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Clés de succès de vos événements d'entreprise, séminaires, conventions, soirées

Le 18 mai 2018
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Comment créer un événement sur mesure impactant, à l'image de votre entreprise et répondant à vos souhaits ? La 1ère étape consiste à communiquer un brief détaillé à votre agence d'événements afin qu'elle vous propose un événement marquant !

 Pourquoi organiser un événement d'entreprise

Organiser un évènement d’entreprise représente un véritable outil de communication et de développement à destination de vos clients ou de vos collaborateurs, quel que soit le type d'événement que vous souhaitez concevoir :

  • séminaire ou convention
  • soirée privée pour vos clients ou vos collaborateurs
  • défilé de mode
  • conférence de presse
  • inauguration de nouveaux locaux...

Organiser un évènement interne ou externe peut servir à présenter un nouveau produit ou service que l’on souhaite faire connaitre ou redécouvrir.  C’est aussi l’occasion de créer ou renforcer les liens auprès de ses clients ou salariés autour d’une identité qui vous est propre.

Pourquoi écrire un brief événementiel précis à votre agence d'événement.

Si bon nombre de responsables d’entreprises sont conscients de l’intérêt que revêt l’organisation d’un évènement en termes d’impact de développement et d’image, nous constatons de plus en plus, à l’ère du tout digital, que bon nombre de briefs ont tendance à être limités à leur plus simple expression.

Le rôle d’une agence est certes d’être force de propositions en accompagnant l’entreprise dans l’organisation de son évènement mais, qui connait mieux l’entreprise que ses collaborateurs et dirigeants pour permettre à une agence évènementielle de travailler sur un projet qui sera en adéquation avec les objectifs que vous recherchez dans cet accompagnement !

On découvre souvent des cahiers des charges trop succincts du style « je veux organiser un évènement clients pour 200 personnes, proposez-moi un lieu et l’organisation générale »… Nous savons que répondre à ce type de demande évasive n’aboutit que rarement d’autant que, si une agence prend la peine d’y répondre, il sera souvent nécessaire de reprendre le projet à son commencement pour répondre au mieux aux objectifs finaux recherchés.

Il est donc important que l’entreprise définisse clairement les objectifs qui l’amènent à organiser un évènement puisque c’est l’image de cette dernière qui va être mise en avant au travers de ses produits, de ses services ou de ses collaborateurs. L’agence évènementielle vous accompagnera d’autant mieux dans la conception de votre évènement que vous lui apporterez suffisamment d’éléments destinés à travailler sur le contenu de ce dernier.

Comment bien définir votre brief événementiel ?

Tout brief fait à votre agence d'événementielle doit détailler les questions suivantes :

  • quel est l'objectif principal de votre événement d'entreprise ? et si possible l'objectif secondaire
  • quel format d'événement souhaitez-vous organiser : team building, défilé, conférence, soirée, spectacle, anniversaire, concert, voeux de l'entreprise, lancement de produit...
  • quelle est votre cible, nb de participant...
  • lieu où vous souhaitez organiser votre événement ou zone où vous désirez que l'agence vous propose des lieux spécifiques pour votre événement
  • budget
  • au regard du format d'événement souhaité, quels sont les intervenants, les thèmes, les activités, le programme...
  • présentez un historique des événements déjà réalisés
  • quelles sont vos attentes vis-à-vis de l'agence de communication événementielle ?

Organiser un évènement présente l’avantage de pouvoir toucher une grande partie de ses clients et collaborateurs de manière simultanée à un instant T en ayant pour effet de renforcer les liens qui existent, encore faut-il utiliser cet atout à bon escient et l’optimiser de la conception à la réalisation de  l’évènement sans omettre son suivi qui servira à récolter les fruits du travail accompli.

Vous souhaitez nous faire part de votre brief ou que Prest'Agency vous aide à le construire afin de vous proposer un &événement à la mesure de vos exigences, toute l'équipe de Prest'Agency est à votre disposition. Contactez-nous au 01 47 00 05 05 ou par mail contact@prest-agency.com

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