Tendances et innovations événementielles : le guide 2024 pour vos événements

Nous vivons dans un monde où l'accélération technologique et le changement constant sont devenus la norme.

Nous assistons aussi à une transformation profonde des comportements des consommateurs influencés en grande partie par les réseaux sociaux et la culture digitale omniprésente.

Ainsi il est essentiel de réinventer l'expérience client pour satisfaire des attentes en constante évolution.

Ce défi concerne également les agences événementielles qui doivent s’adapter à ce nouveau contexte et se renouveler pour faire vivre des expériences à leurs publics.

L'émergence de nouvelles technologies telles la réalité virtuelle ou augmentée et les innovations dans le domaine de l'intelligence artificielle offrent des opportunités inédites.

Cependant, elles posent aux agences le défi de rester à la pointe de l'innovation pour intégrer ces outils de manière significative et mémorable dans leurs événements. L’utilisation de ces innovations doit surtout contribuer à donner du sens aux événements sous peine de perdre l’engagement des participants.

En parallèle de ces innovations, on a vu que les attentes des clients ont évolué de par leur exposition quotidienne à des contenus riches et engageants sur les réseaux sociaux.

Ils recherchent désormais des expériences inédites, uniques et personnalisées pour pouvoir être partagées sur leurs propres réseaux sociaux.

Cette quête de personnalisation et d'exclusivité pousse les agences à repenser leur approche de l'événementiel, en mettant un accent particulier sur l'authenticité, l'interaction et l'engagement du public.

De plus, la prise de conscience croissante autour des questions de durabilité et d'impact environnemental incite les sociétés d'événements à intégrer des pratiques écoresponsables dans leur organisation. Cela représente une autre facette de l'adaptation nécessaire. En effet répondre aux attentes des clients signifie aussi agir de manière éthique et durable.

Découvrez dans cet article comment concevoir des événements répondant aux problématiques et défis de demain et d’aujourd’hui tout en faisant vivre des expériences mémorables aux public-cibles.

Organiser des événements : pourquoi c'est essentiel ?

Bien au-delà de la simple réunion de participants, l'événementiel se révèle comme un levier puissant et incontournable.

L'organisation d'un événement se positionne comme un outil stratégique au service de l’entreprise.

La puissance d'un événement réside dans sa capacité à engager une audience.

Ils permettent de véhiculer des messages clés et d’amener les participants à s'interroger, à envisager de nouvelles perspectives et à déclencher des actions.

En définitive, organiser un événement c'est orchestrer un moment transformatif pour tous les participants.

Un événement agit comme un catalyseur d'expériences mémorables capables d'enrichir les relations entre les marques et leur public.

Voici quelques raisons principales pour lesquelles les entreprises choisissent d'organiser des événements :

• Création d'une expérience hors du temps : Au cœur de chaque événement réussi se trouve la capacité à transporter les participants hors de leur quotidien. Que ce soit par le biais d'un lancement de produit innovant, d'une conférence immersive ou d'une soirée de gala, l'objectif est de créer des moments qui marquent les esprits longtemps après leur conclusion.
• Immersion & émotions : Les événements mémorables sont ceux qui éveillent les sens et font naître des émotions. Utiliser la lumière, le son et la scénographie pour envelopper les participants dans une expérience totalement immersive est essentiel.
• Casser les codes : Innover signifie aussi oser sortir des sentiers battus. Organiser un événement qui défie les attentes, qui propose un format ou un contenu inattendu, peut être la clé pour se démarquer et laisser une empreinte durable dans l'esprit des participants.
• Un moment transformatif : Organiser un événement aujourd’hui nécessite d’offrir une expérience transformatrice. Chaque événement est une opportunité d'inspirer, d'unir et de motiver les participants, les incitant à l'action et au changement. Que ce soit à travers l'inspiration tirée d'une conférence, l'émerveillement d'une performance artistique ou l'engagement suscité par une initiative exceptionnelle…

Il devient clair que les agences événementielles doivent naviguer entre innovation et authenticité, entre engagement social et expérience client pour répondre efficacement aux exigences d'aujourd'hui et de demain.

Cette section met en lumière l'importance de créer des expériences uniques et personnalisées. Découvrons plus en détail comment atteindre ces objectifs à travers différentes stratégies et innovations.

Les coulisses d'un événement réussi : conseils d'experts

La réussite d'un événement ne se mesure pas uniquement par le nombre de participants ou la couverture médiatique générée.

Aujourd’hui le succès événementiel réside dans l'intensité et la durabilité de l'empreinte qu'il laisse dans l'esprit de ceux qui y assistent.

En un mot un événement doit impérativement être synonyme d’une expérience client véritablement inoubliable. Vous devez proposer une alchimie délicate qui transforme un moment éphémère en un souvenir impérissable.

Mais qu'est-ce qui fait qu'une expérience est qualifiée d'inoubliable ?

Et comment peut-on orchestrer de telles expériences qui résonnent profondément avec les participants, les incitant non seulement à se souvenir de l'événement mais aussi à en parler longtemps après ?

Qu’est-ce qu’une expérience inoubliable pour un événement ?

Une expérience inoubliable est celle qui touche les participants à un niveau profondément personnel, émotionnel et intellectuel.
Elle transcende la simple participation passive pour devenir un moment de fort engagement, de découverte et de transformation.

C'est une expérience qui marque par son originalité, sa pertinence et son intensité, créant ainsi des souvenirs vivaces et des émotions fortes.

Quelles sont les composantes d'une expérience inoubliable ?

Plusieurs éléments contribuent à rendre une expérience inoubliable.

D'abord, elle doit être engageante : elle sollicite activement la participation des invités, les invitant à interagir avec l'environnement, les contenus et les autres participants.

Ensuite, une expérience réussie est souvent personnalisée : elle reflète une compréhension et une anticipation des désirs et des besoins individuels, faisant sentir à chaque participant qu'il est unique et valorisé.

De plus, une expérience mémorable est significative : elle porte en elle une résonance émotionnelle et intellectuelle, offrant des perspectives nouvelles ou renforçant des convictions personnelles.

Enfin, l'innovation et la créativité dans la conception et la mise en œuvre de l'événement contribuent également à son caractère inoubliable, en surprenant et en dépassant les attentes.

On le voit ici, créer une expérience inoubliable signifie élever chaque aspect de l'événement pour qu'il résonne longuement dans l'esprit des participants.

Et cette résonance doit être effective pour tous les types d’événements, qu’il s’agisse de séminaires, de lancements de produit, de conférences, de défilés… même la moindre soirée d’entreprise doit être un moment marquant et significatif.

Quelques d’exemples d’expériences inoubliables :

Un lancement de produit peut proposer des espaces d'essai interactifs. Les participants pourront ainsi ces produits dans des scénarios de vie réelle, qu’il s’agisse de produits BtoB ou BtoC. Cette utilisation sera ainsi capable de créer une connexion émotionnelle forte avec le nouveau produit.

Selon la typologie des produits et des cibles visées, vous pouvez, pourquoi pas, ajouter un élément de compétition, avec des scores affichés en temps réel sur un grand écran. L’expérience devient non seulement informative mais également excitante et mémorable.

Pour un défilé de mode, une expérience inoubliable pourrait impliquer l'utilisation de la réalité augmentée pour permettre aux invités de voir comment les vêtements s'adapteraient à eux en temps réel.

Imaginons aussi un défilé où le public peut interagir avec les modèles via une application, choisissant les tenues qui seront présentées ensuite sur le podium. Ce type d'interaction transforme le spectateur passif en participant actif, créant une expérience mémorable et très personnelle.

Une soirée de gala qui transporte les invités dans une autre époque ou un monde fantastique, grâce à une décoration immersive, des performances artistiques thématiques et une gastronomie qui reflète le thème choisi. L'attention portée aux détails et à l'ambiance crée une évasion spectaculaire de la réalité, offrant une expérience visuelle et sensorielle unique.

Rendre une assemblée générale inoubliable peut sembler un défi.

L’intégration de sessions interactives dans une assemblée générale via des outils numériques peut dynamiser l'événement.

La présentation des résultats annuels ou du prochain plan stratégique à travers une narration visuelle immersive, avec des graphiques animés et des vidéos, des jeux de comédiens… peut également captiver l'audience et faciliter la compréhension des informations complexes.

Une journée portes ouvertes se distingue par des parcours personnalisés pour différents groupes d'intérêt, permettant à chaque visiteur de découvrir l'entreprise d'une manière qui résonne personnellement avec lui. La mise en place de démonstrations interactives et de rencontres avec des employés-clés de différents départements peut transformer une simple visite en une expérience immersive et éducative.

On peut aussi imaginer un anniversaire d'entreprise impliquant les salariés dans la création d'un spectacle ou d'une œuvre d'art collective dévoilée lors de l'événement.

Chaque événement doit ainsi être travaillé avec le souci d’en faire une expérience mémorable pour les participants, qu’ils soient physiquement présents ou en distanciel.

Pourquoi l'inoubliable est la clé du succès d'un événement ?

Viser la création d'expériences inoubliables est essentiel.

Elles touchent à l'essence même de ce que signifie organiser un événement : créer des moments de partage et de connexion qui enrichissent la vie des participants avec des souvenirs, des enseignements, des inspirations et, parfois, des transformations.

Quels sont les bénéfices pour l’entreprise :

• Différenciation dans un marché saturé : Dans un monde où les consommateurs et les professionnels sont bombardés d'informations et d'invitations, offrir une expérience inoubliable permet à une entreprise de se démarquer nettement. Cela crée un avantage compétitif significatif, en associant la marque à des souvenirs positifs et forts.

Coca-Cola a organisé le "Coca-Cola Happiness Arcade" au Bangladesh, transformant des machines de recyclage en bornes d'arcade activées par des bouteilles en plastique. Cette initiative a non seulement encouragé le recyclage de manière ludique mais a aussi renforcé l'image de Coca-Cola comme une marque innovante et soucieuse de l'environnement. Résultat : une augmentation significative de la collecte de bouteilles recyclables dans les zones ciblées, démontrant comment une expérience mémorable peut également servir un objectif éco-responsable et différencier la marque.

• Création d'une communauté engagée : Les événements qui marquent les esprits favorisent un sentiment d'appartenance et encouragent les participants à partager leur expérience avec leur réseau. Cela contribue à bâtir et à renforcer une communauté autour de la marque, amplifiant son message et son impact.

LEGO organise régulièrement des événements LEGO Ideas, où les fans peuvent soumettre leurs propres créations. Celles-ci seront ensuite soumises au vote de la communauté. Les designs gagnants sont transformés en nouveaux ensembles LEGO officiels. Ces événements ont contribué à créer une communauté très engagée de fans et de créateurs, renforçant leur sentiment d'appartenance à la marque. La campagne a généré des milliers de soumissions et a considérablement augmenté l'engagement sur les plateformes de médias sociaux de LEGO.

• Accélération de l'engagement et de la conversion : Une expérience mémorable génère une émotion positive associée à la marque. Cette émotion est capable d’accélérer le parcours de conversion des participants, les transformant de simples invités en ambassadeurs et en clients fidèles.

Ex : Sephora a lancé les "Sephora Virtual Artist", une expérience en magasin et en ligne permettant aux clients d'essayer virtuellement des produits de maquillage à l'aide de la réalité augmentée. Cette innovation a non seulement amélioré l'expérience client mais a aussi augmenté les taux de conversion, avec une hausse notable des ventes des produits essayés virtuellement. L'expérience personnalisée et interactive a renforcé l'engagement des clients, les encourageant à explorer et à acheter davantage de produits.

• Innovation comme valeur de marque : En intégrant les dernières technologies et tendances de manière créative et significative dans leurs événements, les entreprises soulignent leur engagement envers l'innovation. Cela renforce leur image de marque comme étant à la pointe de leur secteur.

Red Bull est célèbre pour ses événements qui repoussent les limites, comme le Red Bull Stratos où Felix Baumgartner a effectué un saut en parachute depuis la stratosphère. Cet événement a non seulement capté l'attention de millions de spectateurs en direct mais a également établi Red Bull comme une marque synonyme d'aventure extrême et d'innovation.

• Impact sur l'engagement et la fidélité à la marque : Selon une étude de l'Event Marketing Institute, 74 % des consommateurs affirment qu'après avoir vécu une expérience de marque positive lors d'un événement, ils sont plus susceptibles d'acheter les produits ou services promus. Cette statistique souligne l'importance de créer des événements qui non seulement captivent l'audience mais renforcent également leur connexion avec la marque.

Ex : Par exemple, IBM a constaté une augmentation de 20% de l'engagement sur les réseaux sociaux après avoir intégré des expériences interactives et personnalisées dans ses événements Think Conference.

• Retour sur Investissement (ROI) : Le ROI d'un événement ne se mesure pas seulement en termes de ventes immédiates ou de leads générés. Une expérience inoubliable peut se traduire par une couverture médiatique accrue, un engagement sur les réseaux sociaux, et un bouche-à-oreille positif, tous contribuant à un ROI à long terme.

Ex : Airbnb a organisé une nuitée dans les catacombes de Paris pour Halloween, une expérience unique qui a attiré l'attention des médias du monde entier, renforçant son image de marque innovante et aventureuse.

• Augmentation de la Valeur Perçue : Les événements inoubliables augmentent la valeur perçue de la marque ou du produit. En offrant une expérience exceptionnelle, les entreprises peuvent justifier des prix premium pour leurs produits ou services, attirant ainsi une clientèle disposée à payer plus pour une marque avec laquelle elles ressentent un lien émotionnel fort.

Lors du lancement de la Tesla Model 3, Elon Musk a créé un événement spectaculaire qui a été diffusé en direct dans le monde entier. En plus de présenter les innovations du véhicule, l'événement a souligné l'engagement de Tesla envers la durabilité et la technologie de pointe. La présentation a généré un volume élevé de précommandes. Cet événement a considérablement augmenté la valeur perçue des véhicules Tesla et a renforcé leur positionnement sur le marché de l’automobile.

• Accroissement de la communauté : Les événements qui marquent les esprits favorisent la création de communautés autour de marques ou d'intérêts communs. Ces communautés deviennent des ambassadeurs de la marque, partageant leurs expériences positives et recommandant activement les produits ou services à leur réseau. Le pouvoir des recommandations personnelles ne peut être sous-estimé, avec 92 % des consommateurs faisant plus confiance aux recommandations de leurs pairs qu'à toute autre forme de publicité, selon Nielsen.

GoPro a initié le "GoPro Challenge", invitant les utilisateurs à soumettre leurs meilleures vidéos capturées avec les caméras GoPro. Les gagnants ont gagné des prix et cadeaux. Mais surtout ils ont eu la chance de voir leurs vidéos mises en avant par la marque. Cette initiative a non seulement encouragé l'utilisation créative des produits GoPro mais a aussi renforcé la communauté d'utilisateurs passionnés. Les soumissions ont généré des millions de vues sur les plateformes de médias sociaux, augmentant l'engagement de la communauté et établissant GoPro comme une marque centrale dans le monde de l'aventure et du sport.

En conclusion, viser l'inoubliable dans l'événementiel est une stratégie qui dépasse largement le cadre du "beau discours". Les données montrent clairement que les expériences mémorables peuvent transformer la manière dont les consommateurs perçoivent une marque, générer un engagement significatif et produire un retour sur investissement mesurable.

Dans un marché de plus en plus saturé, où capter et maintenir l'attention des consommateurs devient un défi, les événements inoubliables offrent une voie claire vers la différenciation et le succès commercial durable.

Comment créer une expérience mémorable ?

Créer une expérience mémorable lors d'un événement repose sur la capacité à éveiller l'émotion, à surprendre et à émerveiller les participants et enfin à soigner les petites attentions.

Cela demande une attention particulière aux détails, une compréhension profonde de votre audience et l'intégration d'éléments sensoriels qui marquent les esprits.

1 – L'émotion au cœur de l'événement : stratégies pour toucher et impressionner

Faire naître des émotions durant un événement est essentiel pour créer une connexion profonde avec les participants et laisser une impression durable.

Différentes possibilités existent pour éveiller les émotions lors de vos événements.

Elles dépendront du type d’événements organisés et du public présent.

Voici quelques méthodes pour générer de l’émotion :

Narration Immersive sur un événement

Utilisez la puissance de la narration pour plonger vos participants dans une histoire captivante.

La construction d'un récit autour de votre événement crée un fil rouge émotionnel.

Cette élaboration peut se travailler à travers des discours, des visuels, des décors et accessoires ou des performances…

Exemple : En racontant une histoire derrière chaque produit, Apple excelle dans cette stratégie lors de ses keynotes. Chaque RDV Apple diffuse et valorise la vision d’Apple et met en scène la façon dont leurs produits peuvent réellement changer ou améliorer les vies de leurs utilisateurs. Ils partagent des témoignages d’utilisateurs et dévoilent les innovations à travers une narration engageante.

Vous organisez une soirée sur le thème Louis XIV. Proposez des visites théâtralisées où des acteurs en costume d'époque vont raconter l'histoire des lieux. Ou prévoyez du personnel de service, des animateurs et autres intervenants également en costume d’époque. Cette approche immersive permet aux visiteurs de vivre une expérience émotionnelle forte, en se sentant transportés dans une autre époque.

Expériences Immersives

Créez des environnements qui immergent complètement les participants.

L'utilisation de la technologie, comme la réalité virtuelle ou augmentée, permet de créer des expériences sensorielles uniques.

Exemple : Audi a utilisé la réalité virtuelle pour permettre aux participants de ses événements de "conduire" ses nouveaux modèles dans des environnements virtuels spectaculaires, suscitant ainsi émerveillement et admiration.

Interactions Personnalisées

Offrez des expériences personnalisées qui font sentir aux participants qu'ils sont uniques et valorisés.

Cela peut aller de l'accueil personnalisé à des cadeaux sur mesure.

Lors de la conférence Dreamforce, Salesforce offre aux participants une expérience hautement personnalisée. Une application événementielle leur recommande des sessions en fonction de leurs intérêts renforçant ainsi le sentiment d'être reconnu et valorisé.

Moments de Surprise

Intégrez des éléments de surprise tout au long de l'événement. Les surprises peuvent varier de l'apparition inattendue d'un conférencier célèbre à des performances artistiques impromptues.

Exemple : Google a surpris les participants de son événement Google I/O en faisant apparaître par surprise des artistes renommés pour des performances live, transformant des moments ordinaires en souvenirs inoubliables.

Networking

Favorisez les interactions entre les participants.

Aménagez des espaces conçus pour encourager le partage d'expériences.

La création de liens peut ainsi susciter des émotions positives.

Activation Sensorielle

Stimulez les cinq sens pour provoquer des émotions. De la sélection musicale à l'éclairage, en passant par la gastronomie, chaque élément doit contribuer à l'ambiance émotionnelle.

Exemple : Lors d'un lancement de parfum, Chanel a créé un jardin sensoriel éphémère permettant aux invités d'expérimenter le parfum à travers des installations visuelles, olfactives et tactiles, créant une expérience émotionnelle riche.

Le Salon du Chocolat propose non seulement des dégustations de chocolats venant du monde entier mais aussi des ateliers et des défilés de mode où les créations sont entièrement en chocolat, offrant ainsi une expérience gustative et visuelle inoubliable.

Soigner les petites attentions sur un événement pour faire naître l’émotion

Soigner les petites attentions est une stratégie clé pour enrichir l'expérience événementielle.

En effet vous ne créez pas seulement des moments agréables pour les participants. Vous construisez une expérience événementielle riche et cohérente qui parlera directement au cœur et à l'esprit de chaque invité.

Comment favoriser un niveau d’attention maximum ?

• Personnalisez les expériences pour montrer que vous avez pris en compte les besoins individuels des participants créant un sentiment de valorisation et d'appartenance.
• Vous organisez un événement sur un lieu historique ou culturel. Proposez une visite privée des coulisses…
• Accueillez vos invités avec un mot de bienvenue personnalisé
• Proposez des menus adaptés aux préférences alimentaires…
• Optez pour des cadeaux qui ont une histoire ou une signification particulière liée à l'événement, au lieu, à la région, aux individus…
• Vous organisez une journée de conférence avec un programme très chargé. Proposez des pauses bien-être personnalisées, comme des séances de massage express ou des ateliers de relaxation guidée, peut offrir un répit bienvenu et montrer une attention aux bien-être des participants.
• Créez des opportunités pour des interactions mémorables avec des personnalités locales, des experts ou des artistes renommés.

 

2 – Scénographie événementielle : créer des ambiances uniques et immersives

Qu’est-ce que la scénographie événementielle ?

La scénographie événementielle est l'art de concevoir et d'aménager l'espace de manière à créer une ambiance, à raconter une histoire ou à transmettre un message spécifique aux participants.

Elle englobe l'utilisation créative de la lumière, du son, de la décoration et de la technologie pour transformer un lieu ordinaire en une expérience immersive et mémorable.

La scénographie n'est pas seulement esthétique ; elle vise à engager les participants sur un plan émotionnel, à faciliter l'interaction et à renforcer le thème ou l'objectif de l'événement.

Comment une scénographie événementielle permet de créer des expériences mémorables ?

Une scénographie réussie ne se limite pas à décorer un espace. Elle raconte une histoire, crée une ambiance et un environnement immersif.

C'est l'art de marier l'esthétique à la fonctionnalité, en veillant à ce que chaque élément contribue à l'expérience globale. Une scénographie performante permet de transcender une simple rencontre événementielle en un moment inoubliable.

Comment créer des scénographies époustouflantes ?

Choisissez en premier lieu un thème fort et assurez-vous que chaque aspect de la scénographie le reflète, des invitations aux décors, en passant par l'éclairage et les performances.

Le thème doit servir de fil conducteur pour toute l'expérience.

Intégrez des éléments technologiques comme le mapping vidéo, la lumière interactive, les hologrammes, des écrans de brouillard, des sols digitaux LED interactif, des installations sonores… Ces composantes vont ajouter une dimension dynamique à votre scénographie.

Vous pouvez utiliser des robots pour interagir avec les invités.

L'éclairage peut transformer la perception d'un espace et mettre en valeur la décoration et le mobilier. Utilisez des lumières d'ambiance, des projecteurs ou des guirlandes lumineuses pour créer l'atmosphère souhaitée.

Créez des zones où les participants peuvent interagir avec l'environnement ou entre eux. Des installations artistiques interactives aux espaces de réalité augmentée, l'objectif est de rendre l'expérience participative.

Privilégiez une décoration qui va refléter et renforcer le thème de l'événement.

Créez des points focaux visuels avec des pièces de décoration marquantes. Une installation artistique centrale ou un point photo conçu autour du thème de l'événement peut devenir un sujet de conversation et encourager l'interaction sociale.

Aménagez les différents espaces du lieu de façon distincte invitant ainsi les participants à l’exploration et stimulant leur curiosité. Chaque espace pourra raconter une histoire différente.

Vous pourrez ainsi prévoir des zones d’échanges, d’observation, de participation…

Dans ce parcours utilisateur, pensez à donner des repères aux invités afin qu’ils comprennent l’objectif de chaque zone.

Privilégiez des options de décoration et de mobilier durables ou réutilisables. Non seulement c'est bon pour la planète, mais cela peut aussi renforcer le message de votre événement s'il est axé sur la durabilité.

Les possibilités de créer une scénographie immersive et événementielle sont immenses. Cependant celle-ci doit toujours être au service de l’événement et de ses objectifs. Elle doit enrichir l’expérience et l’effet Wow doit faire sens !

3 – Instants magiques : stratégies pour surprendre et émerveiller

L'effet de surprise et l'émerveillement forment un des piliers de l’expérience mémorable.

Ce sont des leviers puissants pour marquer les esprits et laisser une empreinte durable dans la mémoire des participants.  

L'art de créer des moments surprenants et merveilleux réside dans la capacité à transcender les attentes ordinaires des individus. D’où l’importance de bien connaître votre public cible.

Générer surprise et émerveillement dans vos événements passe aussi par l'intégration d'éléments inattendus ou en repoussant les limites de ce qui est conventionnellement attendu.

Vous marquez ainsi les esprits bien après l'événement.

Cette approche sera possible entre autres grâce à la technologie et à l'anticipation des attentes de l'audience.

Voici quelques idées pour créer surprise et émerveillement :

Parcours participant graduel : En premier lieu, concevez-le déroulé de l'événement comme un voyage où chaque étape révèle une surprise ou une expérience nouvelle et supérieure.

Collaborations inattendues : Associez-vous à des artistes, des experts inattendus ou des intervenants spécifiques pour développer des présentations ou des ateliers qui fusionnent les disciplines de manière surprenante. Un atelier de cuisine animé par un chef et un scientifique autour de la gastronomie moléculaire pourrait offrir aux participants une nouvelle perspective sur la nourriture.

Lieux insolites : Choisissez des lieux qui sortent de l'ordinaire pour accueillir vos événements.

On peut imaginer selon votre zone géographique des lieux comme

• un musée après les heures d'ouverture
• une soirée sur la Tour Eiffel
• la station F pour un événement lié à l'innovation
• un château
• un studio de cinéma
• un studio photos renommé
• un magasin très connu
• une piscine avec un aménagement dédié pour accueillir votre événement…

L'unicité du lieu ajoutera une touche supplémentaire de surprise et d'émerveillement.

Vous pouvez aussi tenir secret le lieu de votre événement jusqu’à la dernière minute et transportez ainsi les invités vers une destination inattendue.

Scénographies époustouflantes  : Créez des scénographies dynamiques qui utilisent l'espace de manière innovante.

Utilisez de façon audacieuse les mises en lumières, les écrans, la décoration…

Moments WOW programmés : Planifiez des moments 'WOW' où quelque chose d'extraordinaire se produit. Ça peut être un show de drones lumineux formant des motifs spectaculaires dans le ciel nocturne, une projection mapping, une performance artistique exceptionnel pour le public présent.

Surprenez les participants avec une performance flash mob impliquant danseurs, musiciens ou acteurs qui semblent surgir de nulle part.

Intégrez un défilé de mode surprise où les mannequins se mêlent aux invités avant de révéler les dernières créations d'un designer ou artiste quelconque.

Contenus exclusifs et avant-premières : Offrez aux participants un aperçu exclusif ou un accès en avant-première à des produits, services ou informations non encore dévoilés.

Immersion totale via des environnements adaptatifs : On peut imaginer des espaces qui pourront changer au cours de la soirée en fonction des performances proposées. Ou encore en réponse aux interactions des participants, les plongeant dans un monde en constante évolution.

Vous pouvez par exemple jouer avec la réalité augmentée permettant aux participants de visualiser des objets ou des personnages virtuels interactifs, spécifiques à l'événement, en pointant leur smartphone vers des zones déterminées.

Animations spécifiques : Permettez aux participants de créer leur propre parfum lors d'un atelier guidé, qu'ils peuvent emporter comme souvenir.

Ou de customiser avec un artiste un t-shirt, un sac ou tout autre accessoire.

Performances artistiques inattendues : Envisagez d'intégrer des performances artistiques surprises à des moments clés de l'événement.

Proposez un concert surprise avec une tête d’affiche dans un coin inattendu de l'événement.

Organisez un spectacle culinaire où un chef étoilé à forte notoriété prépare des plats spectaculaires en interaction directe avec le public.

Surprenez vos invités avec un gâteau d'anniversaire d’entreprise sur lequel une projection mapping raconte l’histoire de votre entreprise ou présente des visuels époustouflants. Ou encore sur des jets d’eaux !

Et pourquoi pas la réalisation d’une œuvre d’art interactive où les convives influencent l’œuvre !

Mises en scène immersives : Transformez les espaces en univers immersifs où chaque détail contribue à l'émerveillement.

Utilisez la scénographie, la lumière, le son, la décoration, le mobilier, les accessoires, la technologie, les écrans leds pour transporter les participants dans un monde différent.

Des cadeaux étonnants : Offrez des "boîtes mystères" comme cadeaux, contenant des objets ou des expériences uniques liées au thème de l'événement, improbables et différentes pour chaque invité.

Ces expériences uniques sont celles qui restent gravées dans les mémoires longtemps après la fin de l'événement

4 – De spectateur à acteur : engager pleinement vos participants

Accoutumés à l'interactivité des réseaux sociaux, les individus ont pris l’habitude de participer, partager et interagir en temps réel.

Cette culture de l'engagement et de la participation active façonne désormais les attentes des participants sur des événements.

Ils ne veulent plus d’une simple présence passive ; ils désirent être impliqués et influencer l'expérience.

Ainsi la clé pour transformer un événement ordinaire en une expérience extraordinaire réside dans l'engagement et la participation active

Comment créer une expérience mémorable à travers l’engagement des participants ?

Favoriser la participation active : Encouragez les interactions en intégrant des activités qui requièrent l'implication directe des participants. Ces formats encouragent non seulement l'engagement, mais aussi le partage de connaissances et d'expériences entre les participants.

Cette participation peut prendre différentes formes selon le format de votre événement : ateliers participatifs, sessions de brainstorming collectif, des hackathons ou autres Bootcamps, des quiz, des défis de construction, des fresques collaboratives…

Sur un séminaire, vous pouvez aussi proposer des sessions de brainstorming sur des thématiques liées à votre problématique. Utilisez des outils digitaux collaboratifs pour que chacun puisse apporter ses idées, renforçant ainsi le sentiment d'appartenance à la communauté de l'événement.

Personnaliser l'expérience : À l'ère du numérique, la personnalisation est devenue une attente fondamentale.

Utilisez les données pré-événement pour adapter l'expérience aux préférences individuelles des participants, leur offrant ainsi une expérience sur mesure qui résonne personnellement avec eux.

Cela peut se traduire par des parcours personnalisés dans l'événement, des recommandations d'ateliers ou même des messages personnalisés de bienvenue.

Maximiser l'interactivité : Intégrez des éléments interactifs tels que des sondages en direct, des quiz, et des discussions de groupe pour maintenir l'intérêt et stimuler l'engagement.

Ces éléments interactifs peuvent se pratiquer sur tous les types d’événement : de la convention à l’assemblée générale en passant par la soirée, le séminaire…

Co-construire avec le public : Impliquez vos participants dans la création de l'événement bien avant le jour J.

Que ce soit par le vote sur certains aspects de l'événement ou par la soumission d'idées pour le programme, la thématique ou les intervenants, donnez à votre audience un rôle dans le processus décisionnel ou créatif de votre event.

Cette participation va ainsi renforcer leur sentiment d'appartenance et d'investissement personnel.

5 – Inspirer le changement : comment vos événements peuvent transformer

Les participants à un événement sont devenus de plus en plus exigeants. D’autant plus face à l’offre exponentielle événementielle.

L’événement doit être utile à chaque participant. Il doit lui apporter une véritable valeur ajoutée.

Pour un bon ROI, l’événement doit, non seulement leur faire vivre une parenthèse enchantée, mais surtout opérer une transformation profonde dans leur quotidien.

Chaque événement doit bien évidemment faire appel à toutes les technologies innovantes telle que réalité virtuelle, augmentée, mapping, projections et toutes techniques permettant l’effet Wow.

Mais la mise en avant des idées avant la tech est essentielle !

La conception d’un événement aujourd’hui doit se concentrer sur les changements que nous pouvons apporter. Chaque événement doit changer de façon positive la manière dont les participants ressentent, pensent, voient, parlent et agissent ! et surtout contribuent à faire évoluer et progresser notre société.

Avant de commencer à travailler sur la conception d’un événement, il est important de comprendre et d’intégrer les objectifs de changements de comportement possibles.

Ainsi les techniques et technologies ne doivent pas servir qu’à l’effet Wow. Elles sont à utiliser pour renforcer les messages de l’événement et faciliter les changements.

Les expériences qui transforment placent les participants au cœur d'un parcours évolutif, les incitant non seulement à réfléchir mais aussi à agir différemment. En adoptant une approche centrée sur le changement comportemental, soutenue par des technologies judicieusement utilisées et des stratégies de storytelling engageantes, les professionnels de l'événementiel peuvent créer des événements qui laissent une empreinte durable sur leurs participants et, par extension, sur la société.

La communication événementielle n'est utile que si elle transforme...

6 - Votre événement, un média vivant : comment captiver et retenir

Dans un monde saturé d'informations et de distractions, les événements ne peuvent plus se contenter d'être de simples rendez-vous ponctuels.

Pour marquer les esprits et créer un impact durable, il est crucial de les aborder avec la même stratégie qu'un média :

• Générer des contenus,
• Tisser une histoire captivante,
• Engager les audiences,
• Divertir
• Et maintenir un dialogue continu avec les participants.

Tout comme un média, chaque événement doit afficher son identité, son positionnement et agir en tant que marque.

Tout comme les médias cultivent leur marque pour se différencier et attirer une audience spécifique, les événements doivent mettre en avant leur reason why et les raisons pour lesquelles leur public ne doit pas rater cet événement.

Comment travailler son événement comme un média ?

Créer des connexions émotionnelles avec la narration et le storytelling  
La narration et le storytelling sont au cœur de la connexion humaine. Ils ont le pouvoir d'éveiller des émotions, de susciter de l'intérêt et d'engager le public à un niveau profond.

Dans le contexte événementiel, traiter l'événement comme une histoire vivante qui se déroule avant, pendant, et après le jour J peut transformer l'expérience des participants et maximiser l'impact de l'événement.

Définir une signature d’événement et un fil rouge

Avant de se lancer dans la narration, il est essentiel de concevoir la signature de l’événement. C’est le message principal que vont retenir les participants.

Cette signature doit non seulement être en lien avec l’identité de l’entreprise et mettre en avant les bénéfices à participer avec une notion d’urgence ou de risque à ne pas venir !

Après la signature, chaque événement doit avoir une histoire centrale ou un thème qui guide sa conception.

Quelle que soit cette thématique, chaque élément de l'événement devra contribuer à cette narration tout en générant de l’émotion.

Impliquer le public : Il est important d’utiliser des techniques narratives pour impliquer les participants. Cela peut inclure des présentations immersives, des performances théâtrales, des séances de storytelling interactif…

Dialoguer, avant, pendant et après l’événement

L’objectif est bien de maintenir la communication en permanence.

Avant l'événement : Utilisez les réseaux sociaux et les newsletters pour partager des teasers, des histoires en coulisse, des interviews avec les intervenants. Cela crée de l'anticipation et commence à tisser l'histoire bien avant le jour J.

Pendant l'Événement : Encouragez le live-tweeting, les sessions de questions-réponses en direct via les réseaux sociaux, et l'utilisation d'une application d'événement pour maintenir le dialogue en temps réel.

Après l'Événement : Continuez à engager les participants avec des contenus post-événement tels que des résumés de sessions, des replays, des vidéos ou autres aftermovies, des photo et des appels à action basés sur les thèmes de l'événement.

Créez un Hashtag unique pour faciliter le suivi des conversations et commencer à construire une communauté autour de votre événement sur les réseaux sociaux.

Diffusez des parties clés de l'événement en direct sur des plateformes comme YouTube ou Facebook Live pour atteindre un public plus large et prolonger l'impact de l'événement.

Capturez et Partagez les Moments Forts
Encouragez les participants à partager leurs propres histoires et expériences de l'événement sur les réseaux sociaux, en utilisant le hashtag de l'événement. Récompensez les meilleures contributions pour encourager le partage.

7 – L'impact du lieu sur l'expérience événementielle : guide de sélection

La sélection d'un lieu unique et la création d'une ambiance soignée sont essentielles pour transformer un événement ordinaire en une expérience extraordinaire.

Ces éléments influencent profondément la perception des participants, leur engagement et le souvenir qu'ils garderont de l'événement. Donc à la réussite d'un événement.

Comme on l’a vu, chaque événement raconte une histoire. Et le lieu en est son premier narrateur !

Ainsi le lieu doit refléter et renforcer l'objectif de l'événement.
Celui-ci doit aussi être facilement accessible pour les participants avec des options de transport et d'hébergement à proximité. Et suffisamment flexible pour s'adapter à vos différents moments lors de votre événement.

Soignez la mise en scène et créez une ambiance qui fait sens avec la thématique.
Pensez également au-delà du simple visuel et offrez une expérience multisensorielle.

8– Vers un futur durable : organiser des événements écoresponsables

L’éco-responsabilité et la durabilité ne sont plus des options mais des nécessités dans la conception et la réalisation d'événements.

Chaque événement doit être conçu dans une démarche écoresponsable visant à minimiser au maximum son impact environnemental.

Pour un événement responsable, on privilégiera

• des lieux certifiés écoresponsables
• des systèmes de tri pour tous  les prestataires.
• des matériaux biodégradables ou recyclés pour la décoration
• des lieux proches des cibles
• l'utilisation de moyens de transport durables…

 

Futur de l'événementiel : les technologies qui changent la donne

L'intégration des technologies dans l'événementiel ne cesse de révolutionner la manière dont nous concevons et vivons les expériences.

Mais comme nous l'avons souligné précédemment, l'usage de la technologie doit transcender la simple fascination pour l'innovation.

Le recours aux technologies doit être seulement guidé par une intention claire : répondre à la problématique de l’événement, amplifier son impact et créer des expériences transformationnelles qui laissent une empreinte durable.

La technologie doit ainsi s’intégrer en premier lieu au concept narratif de votre événement.

• Réalité virtuelle et augmentée : des expériences immersives
  Utilisez la réalité virtuelle pour transporter les participants dans des lieux inaccessibles ou reconstitués historiquement, offrant une perspective unique et enrichissante.
• La réalité augmentée peut transformer l'espace de l'événement en un terrain de jeu interactif, où les éléments numériques se mêlent à la réalité pour éduquer ou divertir.
• Les technologies wearable pour améliorer engagement et interaction
  Elles offrent de nombreuses possibilités pour enrichir l'expérience des participants entre les bracelets connectés, les lunettes de réalité augmentée, les vêtements connectés…
•  Les Fogscreens pour ajouter une dimension magique
  Cette technologie crée un écran de brouillard fin et sec sur lequel il est possible de projeter des images et des vidéos. Ce mur de brume sert d'écran de projection transparent et permet aux participants de passer à travers sans se mouiller. Grâce à son effet visuel captivant et son caractère interactif, le Fogscreen trouve de nombreuses applications pour créer des expériences immersives et mémorables :   
  • Création d’entrées spectaculaires
  • Révélation de nouveaux produits événementielle
  • Décoration vivante et changeante, adaptant l'ambiance et le décor à différents moments de l'événement…
• Drones et mapping pour des spectacles époustouflants
  Organisez des spectacles de lumière avec des drones, offrant un spectacle aérien incroyable qui peut raconter une histoire ou renforcer le thème de l'événement.
• Utilisez le mapping pour transformer des surfaces ordinaires en toiles dynamiques, racontant des histoires visuelles complexes qui émerveillent et informent.

On peut encore citer :

• Les espaces Immersifs LED
• Les écrans flexibles et transparents
• Les cènes à réalité étendue qui vont combiner les réalités augmentées, mixte et virtuelle
• Les installations artistiques interactive…
• L’intelligence artificielle pour la personnalisation de contenu. Et tout le reste à venir ????

Ainsi organiser un événement réussi aujourd'hui signifie bien plus que rassembler des personnes dans un espace.

Il s'agit avant tout de créer un moment transformatif, qui bien au-delà du moment présent, inspire et transforme.

Vous souhaitez organiser un événement marquant ?

Notre engagement à intégrer l'innovation, la durabilité et le sens profond dans chaque événement assure que ces moments resteront gravés dans les mémoires.

N’hésitez pas à nous contacter pour donner vie à vos visions les plus ambitieuses et pour créer le changement grâce à votre événement.

Prest'Agency, agence événementielle Paris

tél : 01 60 47 89 78

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