront vous construire le projet adapté à votre entreprise, son organisation et sa personnalité !

 

7 – compétence de l’agence d’événement

Il est important de connaitre les compétences de l’agence événementiel à laquelle on souhaite confier la réalisation de sa communication événementielle :

- son personnel est-il suffisamment qualifié ? N’hésitez pas à parcourir les pages Linkedin de l’entreprise et de ses collaborateurs pour estimer leurs expériences et expertises.

- combien a-t-elle d’années d‘expérience dans la conception et l’organisation d’événements d’entreprise ?

L’agence doit être compétente dans les 2 types d’intervention que nécessite la gestion d’un événement :

- une intervention intellectuelle de conseil, d’élaboration de concept

- une intervention opérationnelle dans l’organisation et la gestion du projet.

L’agence d’event doit maîtriser parfaitement les techniques événementielles et de communication.

Elle doit faire preuve de rigueur, d’organisation et être curieuse.

Un événement étant source d’inattendu et d’improvisation, l’équipe doit être capable de résister au stress et être réactive.

L’agence doit être créative, empathique, polyvalente et bénéficier d’un vrai sens de l’écoute pour comprendre la marque et ses problématiques.

Organiser un événement nécessite des compétences très diverses et les agences d’événement font souvent appel à des prestataires extérieurs (techniques, vidéos, animations, artistes…). Vérifiez également les exigences de l’agence envers ses prestataires extérieurs. Depuis combien de temps travaille-t-elle avec ces intervenants ? les fait-elle intervenir sur tous ces événements ?

Dans l’organisation d’un événement, il y a toujours une part d’aléas malgré le soin, la rigueur et le professionnalisme apporté à cette préparation. C’est le rôle de l’agence de prévoir et de savoir réagir à l’imprévu sur une soirée d’entreprise, un séminaire, une convention, un défilé de mode… ainsi l’agence événementiel doit être réactive et faire preuve de rapidité et d’adaptation. Voyez avec quelle rapidité l’agence répond à votre brief et à vos questions !

 

8 – une agence généreuse et engagée

Le site web de l’agence événementielle est un bon outil pour estimer et apprécier son professionnalisme.

Observez comment l’agence se présente en ligne : parle-t-elle beaucoup d’elle et des services qu’elle offre ou propose-t-elle des contenus originaux et des ressources inédites pour produire des articles de blogs intéressants pour les entreprises et leurs problématiques de communication événementielle entre autres ?

En observant le blog et les réseaux sociaux de l’agence, vous pourrez estimer si l’agence cherche à être utile à ses clients et prospects et leur apporter de la valeur ajoutée. En effet une agence qui consacre du temps et de l’importance à sa stratégie de marketing de contenu est une agence investie dans le digital et à l’écoute des évolutions du marché. Elle saura ainsi répondre aux demandes changeantes du marché.

 

9 - créativité

Aujourd’hui un événement est une expérience cross-canal qui va sur les territoires de l’image, du média et du digital. C’est un moyen de créer des expériences de marque inoubliables qui vont favoriser l’engagement des cibles.

Pour concevoir de tels événements, véritables marqueurs de l’entreprise, l’agence événementielle doit faire preuve de créativité et d’innovation. Elle doit apporter des idées originales qui resteront faisables et feront sens pour la marque. Elle doit être à l’écoute, faire une veille permanente et injecter nouvelles idées et tendances du moment dans ses réflexions et ses propositions.

 

10 – communication

Aujourd’hui organiser un événement ne se limite plus à réunir des participants. C’est aussi donner du sens et partager des contenus.

L’agence doit vous accompagner pour créer le contenu qui va apporter de la visibilité à votre événement et votre entreprise ou votre marque. Ce contenu doit être original, avoir une vraie valeur pour les participants et raconter une histoire afin de leur faire vivre des expériences.

Ainsi il doit faire vivre votre événement et le propager sur les différents canaux et favoriser les interactions avant, pendant et bien sûr après votre fête, cérémonie, assemblement...

L’agence d’événement doit privilégier la conception de contenus créatifs et pertinents pour nourrir vos événements.

 

Choisir l’agence qui va prendre en charge votre événement n’est pas simple.

Cependant avant de rencontrer une agence et lui expliquer vos besoins, il est important de réfléchir en amont et de répondre à ces questions qui permettront à votre agence de vous proposer la solution optimale :

- Quelle est ma problématique

- Quels sont les objectifs dédiés à cet événement

- Quelle est ma cible

- Quels sont les moyens alloués et notamment le budget

L’agence événementielle officiera comme une extension de votre équipe. Le facteur clé de succès de votre événement passe aussi par la communication avec l’agence. Il est important de « ressentir » l’agence et de créer une relation de confiance avec elle. Veillez à choisir la structure qui s’implique dans votre problématique et qui est à votre écoute et celle qui sera compatible avec votre manière de fonctionner !

Un événement nécessite aussi des compétences variées puisqu’il faut :

- Définir un format

- Concevoir un thème et des animations

- Créer une décoration, une scénographie

- Gérer technique et logistique

- Imaginer la communication événementielle…

Ainsi l’agence qui prendra en charge l’organisation de votre événement devra être polyvalente, multidisciplinaire et responsable.

Comme elle va assurer l’image de votre entreprise ou de votre marque, choisissez l’agence qui vous parait la plus transparente et en qui vous avez confiance.

Sélectionnez l'agence dont l'expérience est la plus en lien avec vos besoins et le type d'événement que vous souhaitez proposer à vos invités.

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Chez Prest'Agency, travail rime avec passion, enthousiasme et implication.

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- tél : 01 47 00 05 05

- mail : contact@prest-agency.com

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