Les 6 fautes à ne pas commettre quand on organise un événement !

Un événement pour votre entreprise

Un événement, quel que soit sa forme et ses objectifs, offre de nombreux avantages à l'entreprise qui l'organise.

Que ce soit un séminaire, une convention, une soirée ou un anniversaire d'entreprise, une conférence de presse ou encore un défilé de mode, chaque événement permet non seulement d'informer, de célébrer, de récompenser, de motiver, de faire passer un message mais surtout de faire connaitre et de promouvoir votre entreprise.

Cependant pour que votre événement d'entreprise, qu'il s'agisse d'événement corporate ou grand public, à destination de l'interne ou d'un public BtoB, puisse bénéficier de ces avantages, encore faut-il qu'il soit réussi. Malgré tout, organiser un événement n'est pas aussi simple qu'on pourrait l'imagine de prime abord et les raisons pour qu'il ne produise pas les effets escomptés sont nombreuses. 

Voici quelques fautes à ne pas commettre lords de la conception et l'organisation de votre événement.

- négliger le calendrier pour fixer la date de son événement :

On peut facilement programmer son événement lors de vacances scolaires, ce qui limiterait le nombre de participants ou lors d'un événement majeur dans sa profession (faut-il par exemple organiser son défilé de mode lors de la Fashion Week alors qu'on est une marque qui se lance?). Le calendrier politique ou sportif est à vérifier (prévoir sa soirée d'entreprise lors d'une finale de coupe du monde risque de générer de l'absentéisme...), tout comme les événements de concurrents qui attireraient vos clients et prospects.

- réserver un lieu sur photos

Le lieu parfait n'existe pas ou nécessiterait un budget faramineux!

Il est important de se poser les bonnes questions très en amont pour sélectionner le lieu qui valorisera votre événementiel :

- situation géographique : le lieu est-il proche de votre public-cible ? en proximité de moyens de transports ? bénéficie-t-il d'un parking? est-il sur Paris intra-muros pour une population très parisienne?

- la surface disponible est-elle suffisante par rapport au nombre de participants, au type d'événement (peut-on installer un catwalk pour un défilé de mode, une piste de danse pour une soirée d'entreprise, une scène pour une convention...)

- qu'en est-il au niveau sonorisation, éclairage, vidéo, écran géant...? peut-on amener du matériel supplémentaire? peut-on faire appel à ses propres équipes techniques ou le lieu impose-t-il ses prestataires ? et à quel coût? peut-on faire des animations musicales? jusque quelle heure ? le traiteur est-il imposé?

- pouvez-vous bénéficier du site en amont de votre event pour le montage ? est-ce compris dans le tarif de location ? quid pour le démontage...

Dernier conseil avant de sélectionner un lieu : faites une visite complète sur place pour repérer, imaginer et questionner !

- concevoir son événement pour soi et en fonction de soi

vous devez avant tout concevoir vos événements en fonction de vos publics cibles : quelles sont vos cibles prioritaires et secondaires ? s'agit-il de clients, de prescripteurs, d'influenceurs ? si vous organisez un anniversaire d'entreprise pour tous vos collaborateurs, sont-ils tous pris en compte (employés, cadres, ouvriers...) ? vous adressez-vous à des acheteurs finaux pour un défilé de mode ou des grossistes, voire des influenceurs qui relaieront plus facilement votre marque...

En premier lieu, il est crucial de définir précisément vos cibles et de concevoir votre événement en fonction d'eux et pour eux afin qu'ils puissent y adhérer.

Les animations événementielles qui définiront et porteront votre événement doivent faire sens avec vos invités, les messages que vous souhaitez faire passer et vos objectifs. Rien ne sert de proposer de la réalité virtuelle, des hologrammes ou autres animations robots si ces animations ne sont pas au service de votre événement, si elles ne suscitent pas de l'émotion ou des souvenirs forts et créant du lien, si elles ne favorisent pas l'engagement de vos invités ni ne leur font vivre des expériences événementielles insolites !

- ne pas prévoir de budget

Quand vous allez briefer votre agence, il est important de lui communiquer un budget précis. En effet l'agence est habituée à organiser des événements de natures très différentes tout comme les budgets. Et la notion de budget normal n'existe pas. Ainsi ce qui peut représenter une somme très importante pour vous peut paraitre "moyen" à une agence habituée à organiser de gros événements ! et pour que votre agence vous produise un événement de qualité et correspondant à vos objectifs et vos ambitions, il est nécessaire de la guider avec un budget précis.

- ne pas exploiter votre événement et son interactivité

Un événement ne se conçoit plus comme un show ponctuel avec une durée précise dans un lieu physique et limité aux seuls invités. Aujourd'hui un événement dure dans le temps (avant, pendant et après le show). Il faut être capable d'aller sur les territoires de l'image, des médias et du digital pour que vos événements prennent de l'ampleur dans le temps et l'espace.

Il faut médiatiser toutes vos actions, utiliser les nouvelles fonctionnalités (matching, networking, interactivité, partage...), les nouveaux procédés technologiques pour événementialiser l'instant T et inciter au partage et à l'interactivité. Renforcer l'hybridation de vos événements en utilisant toutes les autres savoir-faire de la communication événementielle, comme le digital, les relations presse, les réseaux sociaux, les influenceurs...

- confier la totalité de l'organisation de votre événement à vos collaborateurs

Organiser un événement nécessite beaucoup de temps; d'autant plus si on n'est pas expert en la matière.

Concevoir et gérer des événementiels requiert des qualités relationnelles, de créativité, de réactivité, d'autonomie et d'organisation. Il faut pouvoir gérer un stress inévitable et des capacités spécifiques pour réagir correctement aux aléas de dernière minute, avoir un sens du détail pour transformer un lieu en un univers créateur d'expérience !

C'est un véritable métier qui s'apprend et nécessite beaucoup d'expérience et d'expertise pour concevoir des événements à la hauteur de vos attentes et exigences.

Organiser votre prochain événement

Construire des dispositifs événementiels efficaces ne se résume pas en une check-list à cocher. c'est une multitude d'étapes, de savoir-faire et et de territoires qui s'imbriquent les uns aux autres à inventer, concevoir, planifier et gérer pour faire de chacun de vos événements des expériences de marque cross-canal efficaces et marquantes sur la durée.

Vous souhaitez organiser une convention, un séminaire, une journée portes ouvertes, un défilé de mode ou une soirée d'entreprise, rencontrons-nous pour construire ensemble un événement dont vos invités se souviendront longtemps !

Prest'Agency, agence de communication événementielle

tél : 01 60 47 89 78

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